FlexiReconciliation

System zapewniający poprawność danych w ewidencji księgowej oraz kontrolę nad procesem uzgodnienia sald bilansowych.

FlexiReconciliation pozwoli Ci ograniczyć ryzyko raportowania nieprawidłowych wyników finansowych

  • Formalny proces sprawdzania poprawności sald na kontach księgowych.
  • Skuteczna kontrola przestrzegania procedur i standardów księgowych.
  • Zarządzanie wiedzą w zespole księgowym.
  • Szczegółowa dokumentacja dla audytora.
  • Integracja procesu z dowolnym systemem księgowym.

FlexiReconciliation to system IT przeznaczony dla nowoczesnych zespołów księgowych. Rozwiązanie stanowi naturalne uzupełnienie dla systemów finansowo-księgowych, wypełniając luki w zakresie przestrzegania i dokumentowania procedur zapewniających kontrolę nad poprawnością prowadzenia ksiąg rachunkowych.


5 najważniejszych faktów na temat procesu uzgodnienia w systemie FlexiReconciliation

Procedura uzgodnienia dla każdego konta

Każde konto księgowe może posiadać własną procedurę uzgodnienia zawierającą czynności kontrolne jakie należy wykonać, by upewnić się, że saldo znajdujące się w ewidencji księgowej jest prawidłowe. Elementem procedury jest zakres dokumentacji wymaganej jako załącznik do uzgodnienia, częstotliwość wykonywania poszczególnych czynności (co pozwala wykonywać podstawowe sprawdzenia w cyklu miesięcznym i  pełną weryfikację w ramach zamknięcia roku) oraz przypisanie odpowiedzialności za uzgodnienie do konkretnych osób.

Praca w oparciu o zestawienie sald i obrotów księgi głównej

W ramach integracji z systemem księgi głównej system umożliwia import zestawienia sald i obrotów księgi głównej. Księgowi wykonując uzgodnienie pracują z liczbami pochodzącymi z ewidencji księgowej i dokonują ich weryfikacji zgodnie z procedurami zdefiniowanymi we FlexiReconciliation.

Formularze uzgodnieniowe

System automatycznie generuje formularze uzgodnienia dla każdego konta, zawierające dane z ewidencji księgowej i listę czynności kontrolnych. Wykonując zadania wskazane w procedurze uzgodnienia, księgowi weryfikują czy saldo księgowe jest zgodne z saldem oczekiwanym, wynikającym z kalkulacji wykonanych w ramach testów kontrolnych. Zidentyfikowane niezgodności są jednoznacznie oznaczane i wyjaśniane w systemie, tak by pomóc w ich szybkim skorygowaniu.

Gromadzenie dokumentacji na potrzeby badania sprawozdań finansowych

Załączniki wymagane przez procedury uzgodnieniowe budują dokumentację, która może zostać przekazana audytorowi w trakcie badania sprawozdań finansowych spółki. Dokumentacja przygotowywana jest na bieżąco, zaś jej katalogowanie i przechowywanie w systemie pozwala w łatwy sposób odszukać informacje wymagane przez biegłego rewidenta.

Kontrola menadżerska

Wdrożenie FlexiReconciliation zapewnia menadżerom kontrolę nad realizacją procesu uzgodnienia zgodnie z przyjętymi procedurami. Dyrektor Finansowy czy Główny Księgowy mają dostęp zarówno do zbiorczych raportów prezentujących postęp procesu jak i szczegółowych zapisów wprowadzonych do systemu w ramach formularzy uzgodnieniowych.


Przykładowe ekrany prezentujące funkcjonalności systemu FlexiReconciliation


Systematyczny proces zapewniający poprawność sprawozdań finansowych

Sprawdź szczegóły

Zamknięcie miesiąca odbywa się pod silną presją czasu. Wiele osób pracuje równolegle, a kolejne obszary i moduły zamykane są jeden po drugim, godzina po godzinie. Zespół księgowy może nie mieć wystarczająco czasu by dokładnie sprawdzić wszystkie dane, zwłaszcza jeżeli informacje od działów biznesowych spływają z opóźnieniem. W takim trybie pracy nietrudno o przeoczenia lub błędy.
Uzgodnienie sald bilansowych, wykonywane już po zamknięciu ksiąg obrachunkowych jest doskonałą okazją do upewnienia się, że wszystkie zdarzenia gospodarcze zostały ujęte we właściwy sposób. Można na spokojnie zweryfikować salda rezerw, inwestycje w toku czy wycenę bilansową dłużnych instrumentów finansowych. Znalezione błędy mogą być na bieżąco korygowane w raportach menedżerskich i księgowane już do kolejnego miesiąca .

Zarządzanie wiedzą w zespole księgowym

Czytaj dalej

Wypracowanie i wdrożenie procedur kontrolnych jest doskonałym sposobem na uporządkowanie pracy zespołu księgowego. Zebranie reguł uzgodnienia w jednym miejscu buduje bazę wiedzy, z której mogą korzystać wszyscy księgowi w firmie. Nowo dołączające osoby łatwiej zrozumieją swoje obowiązki i unikną błędów w okresie adaptacyjnym, jeżeli zyskają dostęp do usystematyzowanego repozytorium dokumentów wskazujących, na co powinni zwrócić uwagę w trakcie i po zamknięciu miesiąca.

Komfort w pracy z audytorem

Zobacz więcej

Wykonanie uzgodnienia zgodnie z procedurą ma na celu zapobieżenie błędom i przeoczeniom w rejestracji zdarzeń gospodarczych na kontach księgowych. Podobne czynności kontrolne wykonuje audytor w trakcie przeglądu lub badania sprawozdań finansowych spółki. Prowadzenie formalnego procesu accounts reconciliation wyraźnie upraszcza współpracę z audytorem, ograniczając w wielu przypadkach listę testów wykonywanych przez biegłego rewidenta. Odpowiednie katalogowanie i przechowywanie dokumentacji kontroli wewnętrznych gwarantuje, iż zespół księgowy ma „pod ręką” komplet materiałów szczegółowych, które mogą być wymagane przez audytora.

FlexiReconciliation pomoże Ci zagwarantować poprawność sald na kontach bilansowych:

  • Precyzyjne procedury weryfikacji dla każdego konta
  • Indywidualna lista zadań dla każdego z użytkowników
  • Spersonalizowany system powiadomień
  • Łatwa kontrola stopnia zaawansowania procesu
  • Pełna historia uzgodnień zawsze w zasięgu ręki
  • Szeroka gama raportów predefiniowanych

Chcesz wiedzieć więcej na temat FlexiReconciliation?

Z naszych rozwiązań korzystają zarówno największe polskie firmy jak i dynamicznie rozwijające się średnie przedsiębiorstwa poszukujące sprawdzonych, skutecznych rozwiązań, pozwalających na poprawę efektywności procesów finansowych i sprawozdawczych.