Alokacja kosztów w arkuszu kalkulacyjnym
Arkusz kalkulacyjny jest standardowym narzędziem pracy specjalistów z działu controllingu. Niezmiennie jednym z priorytetowych wymagań przy rekrutacji nowych pracowników, którzy mają być odpowiedzialni w firmie za raportowanie, budżetowanie i analizę danych jest doskonała znajomość Microsoft Excel.
Jest to niewątpliwie niezwykle elastyczne narzędzie. W arkuszu kalkulacyjnym z łatwością stworzymy tabele czy formularze pozwalające na zbieranie i konsolidację danych wejściowych i kluczy alokacyjnych. Zaawansowany użytkownik potrafi za pomocą odpowiednich formuł i tabel przestawnych odwzorować niemal dowolny proces przetwarzania danych.
Za wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego do alokacji kosztów przemawia również łatwość powiązania go z istniejącymi raportami czy źródłami danych. Dane wejściowe do rozliczenia mogą być pobierane z innych źródeł za pomocą odpowiednich łączy czy kwerend bazy danych albo importowane przez użytkowników metodą kopiuj-wklej. Podobnie raportowanie uzyskanych wyników może odbywać się niemal w dowolnym układzie za pomocą formuł, tabel przestawnych.
Arkusze kalkulacyjne jak MS Excel czy Arkusze Google nie są dobrym narzędziem do alokacji kosztów. Standardowe funkcjonalności arkuszy są mocno niedopasowane do wyzwań automatyzacji procesu alokacji kosztów. Podstawowe ograniczenia dla rozliczenia kosztów za pomocą formuł arkusza kalkulacyjnego to nieefektywność przeliczeń oraz niezdolność do samodzielnego generowania danych wynikających z alokacji (na każdą liczbę po alokacji musi być przygotowana odpowiednia komórka arkusza z odpowiednią formułą).
Model alokacji realizowany za pomocą arkuszy kalkulacyjnych nie zapewni wymaganego śladu audytowego. Złożone, warunkowe formuły z biegiem czasu stają się niezrozumiałe dla ich autora, a dla postronnych osób pozostają trudną do rozszyfrowania konstrukcją o nieokreślonym działaniu.
Wskazane problemy mogą zostać rozwiązane pewnymi sposobami. Automatyzacja za pomocą makr VBA czy wykorzystanie baz danych Access pozwala na stworzenie modelu alokacji kosztów z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego, jednak w takiej sytuacji jest to już bardziej dedykowana „aplikacja” napisana przez specjalistów działu controllingu niż model arkusza kalkulacyjnego.
Alokacja kosztów w systemie ERP
Całkowicie inaczej prezentuje się praca z modelem alokacji implementowanym w systemie ERP. Nie jest to częsta praktyka, jednak część firm decyduje się na takie rozwiązanie, poprzez rozszerzenie funkcjonalności systemu zintegrowanego o moduł alokacji kosztów.
Alokacja kosztów w systemie ERP ma oczywiście bezsprzeczne zalety. Cały proces może być w pełni zautomatyzowany. Import danych do alokacji, przetworzenie kluczy alokacyjnych, rozliczenie kosztów i zaksięgowanie wyników na kontach księgowych realizowane jest w jednym, spójnym, centralnie zarządzanym procesie. Skrypty automatyzujące kolejne kroki i rozdzielniki są uruchamiane w ramach zdefiniowanego procesu zamknięcia miesiąca. Wszystko odbywa się w kontrolowanych warunkach, z istotnie ograniczonym ryzykiem błędu ze strony użytkownika.
Standardowy system finansowo-księgowy nie ma jednak predefiniowanych funkcjonalności alokacyjnych. Rozliczenie kosztów w systemie finansowo-księgowym realizowane jest najczęściej poprzez jego dostosowanie – wprowadzenie przez programistów producenta niestandardowego rozwiązania zaprojektowanego na potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa. Taka architektura przekłada się bezpośrednio na dość wysokie koszty budowy narzędzia i dłuższy czas wdrożenia rozwiązania. Taka kastomizacja i rozbudowa systemu wymagać może złożonych i skomplikowanych testów, również ze strony spółki, dla potwierdzenia czy nowy moduł nie zakłóci funkcjonowania istniejących procesów. W przyszłości każda rekonfiguracja procesu alokacji kosztów będzie również wymagała zaangażowania konsultantów systemu ERP.
Standardowy scenariusz alokacji kosztów w systemie ERP wykorzystuje dekrety księgi głównej do rejestracji kolejnych etapów rozliczenia kosztów. Poszczególne kroki czy pozycje rozliczenia trafiają na konta księgowe za pośrednictwem dzienników z odpowiednimi zapisami po stronie Winien i Ma. Z jednej strony jest to korzystne dla organizacji, gdyż raporty zarządcze mogą powstawać bezpośrednio na podstawie danych z księgowości. Jednak dużym mankamentem takiego rozwiązania jest bardzo często nadmierne obciążenie systemu finansowo-księgowego. Model alokacji generuje tysiące zapisów, które utrudniają bieżącą pracę, w szczególności przez znaczne spowolnienie systemu, zarówno księgowych jak i controllerów.
