#
  • Oferta
    • Raportowanie zarządcze
    • Konsolidacja finansowa
    • Budżetowanie i prognozowanie
    • Planowanie i analizy HR
    • Alokacja kosztów
    • Sprawozdania finansowe
    • MSSF16
  • Rozwiązania
    • Nowoczesny kontroling
    • Optymalizacja procesów controllingu
    • System IT dla controllingu
    • Enterprise Performance Management (EPM)
    • Business Intelligence (BI)
    • Integracja z systemem ERP
    • Integracja z Microsoft Excel
  • Specjalizacje
    • Controlling finansowy
    • Controlling sprzedaży
    • Controlling produkcji
    • Controlling logistyki
    • Controlling marketingu
    • Konsolidacja sprawozdań finansowych
  • Nasi Klienci
  • Case studies
  • Blog
  • Kontakt

Controlling kosztów wynagrodzeń – perspektywa finansów i HR

Czy raporty kosztów wynagrodzeń przygotowywane przez controlling i HR mogą zawierać różne wartości? Tak – i to bynajmniej nie z powodu błędu. Różnice w sposobie rejestracji i ewidencji kosztów w systemie kadrowo-płacowym i finansowo-księgowym sprawiają, że raporty syntetyczne budowane na podstawie tych dwóch źródeł danych mogą nie uzgadniać się wzajemnie. Co jest przyczyną tych różnic i jak zaprojektować procesy i narzędzia umożliwiające uzgodnienie tych dwóch strumieni raportowania?

Controlling i HR - różne narzędzia i dane źródłowe

Planowanie i monitorowanie kosztów wynagrodzeń to proces składający się na obszar kompetencji controllingu finansowego oraz analitycznej części działu kadr i płac. Każdy z zespołów korzysta najczęściej z innych źródeł danych i własnych narzędzi raportowania zarządczego.

Controlling personalny korzysta z danych rejestrowanych w systemie kadrowo-płacowym. To jest źródło dla „twardych” danych HR – zatrudnienia, wynagrodzeń i pozostałych kosztów osobowych. Podstawowym raportem wynikowym jest lista płac. Udostępnia ona analitykę składników płacowych naliczonych za danych okres poszczególnym pracownikom. Kody analityczne składników systemu kadrowego zawierają informację o wynagrodzeniu podstawowym, dodatkach, potrąceniach, świadczeniach socjalnych związanych z danym pracownikiem. Odpowiednie grupowanie i filtrowanie składników listy płac pozwala uzyskać syntetyczne zestawienie pozycji składających się na koszt pracodawcy. Grupując pracowników zgodnie z ich przypisaniem do komórek organizacyjnych, działów czy centrów kosztowych możemy uzyskać zarządcze podsumowanie kosztów wynagrodzeń.

Raportowanie finansowe bazuje z kolei na dokumentach rejestrowanych w systemie finansowo-księgowym. Zazwyczaj controlling nie ma dostępu do danych o wynagrodzeniach pracowników i korzysta z danych znajdujących się w księgowości. Koszy pracownicze trafiają do ewidencji księgowej w procesie zamknięcia miesiąca w postaci dekretacji listy płac. Jest to najczęściej proces automatyczny realizowany na styku obu systemów. 

Jeżeli zatem lista płac została poprawnie zaksięgowana to skąd się biorą różnice? Poniżej przedstawione zostały trzy typowe źródła niezgodności. 

Koszty premii rocznych i kwartalnych w kontrolingu wynagrodzeń

Przetwarzanie listy płac w systemie kadrowym ma na celu ustalenie łącznej wartości wynagrodzenia netto do wypłaty dla pracownika w danym okresie. Premie okresowe, w szczególności kwartalne, półroczne lub roczne, pojawiają się zatem na liście płac w miesiącu ich wypłaty. Wtedy powstaje obowiązek odprowadzenia odpowiednich składek ubezpieczenia społecznego czy zaliczek na podatku dochodowy. Tymczasem zasada współmierności przychodów i kosztów obliguje przedsiębiorstwo do ujmowania premii jako kosztów okresu, którego one dotyczą. Stąd właśnie potrzeba zawiązywania rezerw na premie w procesie zamknięcia miesiąca lub kwartału. 

