Monitorowanie efektywności finansowej i operacyjnej w sieci aptek

Case Study | FlexiReporting

Zadowolony Klient:

  • regionalna sieć aptek obejmująca przeszło 80 placówek,
  • zatrudnionych ponad 1000 pracowników,
  • prywatna firma, niezwykle dynamicznie rozwijająca się na przestrzeni ostatnich lat.

Rekomendowane oprogramowanie


Raportowanie wyników finansowych

Wdrożenie FlexiReporting dostarczyło właścicielom firmy i osobom odpowiedzialnym za zarządzanie siecią wiarygodnej i zrozumiałej informacji na temat wyników osiąganych przez przedsiębiorstwo. Inicjatorem wdrożenia systemu byli bezpośrednio właściciele firmy. Dynamiczny rozwój firmy i rosnąca złożoność modelu biznesowego sprawił, iż standardowy zakres i układ raportowania finansowego dostarczany przez biuro rachunkowe w ramach obsługi księgowej i podatkowej przestał być wystarczający do zrozumienia bieżących wyników oraz efektywnego podejmowania decyzji na temat dalszych inwestycji.

Wybór FlexiReporting jako rozwiązania wspierającego raportowanie finansowe podyktowany był w głównej mierze wysoką oceną kompetencji zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie. Wdrożenie systemu poprzedzone zostało projektem doradczym, w ramach którego „od podstaw” zaprojektowane zostały układy i założenia dla raportów menadżerskich, tak by dostosować układ raportowania do modelu biznesowego sieci oraz problemów i potrzeb informacyjnych kluczowych menadżerów.

Raportowanie finansowe zapewniane przez FlexiReporting obejmuje podstawowe raporty finansowe (Rachunek Zysków i Strat, Bilans, Rachunek Przepływów Pieniężnych). Główne korzyści w zakresie poprawy jakości informacji menadżerskiej dzięki wdrożeniu FlexiReporting obejmują:

  • pełną przejrzystość raportowania sprzedaży, włącznie z rozliczeniami (przepływami finansowymi) wynikającymi ze sprzedaży refundowanej w ramach NFZ,
  • raportowanie marży na sprzedaży z uwzględnieniem całości rabatów dystrybucyjnych i marketingowych,
  • możliwość raportowania kosztów operacyjnych oraz wskaźników rentowności dla każdej z aptek należących do sieci,
  • zrozumiały i czytelny układ raportowania przepływów finansowych, pokazujący m.in. nakłady inwestycyjne związane z rozwojem sieci oraz wymierne efekty zmian kapitału pracującego (rozliczenia z NFZ, zapasy handlowe).


Monitorowanie efektywności operacyjnej

Szukając sposobów poprawy wyników finansowych, firma zdecydowała się wdrożyć rozwiązania wspierające efektywne zarządzanie grafikami i obsadą stanowisk obsługi klienta w poszczególnych aptekach.

Wdrożenie działań optymalizacyjnych wymaga od zarządzających firmą dokładnej i odpowiednio przetworzonej informacji na temat liczby klientów i obciążenia pracowników,  na przestrzeni całego tygodnia roboczego, z uwzględnieniem efektywności finansowej (rentowność operacyjna) oraz specyficznych cech każdej apteki takich jak lokalizacja czy fizyczna liczba okienek kasowych.

Moduł monitorowania efektywności operacyjnej wdrożony z wykorzystaniem systemu FlexiReporting został w pełni zintegrowany z danymi pochodzącymi z systemów aptecznych (Kamsoft) wszystkich placówek tak, by udostępnić użytkownikom następujące KPI pozwalające na ocenę ruchu i obłożenia pracowników w każdej aptece:

  • średnia liczba paragonów / recept na godzinę,
  • średnia liczba pracowników obsługi klienta,
  • średnia liczba paragonów / recept pracownika.

Wskaźniki kalkulowane są na najniższym poziomie w cyklach miesięcznych dla każdego dnia tygodnia oraz godziny. System zapewnia ich agregację we wszystkich przekrojach analitycznych oraz powiązanie ze wskaźnikami efektywności finansowej (wartość i rentowność sprzedaży). Zebrane dane umożliwiły podział całej sieci na „grupy porównawcze” łączące apteki o podobnych cechach i potencjale efektywności. Pozwoliło to menadżerom sieci na zaprojektowanie optymalnego, wzorcowego grafiku dla poszczególnych grup. Z kolei reguły i narzędzia benchmarkingu wewnętrznego zaimplementowane w systemie umożliwiły przełożenie uzyskiwanych wartości KPI na wymierne wartości finansowe.


Jesteś zainteresowany produktami Flexi, masz dodatkowe pytania lub chcesz umówić się na prezentację produktu? Zostaw nam krótką wiadomość, a skontaktujemy się z Tobą!

Formularz kontaktowy