FlexiSolutions

Alokacja kosztów – narzędzia do rozliczania kosztów

Alokacja kosztów to kluczowy element zarządzania finansami w każdej firmie. Artykuł omawia różne narzędzia do rozliczania kosztów i pomaga zdecydować, które z nich będzie najbardziej efektywne: czy tradycyjny arkusz Excel, zaawansowany system ERP, czy specjalistyczny system controllingowy.
Znajdziesz tu praktyczne wskazówki oraz porady ekspertów na temat wyboru i implementacji narzędzi, które najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej organizacji w kontekście alokacji kosztów.
PowerBI w controllingu / controlling finansowy / alokacja kosztów narzędzia / alokacja kosztów w controllingu / system do budżetowania i prognozowania

Alokacja kosztów w arkuszu kalkulacyjnym

Specjaliści z działu controllingu często używają arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel jako swojego głównego narzędzia pracy. Elastyczność tego narzędzia pozwala na tworzenie tabel i formularzy, które umożliwiają zbieranie i konsolidację danych wejściowych i kluczy alokacyjnych. Zaawansowani użytkownicy potrafią odwzorować niemal dowolny proces przetwarzania danych za pomocą odpowiednich formuł i tabel przestawnych.

Arkusze kalkulacyjne, takie jak MS Excel czy Arkusze Google, nie służą najlepiej do alokacji kosztów. Ich standardowe funkcje nie pasują dobrze do potrzeb automatyzacji tego procesu. W arkuszach kalkulacyjnych występują ograniczenia, takie jak nieefektywność w przeliczeniach i brak możliwości autonomicznego generowania danych wynikających z alokacji. Każda liczba po alokacji wymaga przygotowania dedykowanej komórki z odpowiednią formułą.

Jest kilka sposobów na rozwiązanie tych problemów. Możesz automatyzować proces za pomocą makr VBA lub korzystać z baz danych Access, ale wtedy arkusz kalkulacyjny staje się bardziej dedykowaną „aplikacją” niż prostym modelem arkusza. W związku z tym warto rozważyć zastosowanie zaawansowanych systemów ERP lub specjalistycznych systemów controllingowych, które są dedykowane do tego typu zadań.

Zastosowanie arkuszy kalkulacyjnych do alokacji kosztów nie gwarantuje również wymaganego śladu audytowego. Z czasem, złożone formuły stają się trudne do zrozumienia nawet dla ich twórców, co komplikuje sprawy dla osób spoza działu.

 

Chociaż można zaradzić niektórym z tych problemów, na przykład przez automatyzację za pomocą makr VBA czy korzystanie z baz danych Access, to wtedy arkusz kalkulacyjny ewoluuje w stronę dedykowanej „aplikacji”. W tym przypadku, stworzenie takiej aplikacji zwykle leży w gestii specjalistów z działu controllingu.

Alokacja kosztów w systemie ERP

Praca z modelem alokacji kosztów w systemie ERP oferuje wiele zalet, w tym pełną automatyzację procesu. W odróżnieniu od arkuszy kalkulacyjnych, system ERP umożliwia centralne zarządzanie całym procesem alokacji, od importu danych wejściowych, przez przetworzenie kluczy alokacyjnych, aż po zaksięgowanie wyników.

Wszystko to odbywa się w kontrolowanych warunkach, co znacznie ogranicza ryzyko błędów. Skrypty automatyzujące są uruchamiane w ramach zdefiniowanego procesu zamknięcia miesiąca, zapewniając spójność i efektywność. Ostatecznie, podejście to oferuje wyższy poziom kontroli i jest mniej podatne na błędy w porównaniu z manualnymi metodami alokacji kosztów.

Zgadza się, alokacja kosztów za pomocą systemu ERP ma swoje ograniczenia i wyzwania, które są często niedostrzegane.

  1. Koszt i czas wdrożenia: Niestandardowe dostosowanie systemu ERP do potrzeb alokacji kosztów jest zwykle kosztowne i czasochłonne. Ponadto każda zmiana w procesie alokacji w przyszłości będzie wymagała dalszego zaangażowania zespołu konsultantów.
  2. Kompleksowość testów: Dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa wymaga skomplikowanych testów, aby zapewnić, że nowy moduł nie wpłynie negatywnie na inne funkcje systemu.
  3. Obciążenie systemu: Model alokacji w systemie ERP generuje znaczną ilość zapisów w księgach, co może spowalniać system i utrudniać bieżącą pracę.
  4. Ograniczenia w danych wejściowych: Systemy ERP często nie pozwalają na łatwe zintegrowanie danych spoza systemu, co oznacza, że konieczne jest budowanie dodatkowych formularzy czy uruchamianie nowych procesów.
  5. Brak wsparcia dla różnych scenariuszy: Systemy ERP często nie oferują wsparcia dla różnych scenariuszy alokacji, takich jak budżety czy prognozy, co ogranicza ich użyteczność w szerokim spektrum aplikacji zarządczych.
  6. Nie jest dynamicznie rozwijających się organizacji: Z uwagi na swoją sztywną strukturę, systemy ERP są najlepiej dostosowane do organizacji o ustabilizowanych procesach, a nie dla tych, które są w dynamicznym stanie rozwoju.

