Analiza i poprawa efektywności procesu zamknięcia miesiąca

Case Study | FlexiClosing

Zadowolony Klient:

Grupa Polpharma

  • Lider polskiego rynku farmaceutycznego,
  • Należy do grona 20 największych firm generycznych na świecie,
  • Zatrudnia ponad 7000 osób w Polsce i na rynkach zagranicznych,
  • Posiada 7 zakładów produkcyjnych w Polsce i za granicą.

Rekomendowane oprogramowanie


Potrzeba wsparcia dla procesu zamknięcia miesiąca

Grupa Polpharma, pomimo stosowania najwyższej klasy zintegrowanego systemu ERP, odczuwała potrzebę wdrożenia dodatkowego narzędzia, wspierającego zarządzanie procesem zamknięcia miesiąca. Potrzeba wynikała bezpośrednio z konieczności restrykcyjnego przestrzegania zobowiązań dotyczących szybkiego i bezbłędnego raportowania danych finansowych Grupy.
Zidentyfikowano dwa obszary, mogące przyczynić się do zwiększenia efektywności realizacji procesu. Pierwszym było sformalizowanie i zautomatyzowanie przebiegu procesu. Drugim – bieżący monitoring, analiza i ciągła poprawa wykonywanych zadań na bazie danych aktualnych i historycznych.
W celu wprowadzenia należytej formalizacji i automatyzacji przebiegu procesu nieodzowne było: ustrukturyzowane opisanie zadań, jednoznaczne i łatwo zarządzane przypisanie odpowiedzialności za ich realizację, precyzyjne określenie terminów realizacji wraz z automatycznym przekazywaniem informacji do wykonawców o zbliżających się terminach oraz bezzwłoczne przekierowywania przebiegu procesu do wykonawców kolejnych zadań po zakończeniu realizacji zadań poprzedzających.
Z drugiej strony, aby umożliwić analizę oraz ciągłą poprawę procesu, należało zapewnić możliwość monitorowania statusu poszczególnych prac w czasie rzeczywistym wraz z raportowaniem przyczyn odchyleń od planowanego przebiegu procesu oraz gromadzenie danych o zakończonych procesach. Dopełnieniem, a zarazem finalnym produktem narzędzia, miało być właściwe raportowanie monitorowanych danych bieżących w zestawieniu z danymi historycznymi, umożliwiające efektywne zarządzanie, analizę i ciągłe zwiększanie efektywności całego procesu.
Ze względu na brak odpowiednich funkcjonalności w dotąd używanych systemach, w szczególności w systemie transakcyjnym ERP, nieodzowne stało się zapewnienie wsparcia ze strony narzędzia dedykowanego.


Rozwiązanie FlexiClosing jako narzędzie usprawniające sposób realizacji zadań zamknięcia miesiąca

Oferowany przez FlexiSolutions system FlexiClosing okazał się trafnym wyborem, zapewniającym spełnienie zidentyfikowanych przez Grupę Polpharma wymagań. Narzędzie to zostało zaprojektowane tak, aby efektywnie pomagać pracownikom działu księgowego w realizacji zadań procesu zamknięcia miesiąca, a jednocześnie dać Kierownictwu możliwość analizy i zwiększania efektywności realizacji tego procesu. Rozwiązanie skupia się na realizacji potrzeb kluczowych z punktu widzenia terminowości i jakości realizacji tego procesu z dwóch perspektyw:


