FlexiSolutions

Alokacja kosztów – co sprawia, że wiele firm obawia się rozliczania kosztów w systemie controllingu

Alokacja kosztów to doskonałe narzędzie wspierające zarządzanie rentownością. Pokonanie trudności z wdrożeniem alokacji kosztów, pozwoli Ci zyskać wiedzę gdzie powstają zyski firmy!
Alokacja kosztów w firmie

Alokacja kosztów jako narzędzie pomagające rozumieć rentowność firmy

Czy można zaryzykować stwierdzenie, że w każdym przedsiębiorstwie istnieje potencjał do wdrożenia modelu alokacji kosztów? Podstawowym argumentem na „tak” jest wartość płynąca z dokładnego zrozumienia rentowności poszczególnych segmentów biznesu. Odpowiednia ocena udziału poszczególnych kanałów dystrybucji, produktów, projektów czy klientów w wyniku finansowym usprawnia identyfikację i podejmowanie przez zarządzających odpowiednich strategicznych i operacyjnych decyzji.

Praktycznie w każdy model biznesowy wbudowane są koszty pośrednie i ogólne, które na poziomie ewidencji księgowej nie mogą być powiązane z centrami zysków. Tego rodzaju wydatki pojawiają się już w mikroprzedsiębiorstwach, a wraz ze wzrostem firmy nabierają coraz większego znaczenia.

Wszystkie procesy i funkcje biznesowe realizowane w firmie służą do budowania wartości dodanej dla klienta. Wszystkiego rodzaju koszty zmienne już z definicji wiążą się osiąganymi przychodami, co pozwala na rozliczenie ich w odpowiedni sposób na centra zysków. Koszty klasyfikowane jako stałe również dotyczą utrzymania zasobów i procesów niezbędnych do tego, by spółka mogła dostarczać produkty lub usługi swym klientom. W praktyce systemów rachunkowości zarządczej klasyfikacja kosztów stałe–zmienne lub pośrednie–bezpośrednie może być kształtowana elastycznie w kontekście modelu biznesowego danej firmy.

Wszędzie tam, gdzie wynik finansowy w zależny jest od poziomu kosztów uznawanych za pośrednie alokacja kosztów może być skutecznym narzędziem do zarządzania rentownością sprzedaży. Powiązanie kosztów zasobów współdzielonych z segmentami biznesu, klientami lub rynkami za pomocą odpowiednich parametrów operacyjnych pozwala optymalizować modele biznesowe poszczególnych linii, lub segmentów biznesu w taki sposób, by zmiany wpływały pozytywnie na rentowność spółki.

Jakie wyzwania wiążą się z wdrożeniem modelu alokacji kosztów?

Dla wielu przedsiębiorstw nie lada wyzwaniem jest efektywna alokacja kosztów. Wynikają one zazwyczaj z tego, że stosowane rozwiązania i narzędzia nie są odpowiednio dopasowane do skali i złożoności modelu rozliczania kosztów.

Duża ilość i różnorodność danych wejściowych

Dlaczego stworzenie elastycznego i dobrze działającego narzędzia do alokacji kosztów nie jest łatwym zadaniem? Pierwszym wyzwaniem jest potrzeba przetworzenia danych z różnych źródeł. Wykorzystanie różnych kluczy alokacji, pochodzących z różnych źródeł, baz i systemów pozwoli optymalnie dopasować rozliczenie poszczególnych pozycji kosztowych do specyfiki funkcji biznesowej lub procesu. Program do alokacji kosztów musi umieć wykorzystywać dane z systemu finansowo-księgowego i łączyć je z danymi operacyjnymi z ewidencji sprzedaży, magazynu czy czasu pracy.

Model alokacji kosztów zazwyczaj potrzebuje pracować na dużej ilości danych. Specyfika alokacji jako procesu przetwarzania danych polega na tym, że zastosowanie modelu prowadzi do zwielokrotnienia ilości danych wejściowych. Pojedynczy „rekord” kosztów wchodzący do alokacji, na wyjściu z modelu może zostać rozliczony na dziesiątki lub sekcji obiektów kosztowych. Pokazuje to jak istotne jest rozsądne zaprojektowanie wymagań dla modelu alokacji kosztów. Trudno uznać za racjonalne wymaganie, by system alokacji pracował na szczegółach zapisów księgowych, kiedy zazwyczaj nie ma potrzeby rozliczania na klientów, procesy czy produkty każdej faktury. Taka szczegółowość danych nie tylko przekroczyłaby możliwości analityczne adresatów generowanych raportów, ale poprzez ogromny wolumen danych stanowiłaby spore obciążenie dla infrastruktury IT.

Złożone algorytmy i reguły alokacji

Brak standaryzacji to kolejna trudność we wdrażaniu narzędzi alokacji kosztów. Istnieją standardowe metodyki takie jak choćby Activity Based Costing i jej nowsze, udoskonalone wersje. Stanowią one tylko ułamek wszystkich zastosowań alokacji kosztów. Próbując uogólnić praktyczne konstrukcje modeli alokacyjnych możemy dokonać podziału na reguły działające:

  • „liniowo” – w formie sekwencyjnego rozliczenia kosztów w ramach struktury obiektów kosztowych (np. alokacja kosztów w strukturze miejsc powstawania kosztów (MPK)),
  • „wielowymiarowo” – gdzie model alokacji odpowiada za jednoczesną transformację raportowania wyników ze struktury centrów kosztowych lub zasobów na segmenty biznesowe (obiekty kosztowe: klientów, produkty, rynki, kanały dystrybucji).