Jeżeli system premiowy stanowi istotny element całkowitych wynagrodzeń to odpowiednio skonstruowany proces naliczania rezerw na premie jest kluczowy dla prawidłowego raportowania kosztów osobowych. Projektując moduł analityczny HR systemu FlexiReporting przygotowaliśmy mechanizmy pozwalające na planowanie premii regulaminowych w ujęciu memoriałowym (księgowym) oraz kasowym (lista płac).

Jak oprogramowanie wspiera comiesięczny proces naliczania rezerw? Kalkulacja wykonywana jest na poziomie pojedynczego pracownika (etatu). System łączy dane o wartości (i) podstawy premii (wynagrodzenie z odpowiednich tytułów należne pracownikowi zgodnie z listą płac), (ii) realizacji celu premiowego oraz (iii) obowiązujących warunkach systemu motywacyjnego (funkcja przekładająca poziom realizacji celu na wskaźnik procentowy premii).

Osoby współpracujące i kontraktorzy a controlling kosztów osobowych

Problem premii kwartalnych i rocznych pokazał, że raportowanie kosztów wynagrodzeń wyłącznie na podstawie danych z systemu kadrowo-płacowego może nie uwzględniać części informacji. Podobnym zagadnieniem są osoby współpracujące jako przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz kontraktorzy. Nie są to pracownicy przedsiębiorstwa, więc ich koszty nie występują na liście płac. Wynagrodzenia kontraktorów trafiają bezpośrednio na konta księgowe, tak samo jak inne faktury VAT wystawiane przez dostawców towarów i usług.

Jeżeli profesjonaliści świadczący usługi stanowią istotną część zespołu, naturalnym jest włączenie kontraktorów do procesów controllingu zatrudnienia i wynagrodzeń. Raportowanie i analiza danych musi łączyć dane z listy płac oraz wybranych kosztów usług zewnętrznych. Identyfikacja kosztów osób współpracujących odbywa się najczęściej na podstawie rejestru kontrahentów lub odpowiedniej struktury analitycznej kont księgowych.

W takich przypadkach otwarty interfejs systemu FlexiReporting sprawdza się znakomicie. Po pierwsze system pozwala zaimportować do modelu analitycznego HR dane pochodzące bezpośrednio z systemu FK. Po drugie integracja listy danych z różnych źródeł pomaga uzyskać pełny obraz kosztów wynagrodzeń, niezależne od formy prawnej łączącej daną osobę z pracodawcą.

Reguły raportowania zarządczego kosztów wynagrodzeń (alokacja kosztów, normalizacje)

Część firm wypracowała wewnętrzne zasady rachunkowości zarządczej. Reguły prezentacji i raportowania przychodów oraz kosztów umożliwiają lepszą zrozumiałość wyników udostępnianych w raportach dla menedżerów. Takie przekształcenia controlling wykonuje już na poziomie raportowania zarządczego – jako dodatkowa warstwa korekt nakładana na dane importowane z ewidencji finansowo-księgowej. Takie korekty znajdują się zatem wyłącznie w narzędziach wykorzystywanych przez controlling. 

Przykładem reguł zarządczych odnoszących się do controllingu wynagrodzeń jest alokacja kosztów. Typowo polega ona na przeniesieniu wynagrodzenia wybranych pracowników na inne działy lub projekty. Najczęściej jako klucz alokacji wykorzystywana jest struktura godzin wynikająca z ewidencji czasu pracy. Alternatywnie rozliczenie wykonuje się zgodnie z odgórnie ustalonymi stałymi wskaźniki podziałowymi, które uwzględniają rzeczywisty zakres obowiązków wybranych pracowników. FlexiReporting w naturalny sposób umożliwia ewidencjonowania i rozliczanie kosztów zgodnie z przyjętym modelem alokacji kosztów.

Wiele firm stosuje „normalizacje” w raportowaniu kosztów wynagrodzeń. Dla przykładu, raporty zarządcze prezentują koszty restrukturyzacji czy zdarzeń jednorazowych w oddzielnych liniach Rachunku Zysków i Strat. Takie korekty wprowadzane są zazwyczaj również poza systemem finansowo-księgowym. W tym wypadku istotna jest transparentność rejestrowania przekształceń. Tu przewaga dowolnego systemu nad narzędziami opartymi włącznie o arkusze Excel jest bezdyskusyjna. Oprogramowanie eliminuje ryzyko pomyłki w formule czy kopiowaniu wartości pomiędzy komórkami raportu. 

