Top 3 procesy do optymalizacji w controllingu i finansach
1. Proces zamknięcia miesiąca.
Praktycznie nie ma co zaczynać dyskusji o raportowaniu i controllingu jeżeli nie mamy pewności co do danych rejestrowanych w księdze głównej. Muszą być spełnione warunki konieczne dla dostarczenia menedżerom użytecznej informacji zarządczej. Tzn. dobry plan kont z analityką dopasowaną do potrzeb biznesu, poprawny model rozliczania kosztów produkcji i właściwe zorganizowany proces zawiązywania rezerw. Braków i błędów na tym etapie bardzo często nie da się już zniwelować na poziomie controllingu.
2. Raportowanie zarządcze.
Bez dobrych raportów wykonania nie możemy mówić o doskonaleniu dalszych procesów controllingu w firmie. Jeżeli dział finansów nie jest w stanie raportować wyników i efektywności firmy w sposób oczekiwany przez menedżerów to nie ma szans na efektywne przeprowadzenie procesów budżetowania, prognozowania czy rozliczania kosztów. Brak automatyzacji raportowania w controllingu będzie skutkował licznymi nieprzewidywanymi sytuacjami. Mogą one wymagać zwiększenia nakładów pracy i częstego wracania do już, wydawałoby się, zamkniętych tematów. Dobre narzędzie controllingowe automatyzujące pracę z danymi pozwala mocno ograniczyć czynności związane m.in. z: ręcznym wprowadzaniem danych, ich uzgadnianiem, jak i szukaniem błędów w raportach.
3. Planowanie – budżetowanie i prognozowanie.
Szerzej ten temat można przeczytać we wpisie poświęconym budżetowaniu kosztów w systemie do controllingu. Pisząc o całości procesów planistycznych, mamy na myśli budżetowanie, prognozowanie, monitorowanie realizacji, czyli standardowe zadania controllingu w przedsiębiorstwie. Jak rozumieć optymalizację w tym kontekście? Możemy to rozumieć, jako doprowadzenie do sytuacji, gdy budżetowanie i prognozowanie pozwala w sposób niemęczący wypracowywać realne plany adresujące aspiracje, możliwości i ograniczenia przedsiębiorstwa.
W celu ustalenia kolejnych procesów, które powinny zostać zoptymalizowane w przedsiębiorstwie w obszarze controllingu i finansów, należy wejść szczegółowo w obszary ważne dla konkretnej firmy. Jako trzy najważniejsze „wertykale” w doskonaleniu procesów controllingu wymienilibyśmy tu: analizę rentowność sprzedaży, raportowanie kosztów i odchyleń produkcyjnych oraz monitorowanie wskaźników zatrudnienia i kosztów wynagrodzeń. Ustalenie priorytetów na tej liście będzie już jednak zależało od modelu biznesowego danej organizacji.
Jakie narzędzie do controllingu wybrać?
Mówiąc o optymalizacji controllingu w firmie należy pamiętać o odpowiednim systemie. Optymalne rozwiązanie pozwoli na automatyzację procesów zbierania danych i raportowania. Na co położyć nacisk wybierając takie rozwiązanie IT? Przede wszystkim na elastyczność narzędzia. Planując rozwój firmy należy liczyć się z tym, że wiele rzeczy będzie się zmieniać. Controlling powinien być od początku przygotowany na możliwości jak rozbudowa struktury organizacyjnej, wdrożenie systemu ERP czy pojawianie się nowych segmentów biznesu.