Z perspektywy potrzeb Wykonawców procesu


  • Odwzorowanie optymalnego procesu zamknięcia miesiąca w formie zadań z jasno określonym zakresem, czynnościami składowymi, opisem sposobu realizacji, czasem realizacji oraz zależnościami z pozostałymi zadaniami w procesie.
  • Jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za wykonanie poszczególnych zadań i ich akceptację z jednoczesną możliwością łatwego zarządzania zastępstwami.
  • Automatyczne przekierowanie procesu do kolejnych zadań w procesie natychmiast po zakończeniu realizacji zadań poprzedzających.
  • Automatyczna obsługa wyjątków takich jak zmiany statusów zadań zależnych (z odpowiednim propagowaniem komunikatów mailowych do ich wykonawców) w przypadku konieczności powtórnej realizacji jednego z zadań np. w wyniku braku akceptacji wyników tego zadania.
  • Przesyłanie drogą mailową informacji dotyczącej statusu zadań, w szczególności informacji o możliwości rozpoczęcia realizacji prac, statusie zadań do wykonania i zbliżających się terminach realizacji do wykonawców poszczególnych zadań.
  • Dostęp do bazy wiedzy opisującej prawidłowy sposób realizacji poszczególnych zadań (jedno miejsce do zgromadzenia pełnej dokumentacji).
  • Przechowywanie wyników realizacji zadań w formie załączników lub linków do lokalizacji, gdzie wyniki takie są przechowywane.

Z perspektywy Kierownictwa zespołu księgowego


  • Dostarczanie bieżącej informacji o statusie wykonania poszczególnych zadań jak i statusie wykonania procesu jako całości.
  • Przechowywanie i raportowanie danych dotyczących terminowości realizacji historycznych procesów zamknięcia miesiąca w celu umożliwienia analizy wąskich gardeł i nieefektywności.

Dzięki kompleksowemu uchwyceniu potrzeb zarówno wykonawców procesu jak i osób odpowiedzialnych za jego sprawne wykonanie, FlexiClosing okazał się idealnym rozwiązaniem umożliwiającym efektywną realizację i nadzór nad procesem zamknięcia miesiąca w Grupie Polpharma.



Korzyści wdrożenia rozwiązania FlexiClosing

W czasie pierwszych 4 tygodni rozwiązanie FlexiClosing zostało wdrożone dla pierwszej spółki Grupy Polpharma. Bezpośrednio po pierwszym zrealizowanym przy wsparciu FlexiClosing zamknięciu miesiąca rozpoczęto dołączanie kolejnych spółek, tak aby z każdym nowym zamknięciem miesiąca kolejna spółka mogła zostać wyposażona we wdrażane narzędzie.

Wśród korzyści wymienianych przez osoby kierujące pracami zespołu księgowego Grupy Polpharma oraz samych pracowników tego zespołu są:

  • usystematyzowanie sposobu realizacji procesu,
  • obniżenie ryzyka opóźnień realizacji procesu oraz ryzyka raportowania niepoprawnych danych,
  • ułatwienie zarządzania procesem przez kierowników poszczególnych komórek, zwłaszcza w przypadkach gdy kierownicy pracują w innych lokalizacjach niż osoby realizujące zadania,
  • ujednolicenie sposobu przekazywania dokumentów oraz zapewnienie ich dostępności na każdym etapie realizacji procesu i po jego zakończeniu,
  • poprawa ergonomii pracy poprzez możliwość załączania wyników prac bezpośrednio do zadań procesowych, których wyniki te dotyczą, wraz z natychmiastowym dostępem do nich dla osób realizujących powiązane zadania w procesie,
  • zmniejszenie czasochłonności i usprawnienie pracy z audytorami dzięki możliwości udostępnienia wglądu do systemu w tym do procesu i wszystkich dokumentów.

Dodatkowo, gromadzone przez system FlexiClosing informacje, umożliwią w krótkiej przyszłości ciągłą analizę i poprawę efektywności każdego z kroków procesu jak i dostarczają twardych danych koniecznych do optymalizacji procesu jako całości.

Po wdrożeniu narzędzia we wszystkich spółkach Grupy możliwa będzie analiza porównawcza efektywności realizacji procesu w poszczególnych spółkach oraz bieżące monitorowanie statusu prac w całej Grupie.


Zapytaj o szczegóły i umów się na prezentację korzyści, które FlexiClosing może przynieść Twojej firmie!

Formularz kontaktowy