Controlling i HR - różne narzędzia i dane źródłowe
Planowanie i monitorowanie kosztów wynagrodzeń to proces składający się na obszar kompetencji controllingu finansowego oraz analitycznej części działu kadr i płac. Każdy z zespołów korzysta najczęściej z innych źródeł danych i własnych narzędzi raportowania zarządczego.
Controlling personalny korzysta z danych rejestrowanych w systemie kadrowo-płacowym. To jest źródło dla „twardych” danych HR – zatrudnienia, wynagrodzeń i pozostałych kosztów osobowych. Podstawowym raportem wynikowym jest lista płac. Udostępnia ona analitykę składników płacowych naliczonych za danych okres poszczególnym pracownikom. Kody analityczne składników systemu kadrowego zawierają informację o wynagrodzeniu podstawowym, dodatkach, potrąceniach, świadczeniach socjalnych związanych z danym pracownikiem. Odpowiednie grupowanie i filtrowanie składników listy płac pozwala uzyskać syntetyczne zestawienie pozycji składających się na koszt pracodawcy. Grupując pracowników zgodnie z ich przypisaniem do komórek organizacyjnych, działów czy centrów kosztowych możemy uzyskać zarządcze podsumowanie kosztów wynagrodzeń.
Raportowanie finansowe bazuje z kolei na dokumentach rejestrowanych w systemie finansowo-księgowym. Zazwyczaj controlling nie ma dostępu do danych o wynagrodzeniach pracowników i korzysta z danych znajdujących się w księgowości. Koszy pracownicze trafiają do ewidencji księgowej w procesie zamknięcia miesiąca w postaci dekretacji listy płac. Jest to najczęściej proces automatyczny realizowany na styku obu systemów.
Jeżeli zatem lista płac została poprawnie zaksięgowana to skąd się biorą różnice? Poniżej przedstawione zostały trzy typowe źródła niezgodności.
Koszty premii rocznych i kwartalnych w kontrolingu wynagrodzeń
Przetwarzanie listy płac w systemie kadrowym ma na celu ustalenie łącznej wartości wynagrodzenia netto do wypłaty dla pracownika w danym okresie. Premie okresowe, w szczególności kwartalne, półroczne lub roczne, pojawiają się zatem na liście płac w miesiącu ich wypłaty. Wtedy powstaje obowiązek odprowadzenia odpowiednich składek ubezpieczenia społecznego czy zaliczek na podatku dochodowy. Tymczasem zasada współmierności przychodów i kosztów obliguje przedsiębiorstwo do ujmowania premii jako kosztów okresu, którego one dotyczą. Stąd właśnie potrzeba zawiązywania rezerw na premie w procesie zamknięcia miesiąca lub kwartału.
Jeżeli system premiowy stanowi istotny element całkowitych wynagrodzeń to odpowiednio skonstruowany proces naliczania rezerw na premie jest kluczowy dla prawidłowego raportowania kosztów osobowych. Projektując moduł analityczny HR systemu FlexiReporting przygotowaliśmy mechanizmy pozwalające na planowanie premii regulaminowych w ujęciu memoriałowym (księgowym) oraz kasowym (lista płac).
Jak oprogramowanie wspiera comiesięczny proces naliczania rezerw? Kalkulacja wykonywana jest na poziomie pojedynczego pracownika (etatu). System łączy dane o wartości (i) podstawy premii (wynagrodzenie z odpowiednich tytułów należne pracownikowi zgodnie z listą płac), (ii) realizacji celu premiowego oraz (iii) obowiązujących warunkach systemu motywacyjnego (funkcja przekładająca poziom realizacji celu na wskaźnik procentowy premii).
Osoby współpracujące i kontraktorzy a controlling kosztów osobowych
Problem premii kwartalnych i rocznych pokazał, że raportowanie kosztów wynagrodzeń wyłącznie na podstawie danych z systemu kadrowo-płacowego może nie uwzględniać części informacji. Podobnym zagadnieniem są osoby współpracujące jako przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz kontraktorzy. Nie są to pracownicy przedsiębiorstwa, więc ich koszty nie występują na liście płac. Wynagrodzenia kontraktorów trafiają bezpośrednio na konta księgowe, tak samo jak inne faktury VAT wystawiane przez dostawców towarów i usług.
