Usprawnienie procesu zamknięcia miesiąca w firmie produkcyjnej

Case Study | FlexiClosing

Zadowolony Klient:

  • światowy lider w produkcji wyposażenia dla domu i ogrodu z tworzyw sztucznych,
  • sprzedaż prowadzona w ponad 100 krajach,
  • 18 fabryk i dwa centra dystrybucji w 9 krajach.

Rekomendowane oprogramowanie


Potrzeba wsparcia dla procesu zamknięcia miesiąca

W ramach jednej ze spółek Grupy, zakończono prace nad centralizacją funkcji księgowych, w rezultacie których utworzona została nowa struktura księgowa obsługująca dwie fabryki w firmie. Zmiany w strukturze złączyły się równolegle z nowymi, związanymi z raportowaniem finansowym wymaganiami, jakie Grupa nałożyła na swoje jednostki. Od nowego roku wszystkie jednostki miały dostarczać kompletne dane finansowe dotyczące kosztów operacji do 2 dnia każdego miesiąca. Aby więc spełnić postawione przed nimi oczekiwania, struktury finansowo-księgowe musiały podjąć działania, mające na celu zwiększenie efektywności procesu zamknięcia miesiąca. Podjęta została decyzja o przeprowadzeniu optymalizacji procesu zamknięcia miesiąca oraz jego możliwej automatyzacji poprzez wykorzystanie dedykowanego narzędzia. Do wsparcia prac została włączona posiadająca odpowiednie kompetencje i narzędzia wspierające proces zamknięcia miesiąca FlexiClosing, firma FlexiSolutions.


Podejście do realizacji prac

W pierwszej kolejności została przeprowadzona analiza procesu zamknięcia miesiąca, w wyniku której zidentyfikowano główne problemy i pola braku efektywności w procesie. Okazało się, że proces zamknięcia miesiąca wymaga formalizacji i usystematyzowania zadań. Dodatkowo, pojawiły się kwestie dotyczące możliwości monitorowania i kontroli procesu – tak, aby zapewnić realizację zadań zgodnie z wyznaczonymi celami. Obecne podejście nie zapewniało kierownictwu gwarancji kompletności i terminowości podejmowanych działań. Podniesiona została kwestia zapewnienia odpowiedniej kontroli procesu, co wiązało się z koniecznością automatyzacji poprzez wdrożenie wsparcia narzędziowego.
Po przeprowadzeniu szeregu analiz, wywiadów i warsztatów z pracownikami księgowości oraz kontrolingu, przygotowana została kompletna checklista zamknięcia miesiąca, zawierająca usystematyzowane i opisane zadania wraz ze wskazaniem odpowiedzialności i terminów ich realizacji. Ponadto, zidentyfikowane zostały obszary i działania, które w ramach zamknięcia miesiąca były niewystarczająco pokryte w dotychczasowym procesie.
Dzięki tak przeprowadzonym pracom, możliwe stało się zautomatyzowanie procesu poprzez wdrożenie wspierającego zarządzanie procesem zamknięcia miesiąca narzędzia – FlexiClosing. Wskazane podejście do optymalizacji i zdefiniowania procesu, umożliwiło szybką i sprawną konfigurację systemu oraz uruchomienie pilotażu, w ramach którego przeprowadzono zamknięcie miesiąca w jednej ze spółek.
Wnioski z przeprowadzonego pilotażu pozwoliły na dodatkowe zwiększenie efektywności procesu zamknięcia miesiąca. Rezultat uzyskano dzięki sprawniejszemu zaplanowaniu zadań i zmianom w zakresie odpowiedzialności za ich realizację. Liderzy zespołów księgowych zauważyli duże korzyści z wdrożenia FlexiClosing, szczególnie w obszarze monitorowania realizacji prac, zgłaszając potrzebę wdrożenia w systemie innych cyklicznych procesów księgowych. Dzięki dużej elastyczności i możliwościom funkcjonalnym FlexiClosing, do systemu dołączone zostały cykliczne zadania księgowe oraz wsparcie dla procesu podatkowego.
Projekt zakończył się wdrożeniem FlexiClosing dla dwóch planowanych spółek w ramach scentralizowanej jednostki księgowej.



Korzyści wdrożenia rozwiązania FlexiClosing

Decyzja o wdrożeniu systemu FlexiClosing do wsparcia procesu zamknięcia miesiąca, przyniosła kierownictwu i pracownikom spodziewane korzyści. Wdrożenie systemu, w pierwszej kolejności wymogło na organizacji sformalizowanie i usystematyzowanie procesu poprzez identyfikację powtarzalnych zadań procesu zamknięcia miesiąca oraz przypisania im terminów realizacji i odpowiedzialności. Zasadność tak zdefiniowanego procesu, została poddana testowi w postaci pilotażu FlexiClosing, w ramach którego, udało się zweryfikować w praktyce prawidłowy przebieg i efektywność realizowanych zadań.
Po wdrożeniu FlexiClosing, członkowie zespołów księgowych otrzymali „asystenta” w postaci zautomatyzowanego systemu, który przypomina o nadchodzących zadaniach i terminach oraz wskazuje, w jaki sposób zrealizować cel. Dzięki FlexiClosing, kierownictwo oraz liderzy zespołów mogą monitorować podległe im procesy, zadania i odpowiednio reagować w przypadku pojawiających się problemów oraz ryzyka opóźnień.

Korzyści z perspektywy potrzeb Wykonawców procesu

  • „Asystent” FlexiClosing przypomina o zadaniach i terminach realizacji, zapewniając terminowość i kompletność na etapie zamknięciu procesu.
  • Szybki dostęp do informacji, związanych z instrukcjami i procedurami wykonywanych zadań.
  • Uproszczona archiwizacja towarzyszącej dokumentacji poprzez załączanie kalkulacji i dokumentów (np. Polecenie Księgowania PK) bezpośrednio w panelu zadania.
  • Możliwość zgłaszania uwag i związanych z realizacją zadań problemów.

Korzyści z perspektywy Kierownictwa zespołu księgowego

  • Sformalizowany i usystematyzowany proces zamknięcia miesiąca z jasno przypisaną odpowiedzialnością oraz terminami.
  • Możliwość monitorowania i kontroli realizacji zadań w ramach procesu, poprzez jego automatyzację z wykorzystaniem narzędzia FlexiClosing.
  • Zapewnienie kompletności i terminowości realizowanych zadań w ramach podległego zespołu.
  • Możliwość szybkiej reakcji w przypadku opóźniających się zadań lub problemów.
  • Możliwość ciągłego doskonalenia procesu na podstawie historii jego realizacji.
  • Definiowanie innych procesów/ zadań o charakterze cyklicznym.

Chcesz wiedzieć więcej?

Jesteś zainteresowany FlexiClosing, masz dodatkowe pytania lub chcesz umówić się na prezentację produktu? Zostaw nam krótką wiadomość, a skontaktujemy się z Tobą!

Formularz kontaktowy