Charakterystyka efektywnego systemu controllingu
Odpowiedni system controllingu umożliwiający budowanie przez kontrolerów i analityków pozycji partnera biznesowego zarządu i menedżerów operacyjnych powinien charakteryzować się następującymi cechami:
- Przejrzystość. Najważniejszej jest to by system i jego działanie było zrozumiałe dla użytkowników. System controllingu nie może być czarną skrzynką. Standardem jest, że automatyzacje w raportowaniu i budżetowaniu wymagają stosowania złożonych reguł i algorytmów przetwarzania danych. Ich konfiguracja musi być zrozumiała i transparentna dla kontrolera. Przejrzystość systemu i jego ustawień gwarantuje komfort w pracy z biznesem.
Elastyczność. System powinien łatwo dostosowywać się do zmieniających się wymagań biznesowych. System controllingu nie działa jak oprogramowanie ERP. Tu oprócz stałości i powtarzalności procesów konieczne jest sprawne reagowania na potrzeby zarządu. Regularne wyzwania, przed jakimi staje zespół controllingu, jak np. nowa wersja budżetu, zmiana struktury organizacyjnej, nowy układ raportów, wymagają od kontrolerów szybkiej reakcji. Jest to bardzo ważny aspekt w codziennej pracy użytkowników systemu.
Kontrola poprawności. Kontroler musi być pewny liczb, które raportuje na podstawie danych z systemu. Ponieważ „wejścia” do systemu pozostają poza kontrolą kontrolera, system controllingu musi posiadać wbudowane mechanizmy sprawdzające. Mechanizmy te mają na celu informować, kiedy pojawią się jakieś anomalie czy niespójności. Czas na sprawdzanie, czy system dobrze raportuje możemy przeznaczać w trakcie wdrożenia i testów. Podczas użytkowania oprogramowania zespół controllingu powinien mieć pełne zaufanie, że oprogramowanie ostrzeże nas przed brakiem danych lub błędami w źródłach.
Kryteria wyboru systemu controllingu
Decydując się na system controllingu, warto zwrócić uwagę na:
- Funkcjonalność. Ważne jest, by sprawdzić, czy system jest w stanie obsłużyć specyficzne procesy i reguły, których potrzebujemy. Czy system obsługuje budżetowanie, prognozowanie, czy też konsolidację grupy kapitałowej? Wybór systemu musi być podyktowany konkretnymi potrzebami przedsiębiorstwa.
- Koszty. Chociaż aspekt finansowy jest istotny, decyzja nie powinna opierać się wyłącznie na ofercie cenowej. Wybrane rozwiązanie musi przede wszystkim spełnić oczekiwania działu kontrolingu oraz zarządu, a koszt wdrożenia i użytkowania powinien odpowiadać potencjalnym korzyściom. Rozwiązania przeznaczone dla dużych korporacji mogą być nieosiągalne cenowo dla mniejszych firm, co należy wziąć pod uwagę.
Architektura i integracja. System controllingowy powinien harmonijnie współpracować z innymi używanymi w przedsiębiorstwie systemami, takimi jak finansowo-księgowy lub ERP. Zdolność do integracji z obecnymi systemami jest kluczowa, podobnie jak możliwość współpracy z arkuszami kalkulacyjnymi typu Excel, które nadal będą używane przez zespół.
Współpraca z partnerem wdrożeniowym. Wybór odpowiedniego partnera do wdrożenia systemu jest równie ważny jak sam system. Kompetencje, doświadczenie i podejście konsultantów ds. wdrożenia mają bezpośredni wpływ na sukces projektu. Ważne, aby partner wdrożeniowy miał zrozumienie specyfiki działalności firmy i potrafił dostosować system do jej unikalnych potrzeb.
System controllingowy FlexiReporting
FlexiSolutions oferuje nowoczesne rozwiązanie FlexiReporting, wspierające raportowanie wyników, monitorowanie realizacji oraz przygotowanie i konsolidację budżetów i prognoz.
Oferowany system usprawnia pracę działów kontrolingu, co potwierdzają liczne wdrożenia. Umożliwia szybsze i dokładniejsze generowanie raportów, planowanie oraz analizę wyników, jednocześnie zachowując obsługę interfejsu Excela. Nasz zespół wdrożeniowy dostarcza wartość dodaną dla zarządu i właścicieli firmy.