FlexiReporting jako system controllingu wynagrodzeń

Katalog problemów w zapewnieniu spójności raportowania kosztów wynagrodzeń można rozszerzać o kolejne wyzwania. Istotność przedstawionych powyżej zagadnień jest oczywiście indywidualną sprawą danej firmy. W każdym przypadku odpowiednio wdrożony system IT może skutecznie uporządkować komunikację pomiędzy działami finansów oraz HR.

FlexiReporting tworzy spójne, zintegrowane środowisko dla budżetowania, prognozowania i raportowania zarządczego zatrudnienia, wynagrodzeń oraz kosztów osobowych. Rozwiązanie znacząco ogranicza konieczność ręcznej pracy w procesie zamknięcia miesiąca. Automatyzacja kalkulacji rezerw, alokacji i uzgodnień poprawia jakość i transparentność raportowania. Z tego względu, budując nowoczesny proces analityki HR, warto zainteresować się rozwiązaniami dla działu HR. Nowoczesne narzędzia analityczne zastąpią arkusze kalkulacyjne, poprawią bezpieczeństwo procesu i komfort pracy wszystkich interesariuszy.

FlexiReporting - system do controllingu HR

System, który zapewnia pełną analitykę dla raportowania i planowania zatrudnienia oraz kosztów osobowych. Poznaj oprogramowanie, które automatyzuje procesy budżetowania i monitorowania realizacji wskaźników zatrudnienia i wynagrodzeń.
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
31 sty 2023

Prognozowanie Cash Flow – różnice w planowaniu metodą pośrednią i bezpośrednią

Prognoza Cash Flow stanowi w firmie istotne narzędzie dyrektorów finansowych. Dobrze przygotowany Cash Flow zarówno w wariancie bezpośrednim jak i pośrednim pozwala na efektywne zarządzanie płynnością firmy. Czym w praktyce różni się podejście pośrednie i bezpośrednie do raportowania i planowania przepływów pieniężnych?
Więcej
18 sty 2023

Kluczowe wskaźniki efektywności – projektowanie KPI w organizacji

Czym są kluczowe wskaźniki efektywności i jakie KPI powinny być uwzględniane w codziennej pracy kontrolerów i analityków? W praktyce takim wskaźnikiem może być dowolny parametr opisujący wyniki określonych działań. Najważniejsze w stosowaniu KPI jest właściwy dobór kluczowych miar dla danego obszaru biznesu.
Więcej
10 sty 2023

Prognoza przepływów pieniężnych – efektywne zarządzanie płynnością firmy

Prognoza przepływów pieniężnych jest jednym z niezbędnych narzędzi CFO. Możliwość zaplanowania Cash Flow w perspektywie krótko- i średniookresowej pozwala na efektywne zarządzanie płynnością firmy. Jak zatem przygotować budżet i prognozę Cash Flow, żeby stanowiła dobre źródło informacji dla osób zarządzających?
Więcej
05 sty 2023

Program do budżetowania – funkcje i korzyści z wdrożenia

Nowoczesny kontroling potrzebuje odpowiednich narzędzi informatycznych. Program do budżetowania pozwala skutecznie automatyzować i optymalizować procesy przygotowania budżetów i prognoz. Jak działają programy do budżetowania? Czym różni się program do budżetowania od arkusza kalkulacyjnego? Poniżej prezentujemy przegląd możliwości i funkcji programów do budżetowania.
Więcej
19 gru 2022

Wskaźniki efektywności biznesu z perspektywy controllingu

Koniec roku to idealny czas, aby spojrzeć z boku na obecnie funkcjonujące procesy i narzędzia controllingu w firmie. Warto zastanowić się czy są one właściwe do aktualnych potrzeb biznesu. Co może być priorytetem dla działów controllingu w nadchodzącym roku? Jak istotną rolę stanowią dla organizacji wskaźniki efektywności?
Więcej
24 lis 2022

Optymalizacja controllingu w firmie

Dobrze działający controlling w firmie wspierany przez rozwiązania informatyczne skutecznie usprawnia zarządzanie organizacją. Dedykowany system controllingu zintegrowany z używanymi w firmie systemami pozwala na automatyzację procesów zbierania i przetwarzania danych operacyjnych i finansowych. Dzięki dobrze rozwiniętemu controllingowi zapewniamy swojej organizacji nie tylko właściwą kontrolę bieżącej sytuacji ekonomicznej spółki, ale także...
Więcej
09 lis 2022

System controllingowy – jaki wybrać?