Alokacja kosztów za pomocą systemu ERP ma istotne ograniczenia. Pierwszym problemem jest najczęściej brak możliwości wykorzystania danych spoza systemu. Użycie klucza alokacji wyliczanego przez pracowników pociąga za sobą konieczność budowy dodatkowych formularzy w systemie lub nawet uruchomienia kolejnych procesów tylko po to by zapewnić taką możliwość.
Ponadto system ERP nie pozwoli na przeprowadzenie alokacji dla scenariuszy Budżet czy Forecast. Takich danych zwyczajnie nie ma w module finansowo-księgowym czy produkcyjnym. Tak więc w organizacjach, którą chcą uzyskać spójną perspektywę raportowania zarządczego dla wszystkich serii danych alokacja kosztów w systemie ERP jest rozwiązaniem tylko połowicznym.
Wreszcie alokacja kosztów za pomocą oprogramowania ERP to rozwiązanie raczej dla organizacji o ustabilizowanych procesach, gdzie modele alokacji kosztów pozostają niezmienne, niż dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstw.
Alokacja kosztów w systemie controllingowym
Do obsługi alokacji kosztów mogą być wykorzystane również specjalistyczne systemy wspierające procesy controllingu. To kategoria rozwiązań, których nie powinno się mylić z rozwiązaniami klasy Business Intelligence. Zapewnienie automatyzacji, wsparcia dla procesów raportowania zarządczego, budżetowania czy konsolidacji to podstawowe założenia systemów controllingowych. Standardowo rozwiązania takie opierają swoje działanie na wielowymiarowym przetwarzaniu danych: struktury i model biznesowy firmy (jednostki organizacyjne, projekty, klienci, produkty) znajdują odzwierciedlenie w hierarchiach budowanych w systemie. Dedykowane narzędzia do controllingu posiadają szereg funkcjonalności wspierających przekształcanie danych księgowych w przydatną informację zarządczą.
Poza transformacją planu kont do układów raportowych, możliwością integracji z różnych systemów i źródeł danych oraz zapewnieniem spójnego modelu danych dla danych wykonania oraz budżetów i prognoz systemy controllingowe mogą również posiadać funkcjonalności wspierające alokację kosztów. Implementacja modelu alokacji kosztów w tego typu systemie może być traktowana jako rozwiązanie z wyboru. Część rozwiązań dostępnych na rynku posiada dedykowane funkcjonalności czy mechanizmy alokacyjne. Każdorazowo wymagają one dostosowania i konfiguracji, jednak wykorzystanie predefiniowanych narzędzi i wzorców znacząco skraca czas i pracochłonność wdrożenia oprogramowania.
Systemy controllingowe tworzą efektywne środowisko dla procesu alokacji kosztów. Co najważniejsze:
- wielowymiarowy model danych idealnie sprawdza się do przechowywania wyników kolejnych etapów rozliczenia kosztów;
- wdrażanie poszczególnych kroków procesu na niezależnych warstwach danych zapewnia pełną transparentność;
- silniki analitycznych baz danych sprawnie radzą sobie ze złożonymi, rozbudowanymi modelami alokacyjnymi;
- otwarty interfejs umożliwiający import danych z różnych baz i systemów pozwala automatyzować przetwarzanie danych wejściowych i kalkulację kluczy alokacji;
- elastyczne możliwości tworzenia formatek stwarzają ramy dla usystematyzowania procesu pozyskiwania rozdzielników z komórek biznesowych.
Dedykowany system controllingowy z perspektywy działu controllingu wygrywa z system ERP w ramach wykorzystania go do alokacji kosztów, ponieważ rozwiązanie to pozostaje w autonomicznej gestii działu controllingu. Jakiekolwiek zmiany w działaniu modelu mogą być wprowadzane samodzielnie zgodnie z potrzebami biznesu, bez konieczności czasochłonnych uzgodnień z księgowości, IT, dostawcą oprogramowania czy innymi działami operacyjnymi.
Ponadto systemy controllingu przechowują i przetwarzają nie tylko dane wykonania, ale również wspierają przygotowanie budżetów i prognoz. Omawiane narzędzia są doskonałym miejscem do centralizacji i standaryzacji alokacji kosztów dla wszystkich scenariuszy danych.
Nie można zapominać, że wdrożenie takiego systemu wymaga odpowiednich nakładów. Mimo że jest to projekt prostszy i tańszy niż implementacja systemu ERP, często trudno jest przekonać do systemowych inwestycji kierownictwo w tym obszarze przedsiębiorstwa. Ponadto efektywne wykorzystanie takiego narzędzia wymaga pewnego wysiłku związanego z przełączeniem istniejących procesów. Dział controllingu potrzebuje zbudować kompetencje zapewniające mu pełną kontrolę nad nowym narzędziem oraz wygospodarować czas na projekt i jego produkcyjne uruchomienie.
Procesy controllingowe w narzędziach IT
Cyfryzacja działań controllingu jest procesem, który może dokonać sporych zmian w codziennej pracy kontrolerów finansowych i analityków. Pozwala ona wyeliminować rutynowe, powtarzalne zadania, co również wpłynie również na codzienną pracę pionu finansowego. Większa dostępność i rosnące możliwości narzędzi IT w wielu firmach otworzą drogę do optymalizacji procesów raportowania zarządczego. Możliwość skutecznego wsparcia narzędziowego dla alokacji kosztów oraz innych narzędzi rachunkowości zarządczej pozwoli kolejnym firmom lepiej korzystać z potencjału informacji gromadzonych już teraz w ich systemach informatycznych.