W praktyce większość firm projektuje proces rozliczania kosztów zgodnie ze swoim modelem biznesowym i potrzebami informacyjnymi menedżerów. Dlatego ciężko stworzyć narzędzie opierające swoje działanie na uniwersalnych wzorcach czy schematach, do tego o odpowiedniej szczegółowości, które będzie zaspokajało potrzeby większej liczby firm. Rozwiązanie dedykowane do alokacji kosztów musi być na tyle elastyczne i konfigurowalne, żeby pozwalało na odtworzenie indywidualnych procesów poszczególnych modeli biznesowych.

Zrozumiałość modelu alokacji kosztów

Innym zagadnieniem, które często ogranicza szersze wykorzystanie narzędzi alokacji kosztów jest potrzeba zapewnienia transparentności i audytowalności modelu.
Możliwość weryfikacji i wyjaśnienia uzyskiwanych wyników jest niezwykle istotna dla budowy zaufania do poprawności danych raportowanych z modelu. Bez możliwości wyjaśnienia szczegółów kalkulacji stojących za obciążeniami wynikającymi z alokacji kosztów, narzędzia i raporty będę kwestionowane przez odbiorców.

Możliwość modyfikacji reguł i kluczy alokacji

W zakresie standardowych potrzeb działu controllingu znajduje się również możliwość adaptacji narzędzia do zmian zachodzących w modelu biznesowym. Nowe centra zysków, rewizja algorytmów i kluczy alokacji kosztów, modyfikacja struktur i układów raportowania – to typowe zmiany, które w naturalny sposób wpisane są w cykl życia systemu do alokacji kosztów. Bardzo dobre pod kątem technicznym i wydajnościowym rozwiązanie do alokacji kosztów może łatwo stać się bezużyteczne, jeżeli nie będzie możliwości jego rekonfiguracji zgodnie z potrzebami spółki i jej osób zarządzających.

Alokacja kosztów w systemie controllingu FlexiReporting

Powyższe przykłady pokazują, jak istotną rolę w praktycznych wdrożeniach modeli alokacji kosztów odgrywa wybór właściwego narzędzia. Sukces bądź porażka koncepcji biznesowej w dużej mierze zależy od efektywności i elastyczności wykorzystywanego rozwiązania.

FlexiReporting umożliwia organizacją pełną automatyzację procesu rozliczania kosztów poprzez implementację reguł alokacyjnych zgodnych z indywidualnymi potrzebami firmy. Dzięki FlexiReporting spółka zyskuje możliwość wykorzystania dowolnych kluczy alokacji oraz gwarancję efektywności i poprawności rozliczeń kosztów na potrzeby raportowania zarządczego.

case studies / controlling w firmie / czym zajmuje sie controlling
Controlling

Po co w firmie jest controlling?

Czasami proste pytania ukrywają skomplikowane odpowiedzi, zwłaszcza gdy dotyczą one roli controllingu w firmie. Zamiast zagłębiać się w akademickie definicje, postanowiliśmy przeprowadzić eksperyment i zapytać ekspertów: 'Po co w firmie jest controlling?’.

Odpowiedzi, które otrzymaliśmy, rzucają nowe światło na to zagadnienie, przedstawiając różnorodne perspektywy i pokazując, jak kluczowy może być controlling dla zarządzania, planowania i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych.

Czytaj więcej >
system controllingowy / PowerBI w controllingu
Business Intelligence

Power BI w controllingu – czego potrzebujesz do skutecznego raportowania

Jak technologia wspomaga raportowanie i wizualizację danych? Zapraszamy do lektury artykułu, w którym omawiamy działanie Power BI. Prezentujemy zarówno zalety, jak i wady, a także koszty związane z wdrożeniem.

Poruszamy również temat różnic i przewag między Power BI a Microsoft Excel oraz FP&A. Opisujemy także wyzwania i aspekty integracji danych w kontekście wdrożenia.

Czytaj więcej >
trendy w controllingu
Controlling

Trendy w controllingu na rok 2024

Rok 2024 rzuca nowe wyzwania w dziedzinie controllingu, skupiając się na szybkości i transparentności. Te dwa aspekty są kluczowe dla controllerów finansowych, którzy są partnerami biznesowymi dla Zarządu i kadry menedżerskiej.
W naszym artykule przyglądamy się wpływowi tych trendów na codzienną pracę i strategiom, które można zastosować, aby sprostać tym wyzwaniom.

Czytaj więcej >
Podsumowanie roku
Pozostałe

Podsumowanie roku 2023 w FlexiSolutions

Początek nowego roku to doskonała okazja do tego, by podsumować to co wydarzyło się we FlexiSolutions w 2023 roku. Poniżej przedstawiamy krótki przegląd najważniejszych osiągnięć w kontekście różnych obszarów działalności spółki

Czytaj więcej >
PowerBi narzędzie
Business Intelligence

PowerBI jako narzędzie działu controllingu

Power BI to odpowiedź na potrzeby nowoczesnych firm poszukujących efektywnych rozwiązań w analizie danych i raportowaniu.
Zaczniemy od porównania z Excel i FP&A, przez omówienie wyzwań wdrożeniowych, aż do case study z analityki biznesowej. Zapraszamy do udziału w bezpłatnym webinarze.

Czytaj więcej >

Dowiedz się więcej jak nasze rozwiązania pomogą usprawnić controlling w Twojej firmie