Sprawny system controllingu to podstawa efektywnie działającego działu controllingu i generowania odpowiedniej informacji zarządczej. Odpowiednie oprogramowanie pozwoli zoptymalizować pracę kontrolerów i analityków. Właściwie przetworzone dane umożliwią skuteczne planowanie, kierowanie, kontrolowanie oraz motywowanie, które przełoży się na podejmowanie trafnych decyzji dotyczących operacyjnych i strategicznych działań w przedsiębiorstwie.
Więcej
20 paź 2022

Alokacja kosztów w systemie controllingu

Praktyczne doświadczenia z projektów wdrożeniowych u użytkowników systemu FlexiReproting pokazują, że alokacja kosztów stanowi ważny element w modelach controllingu dużych i średnich firm. Alokacja kosztów jest narzędziem pomagającym zrozumieć rentowność. Możliwość odpowiedzi na pytanie „gdzie lub na czym zarabiamy jako firma?” ma fundamentalne znaczenie dla poprawy efektywności i wyznaczaniu kierunków...
Więcej
04 paź 2022

Controlling projektowy a rozpoznawanie przychodów

W przypadku firm projektowych fakturowanie przychodów bardzo często nie jest współmierne w czasie z ponoszeniem kosztów związanych z realizacją kontraktu. Oczywiście, dbając o płynność każda firma stara się powiązać harmonogram płatności z zaawansowaniem prac lub postępem w dostarczaniu określonych produktów cząstkowych. Mimo to, w negocjowanych indywidualnie kontraktach możliwe jest pełne...
Więcej
14 wrz 2022

Controlling projektów w firmie

System controllingu w firmach projektowych znacznie różni się od tradycyjnych rozwiązań stosowanych przez przedsiębiorstwa produkcyjne, usługowe czy handlowe. Poniżej przedstawiamy zakres typowych praktyk controllingu projektowego opierając się na przykładach firm, które wspólnie z FlexiSolutions stworzyły nowoczesne narzędzia zapewniające integralność raportowania wyników zarządczych i monitorowania efektywności kontraktów.
Więcej
26 sie 2022

Konsolidacja sprawozdań finansowych – polecane publikacje

Wszyscy specjaliści od konsolidacji finansowej, rozpoczynając swoją ścieżkę zawodową w tym zakresie, poznają jej teoretyczne i praktyczne aspekty m.in. dzięki licznym przewodnikom i publikacjom na jej temat. W ramach Flexi Solutions stworzyliśmy własne zestawienie książek - top 4 książki w tematyce konsolidacji. Nasze propozycje to przewodniki w zakresie przygotowania skonsolidowanych...
Więcej
zmiana umowy leasingu
29 kwi 2022

Zmiany umowy leasingu zgodnie z IFRS 16

Praktyczne przykłady rozpoznawania zmian w umowie leasingu zgodnie z regulacjami IFRS 16. W jakich przypadkach należy zmodyfikować pierwotną wycenę umowy? Kiedy i w jaki sposób zaprezentować zmianę zakresu leasingu jako nowy kontrakt?
Więcej

Dowiedz się więcej jak nasze rozwiązania pomogą usprawnić controlling w Twojej firmie

NAPISZ DO NAS
#

Skuteczne rozwiązania IT dla controllingu, budżetowania, prognozowania i konsolidacji finansowej.

Rozwiązania

  • Raportowanie zarządcze
  • Budżetowanie i prognozowanie
  • Konsolidacja finansowa
  • Controlling HR
  • Alokacja kosztów
  • MSSF 16

Nawigacja

  • Start
  • Oferta
  • Specjalizacje
  • Case studies
  • Polityka Prywatności
  • Kontakt
  • +48 22 351 13 82
  • kontakt@flexisolutions.pl
  • al. Solidarności 171, 00-877 Warszawa
  • +48 22 351 13 82
  • kontakt@flexisolutions.pl
  • al. "Solidarności" 171, 00-877 Warszawa

Odwiedź nas na:

Odwiedź nas na:

2021 FlexiSolutions. All rights reserved.

  • Raportowanie zarządcze
  • Budżetowanie i prognozowanie
  • Konsolidacja finansowa
  • Planowanie i analizy HR
  • Alokacja kosztów
  • Sprawozdawczość finansowa
  • Specjalizacje
  • Case studies
  • Nasi Klienci
  • Blog
  • Kontakt
Facebook-f Linkedin

Co cię interesuje?

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.