Czym jest Demand Planning?
Demand Planning w bezpośrednim tłumaczeniu oznacza planowanie popytu. Jest to proces biznesowy, który pozwala firmom oszacować zapotrzebowanie ze strony klientów na wytwarzane produkty. Demand Planning pozwala zaplanować odpowiednią strukturę ilościową i asortymentową produktów, aby sprostać tym potrzebom klientów. Proces obejmuje analizę danych historycznych, trendów rynkowych, sytuacji konkurencyjnej i innych czynników wpływających na popyt.
Korzyści z wdrożenia Demand Planning w przedsiębiorstwie
Wdrożenie formalnego procesu Demand Planning może przynieść szereg korzyści dla przedsiębiorstwa. Choć w różnych firmach istotność wymienionych poniżej czynników może być różna.
Podstawowym benefitem jest poprawa jakości prognozowania w całej firmie. Systematyczny proces prognozowania popytu dostarcza informacje wejściowe, które mogą być efektywnie wykorzystane w procesach planowania finansowego czy operacyjnego. Odpowiednio wdrożony proces Demand Planning poprawia współpracę pomiędzy różnymi funkcjami i działami przedsiębiorstwa. Efektywny przepływ prognoz popytu pomiędzy działami sprzedaży, produkcji, zakupów, logistyki czy finansów sprawia, iż cała organizacja jest w stanie lepiej dostosowywać swe procesy biznesowe w kontekście planowanych obrotów i wyzwań operacyjnych.
Demand Planning w naturalny sposób prowadzi do optymalizacji planowania produkcji. Planowanie produkcji w oparciu o prognozy sprzedażowe ogranicza ryzyko braku dostępności towarów (utracona sprzedaż). Z drugiej strony Demand Planning chroni również firmę przed wytwarzaniem produktów, na które nie będzie zbytu, przyczyniając się bezpośrednio do ograniczenia strat magazynowych.
W konsekwencji proces Demand Planning prowadzi bezpośrednio do poprawy efektywności kapitału pracującego. Zintegrowane prognozowanie sprzedaży i planowanie operacyjne pozwala ograniczyć wartości utrzymywanych zapasów dla produktów gotowych oraz materiałów wykorzystywanych do produkcji. Uwolnienie środków zamrożonych w kapitale pracującym poprawia płynność firmy i pozwala zaangażować wolną gotówkę w aktywności lub inwestycje wspierające rozwój przedsiębiorstwa.
Zbierając powyższe planowanie popytu może przyczynić się do poprawy rentowności firmy. Optymalizacja poziomu zapasów, lepsze planowanie produkcji (krótsze przestoje oraz czasy przezbrojeń) oraz efektywne wykorzystanie szans sprzedażowych prowadzą wprost do zwiększenia przychodów lub ograniczenia kosztów operacyjnych. Wymieniając korzyści z wdrożenia procesu Demand Planning w firmie warto też zwrócić uwagę na aspekty miękkie. Dla przykładu jednym z benefitów z systematycznego prognozowania popytu może być usprawnienie procesu wdrażania nowych produktów. Lepsze zrozumienie potrzeb rynku i analiza planowanego popytu w poszczególnych segmentach asortymentowych pozwala optymalizować portfel projektów R&D przedsiębiorstwa i angażować zasoby firmy w rozwój produktów wpisujących się w aktualne oczekiwania klientów.
Z jakich kroków składa się typowy proces planowania popytu?
Przebieg procesu Demand Planning może się różnić w zależności od specyfiki firmy oraz branży. Jednak projektując nowy proces w organizacji należy uwzględnić następujące zadania:
- Zbieranie danych: pozyskiwanie i przetwarzanie danych historycznych (dotychczasowe zamówienia i zakupy klientów, złożone zamówienia z przyszłą datą realizacji) oraz prospektywnych (trendy rynkowe, informacje o działaniach klientów, inne informacje, które mogą być przydatne z punktu widzenia planowania popytu).
- Prognozowanie sprzedaży: wykorzystanie wiedzy eksperckiej pracowników sprzedaży oraz modeli i metod analitycznych i statystycznych do oszacowania przyszłego zapotrzebowania i planowanych wolumenów sprzedaży.
- Komunikacja wewnątrzfirmowa i przegląd prognoz: zaangażowanie zespołów i departamentów funkcjonalnych (sprzedaż, marketing, produkcja, zakupy, controlling) w rewizję i uzgodnienie prognozy sprzedaży do informacji spływających od wszystkich interesariuszy oraz celów strategicznych i operacyjnych firmy.
- Planowanie zapasów i produkcji: przetworzenie prognozy popytu na plany operacyjne pozwalające na optymalizację poziomów zapasów oraz harmonogramowania serii produkcyjnych.
- Analiza odchyleń: systematyczny proces monitorowania dokładności i trafności prognoz sprzedażowych zapewniający informację zwrotną dla optymalizacji procesu planowania popytu i poprawy jakości prognozowania popytu.
Wymienione powyżej czynności (uzupełnione o systematyczną ewaluację procesu pod kątem osiągania zamierzonych celów biznesowych oraz możliwych usprawnień) tworzą spójny cykl, powtarzany okresowo zgodnie z ustalonym harmonogramem procesu. Najczęściej Demand Planning odbywa się z częstotliwością miesięczną, co sprawia że organizacja dość szybko może nauczyć się nowego procesu i wypracować efektywne metody realizacji poszczególnych zadań.
Czy Demand Planning potrzebuje systemu IT?
Prognozowanie popytu może być wdrożone w organizacji bez dedykowanych rozwiązań IT. Niemniej jednak proces oparty wyłącznie na arkuszach kalkulacyjnych będzie mniej efektywny i dokładny niż w przypadku, gdy skorzystamy ze specjalizowanych rozwiązań IT. Oprogramowanie wspierające proces Damand Planning pozwala zautomatyzować zadania związane z zbieraniem i przetwarzaniem danych oraz prognozowaniem ilości sprzedaży. Z kolei automatyzacja procesu przekłada się bezpośrednio na oszczędności czasu oraz ograniczenie błędów.
Rozwiązania IT wspierają także przepływ informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu. Zapewniają większe zaangażowanie różnych działów funkcjonalnych, większą transparentność procesu, możliwość szybkiego reagowania na pojawiające się zmiany.
W ten sposób wykorzystanie systemów IT, takich jak np. FlexiReporting, przy wdrożeniu procesu Demand Planning zwiększa szansę, iż projekt zakończy się sukcesem. Dobrze zaprojektowany proces prognozowania popytu w połączeniu z efektywnym wsparciem ze strony narzędzi IT może stanowić istotny element budowania przewagi konkurencyjnej firmy.