 

W związku z tym, choć systemy ERP oferują zalety, takie jak automatyzacja i centralizacja procesów, ich ograniczenia mogą być znaczące w kontekście alokacji kosztów. Dlatego też decyzja o ich zastosowaniu powinna być dokładnie przemyślana i oparta na gruntownej analizie potrzeb i możliwości organizacji.

Alokacja kosztów w systemie controllingowym

Dedykowane systemy do controllingu mogą oferować znaczne zalety w obszarze alokacji kosztów w porównaniu z uniwersalnymi systemami ERP. To kategoria rozwiązań, których nie powinno się mylić z rozwiązaniami klasy Business Intelligence. Zapewnienie automatyzacji, wsparcia dla procesów raportowania zarządczego, budżetowania czy konsolidacji to podstawowe założenia systemów controllingowych.

 

Systemy controllingowe tworzą efektywne środowisko dla procesu alokacji kosztów. Oto kilka punktów, które warto podkreślić:

  • wielowymiarowy model danych idealnie sprawdza się do przechowywania wyników kolejnych etapów rozliczenia kosztów; wdrażanie poszczególnych kroków procesu na niezależnych warstwach danych zapewnia pełną transparentność;
  • silniki analitycznych baz danych sprawnie radzą sobie ze złożonymi, rozbudowanymi modelami alokacyjnymi;
  • otwarty interfejs umożliwiający import danych z różnych baz i systemów pozwala automatyzować przetwarzanie danych wejściowych i kalkulację kluczy alokacji;
  • elastyczne możliwości tworzenia formatek stwarzają ramy dla usystematyzowania procesu pozyskiwania rozdzielników z komórek biznesowych.

Dedykowany system controllingowy z perspektywy działu controllingu wygrywa z system ERP w ramach wykorzystania go do alokacji kosztów, ponieważ rozwiązanie to pozostaje w autonomicznej gestii działu controllingu. Jakiekolwiek zmiany w działaniu modelu mogą być wprowadzane samodzielnie zgodnie z potrzebami biznesu, bez konieczności czasochłonnych uzgodnień z księgowości, IT, dostawcą oprogramowania czy innymi działami operacyjnymi.

Ponadto systemy controllingu przechowują i przetwarzają nie tylko dane wykonania, ale również wspierają przygotowanie budżetów i prognoz. Omawiane narzędzia są doskonałym miejscem do centralizacji i standaryzacji alokacji kosztów dla wszystkich scenariuszy danych.

Nie można zapominać, że wdrożenie takiego systemu wymaga odpowiednich nakładów. Mimo że jest to projekt prostszy i tańszy niż implementacja systemu ERP, często trudno jest przekonać do systemowych inwestycji kierownictwo w tym obszarze przedsiębiorstwa. Ponadto efektywne wykorzystanie takiego narzędzia wymaga pewnego wysiłku związanego z przełączeniem istniejących procesów. Dział controllingu potrzebuje zbudować kompetencje zapewniające mu pełną kontrolę nad nowym narzędziem oraz wygospodarować czas na projekt i jego produkcyjne uruchomienie.

Procesy controllingowe w narzędziach IT

Cyfryzacja w dziale controllingu to krok, który może znacząco ulepszyć nasz dzień roboczy. Dzięki niej możemy pozbyć się nudnych i monotonnych zadań, co z pewnością wpłynie na komfort pracy całego zespołu finansowego.

Z rosnącą dostępnością i możliwościami nowoczesnych narzędzi IT, coraz więcej firm ma szansę na usprawnienie swoich raportów i analiz. W praktyce oznacza to, że coraz więcej organizacji będzie mogło w pełni wykorzystać bogactwo danych, które już teraz mają w swoich systemach.

Zobacz też:

alokacja kosztów metody

Metody alokacji kosztów w controllingu

W systemie controllingu projekt, traktowany jako centrum zysku, powinien zbierać wszystkie koszty związane z jego prowadzeniem. Podobnie jak w działalności produkcyjnej tu również możemy podzielić koszty na bezpośrednie (ponoszone w związku z zadaniami wynikającymi z planu projektu) oraz pośrednie – narzuty kosztów jednostek i działań wspierających zapewniających wsparcie techniczne i organizacyjne dla wszystkich zleceń realizowanych przez firmę.

Czytaj więcej >
alokacja kosztów narzędzia / alokacja kosztów w controllingu

Alokacja kosztów w systemie controllingu

Odpowiedź na pytanie „gdzie lub na czym zarabiamy jako firma?” jest niezwykle istotna dla poprawy efektywności oraz określenia kierunków rozwoju biznesowego. Kierownictwo firmy pragnie mieć dostęp do tych kluczowych informacji, dlatego też finanse i controlling muszą znaleźć sposób, aby je skutecznie dostarczać.
W rzeczywistości nie zawsze możliwe jest rejestrowanie wszystkich informacji „u źródła” na poziomie klientów, produktów czy projektów, dlatego niezbędne staje się stosowanie modeli takich jak alokacja kosztów.

Czytaj więcej >

Dowiedz się więcej jak nasze rozwiązania pomogą usprawnić controlling w Twojej firmie