Efekty wdrożenia FlexiClosing w Grupie Polpharma

Sprawdź jak wykorzystywane jest nasze rozwiązanie i jakie przyniosło to korzyści.

W listopadzie 2017 Grupa Polpharma wdrożyła system FlexiClosing, rozwiązanie wspierające proces zamknięcia miesiąca, dostępne w ramach platformy FlexiSolutions.

O tym czy nowe rozwiązanie spełniło oczekiwania i w jaki sposób zmieniło pracę zespołu księgowego rozmawiamy z Kamilem Czerwińskim, Dyrektorem Centrum Usług Finansowych Grupy Polpharma, które odpowiada za obsługę finansowo-księgową polskich spółek Grupy.

Opis wdrożenia FlexiClosing w Grupie Polpharma


Jakie były Pańskie oczekiwania przed wdrożeniem systemu?

Naszym głównym celem była poprawa jakości zamknięcia miesiąca dla najważniejszych spółek obsługiwanych przez Centrum Usług Finansowych. Proces zamknięcia w Grupie Polpharma jest o tyle utrudniony, że angażuje osoby pracujące w różnych lokalizacjach – większość księgowych CUF zlokalizowana jest w centrali firmy w Starogardzie Gdańskim, ale w procesie zamknięcia uczestniczą również księgowi, kontrolerzy i specjaliści z innych działów, którzy na co dzień pracują w naszych dwóch biurach w Warszawie oraz fabrykach w Sieradzu, Nowej Dębie i Duchnicach.

Takie rozproszenie geograficzne sprawiało, że znaczna część komunikacji odbywa się telefonicznie bądź mailowo. Nie ukrywam, iż mimo sprawnie funkcjonujących i dobrze zintegrowanych rozwiązań klasy ERP i Workflow wewnętrznie czuliśmy, że istnieje jeszcze pewien potencjał do usprawnień naszego zamknięcia – właśnie w obszarze komunikacji i koordynacji pracy zespołu.

Kto i w jaki sposób obecnie korzysta z systemu w Państwa firmie?

W chwili obecnej z systemu korzysta przeszło 80 osób. Są to w większości pracownicy zespołu księgowego – księgowi i team leaderzy, którzy wykonują przypisane do nich zadania zgodnie z harmonogramem zamknięcia „dyktowanym” przez system. Dużą grupę użytkowników stanowią także przedstawiciele działów biznesowych – menadżerowie i pracownicy operacyjni innych działów, którzy w ten sposób przekazują nam dane i dokumenty niezbędne do wykonania księgowań wymaganych do pełnego rozliczenia kosztów, naliczenia acruali i zamknięcia ksiąg.

Oczywiście nie można zapomnieć o kluczowych osobach z pionu finansowego. Dyrektor Finansowy ds. Konsolidacji i Planowania to jeden z większych entuzjastów nowego rozwiązania – nawet jeżeli nie zagląda do systemu codziennie, to wysoce ceni komfort możliwości kontrolowania przebiegu procesu bez konieczności wymiany dodatkowych maili.

FlexiClosing pomógł wychwycić niedoszacowane zadania

 

Czy wdrożenie systemu wpłynęło jakoś na proces zamknięcia miesiąca?

Po wdrożeniu systemu wszyscy – księgowi, team leaderzy i menadżerowie w pionie finansowym – zaczęli przyglądać się zadaniom wykonywanym w trakcie zamknięcia miesiąca. Dla przykładu już sam fakt opisania procesu i podzielenia go na zadania sprawił, że udało nam się zidentyfikować i wyeliminować zadania związane z przygotowaniem raportów, z których od dłuższego czasu nikt nie korzystał.

Po kilku miesiącach pracy zaczęliśmy wdrażać drobne usprawnienia, koncentrując nasze wysiłki na eliminacji „wąskich gardeł” – system pozwolił nam z dużą łatwością wychwycić zadania, które były niedoszacowane przez co systematycznie się opóźniały powodując kaskadowe niedotrzymywanie terminów kolejnych kroków zamknięcia.

Jak ocenia Pan pracę z systemem w perspektywie 6 miesięcy od zakończenia projektu?

Mówiąc krótko system się przyjął i wydaje się, że na stałe dołączył do standardowego zbioru narzędzi wykorzystywanych przez zespół. W trakcie zamknięcia miesiąca nasi pracownicy skrupulatnie rejestrują wykonanie poszczególnych zadań we FlexiClosing.

Po wdrożeniu systemu cały przepływ informacji odbywa się w systemie – spływające dane, kalkulacje przeszacowań, pliki uzgodnieniowe widoczne są jako załączniki do zadań bez konieczności przeszukiwania poczty elektronicznej. To, że wszystkie potrzebne informacje i statusy mamy w jednym miejscu jest naprawdę dużym benefitem dla całego zespołu CUF.
Pewnym zaskoczeniem dla mnie jest bardzo pozytywne przyjęcie systemu przez „biznes” – menadżerowie komórek dostarczającym nam informacji źródłowych dbają o terminowe załączanie odpowiednich danych i na bieżąco informują nas o zmianach osób odpowiedzialnych za współpracę z nami.

Patrząc z perspektywy menadżerskiej można powiedzieć, że wdrożenie systemu pozwoliło nam lepiej zrozumieć i kontrolować pracę wykonywaną w procesie zamknięcia miesiąca. Budująca się wiedza i samoświadomość pozwala nam teraz w sposób ustrukturyzowany poprawiać jakość pracy, przekładając się na większą pewność raportowanych wyników finansowych oraz komfort pracy zespołu, który w każdym momencie wie co ma robić i potrafi elastycznie reagować w przypadku pojawiających się incydentów.


Chcesz wiedzieć jakie korzyści rozwiązanie FlexiClosing może przynieść dla Twojej firmy?

Z naszych rozwiązań korzystają zarówno największe polskie firmy jak i dynamicznie rozwijające się średnie przedsiębiorstwa poszukujące sprawdzonych, skutecznych rozwiązań, pozwalających na poprawę efektywności procesów finansowych i sprawozdawczych.