Jeżeli profesjonaliści świadczący usługi stanowią istotną część zespołu, naturalnym jest włączenie kontraktorów do procesów controllingu zatrudnienia i wynagrodzeń. Raportowanie i analiza danych musi łączyć dane z listy płac oraz wybranych kosztów usług zewnętrznych. Identyfikacja kosztów osób współpracujących odbywa się najczęściej na podstawie rejestru kontrahentów lub odpowiedniej struktury analitycznej kont księgowych.
W takich przypadkach otwarty interfejs systemu FlexiReporting sprawdza się znakomicie. Po pierwsze system pozwala zaimportować do modelu analitycznego HR dane pochodzące bezpośrednio z systemu FK. Po drugie integracja listy danych z różnych źródeł pomaga uzyskać pełny obraz kosztów wynagrodzeń, niezależne od formy prawnej łączącej daną osobę z pracodawcą.
Reguły raportowania zarządczego kosztów wynagrodzeń (alokacja kosztów, normalizacje)
Część firm wypracowała wewnętrzne zasady rachunkowości zarządczej. Reguły prezentacji i raportowania przychodów oraz kosztów umożliwiają lepszą zrozumiałość wyników udostępnianych w raportach dla menedżerów. Takie przekształcenia controlling wykonuje już na poziomie raportowania zarządczego – jako dodatkowa warstwa korekt nakładana na dane importowane z ewidencji finansowo-księgowej. Takie korekty znajdują się zatem wyłącznie w narzędziach wykorzystywanych przez controlling.
Przykładem reguł zarządczych odnoszących się do controllingu wynagrodzeń jest alokacja kosztów. Typowo polega ona na przeniesieniu wynagrodzenia wybranych pracowników na inne działy lub projekty. Najczęściej jako klucz alokacji wykorzystywana jest struktura godzin wynikająca z ewidencji czasu pracy. Alternatywnie rozliczenie wykonuje się zgodnie z odgórnie ustalonymi stałymi wskaźniki podziałowymi, które uwzględniają rzeczywisty zakres obowiązków wybranych pracowników. FlexiReporting w naturalny sposób umożliwia ewidencjonowania i rozliczanie kosztów zgodnie z przyjętym modelem alokacji kosztów.
Wiele firm stosuje „normalizacje” w raportowaniu kosztów wynagrodzeń. Dla przykładu, raporty zarządcze prezentują koszty restrukturyzacji czy zdarzeń jednorazowych w oddzielnych liniach Rachunku Zysków i Strat. Takie korekty wprowadzane są zazwyczaj również poza systemem finansowo-księgowym. W tym wypadku istotna jest transparentność rejestrowania przekształceń. Tu przewaga dowolnego systemu nad narzędziami opartymi włącznie o arkusze Excel jest bezdyskusyjna. Oprogramowanie eliminuje ryzyko pomyłki w formule czy kopiowaniu wartości pomiędzy komórkami raportu.
FlexiReporting jako system controllingu wynagrodzeń
Katalog problemów w zapewnieniu spójności raportowania kosztów wynagrodzeń można rozszerzać o kolejne wyzwania. Istotność przedstawionych powyżej zagadnień jest oczywiście indywidualną sprawą danej firmy. W każdym przypadku odpowiednio wdrożony system IT może skutecznie uporządkować komunikację pomiędzy działami finansów oraz HR.
FlexiReporting tworzy spójne, zintegrowane środowisko dla budżetowania, prognozowania i raportowania zarządczego zatrudnienia, wynagrodzeń oraz kosztów osobowych. Rozwiązanie znacząco ogranicza konieczność ręcznej pracy w procesie zamknięcia miesiąca. Automatyzacja kalkulacji rezerw, alokacji i uzgodnień poprawia jakość i transparentność raportowania. Z tego względu, budując nowoczesny proces analityki HR, warto zainteresować się rozwiązaniami dla działu HR. Nowoczesne narzędzia analityczne zastąpią arkusze kalkulacyjne, poprawią bezpieczeństwo procesu i komfort pracy wszystkich interesariuszy.
