Zautomatyzowane zarządzanie dla nowoczesnej księgowości

Podnosząc efektywność i jakość wykonywanej pracy, nasze rozwiązania przynoszą naszym Klientom wymierne korzyści.

Dzięki zastosowaniu opartych o innowacyjne i nowoczesne systemy FlexiSolutions rozwiązań, usprawnisz i zautomatyzujesz pracę zespołów księgowych.

Proces zamknięcia miesiąca

Proces zamknięcia miesiąca (lub zamknięcie finansowe) sprowadza się zasadniczo do pełnego uzgodnienia wszystkich kont bilansowych oraz analitycznego przeglądu kont, rachunku zysków i strat. Najlepszym sposobem na zarządzanie procesem zamknięcia miesiąca jest co miesiąc monitorowana i ulepszana w celu optymalizacji procesu lista kontrolna.

Celem zamknięcia jest uzyskanie pewności, że dane finansowe firmy są kompletne, dokładne i mogą być następnie publikowane w odpowiednim czasie. W praktyce, nie ma absolutnie żadnego powodu, dla którego zamknięcie miesiąca nie mogłoby być wykonane w ciągu 3-5 dni roboczych.

Problemy i wyzwania Klientów

Wiele firm doświadcza jednak, w związku ze sprawnym zamknięciem miesiąca, szeregu trudności, wynikających w głównej mierze z:

  • Nieformalnego podejścia do realizacji procesu bez precyzyjnego rozdzielenia odpowiedzialności i czasu realizacji.
  • Wykorzystywania arkuszy kalkulacyjnych i formatek do zarządzania procesem.
  • Używania poczty elektronicznej do zatwierdzania zadań.
  • Braku dostępu do informacji w realnym czasie „tu i teraz”.


Dlaczego firmy w dalszym ciągu używają arkuszy kalkulacyjnych i dzielonych folderów do zarządzania sowimi kluczowymi procesami?

Można przyjąć, że jest to wygodne, a wykorzystywanie wielu narzędzi wspierających proces sprawia wrażenie usystematyzowanej pracy. Ale czy to wszystko jest potrzebne?

FlexiClosing pozwala na ustrukturyzowanie i zautomatyzowanie procesu zamknięcia miesiąca w ramach tylko jednego narzędzia.

  • Zarządzanie harmonogramem zamknięcia miesiąca z precyzyjnymi opisami poszczególnych zadań.

  • „Asystent” księgowego, który przypomina o zadaniach i upływających terminach.
  • Bieżąca kontrola nad przebiegiem procesu „tu i teraz”.
  • Zarządzanie dokumentacją księgową.
  • Efektywna komunikacja w zespole i wymiana informacji z działami biznesowymi.
  • Baza wiedzy procedur i standardów księgowych.


Problemy i wyzwania Klientów - przykładowy scenariusz

Globalna firma produkcyjna zdecydowała o zmianie zasad dostarczania danych finansowych do konsolidacji, skracając termin procesu zamknięcia miesiąca do 3 dni roboczych.

Problematyczne okazało się dotrzymanie tak ambitnie postawionego celu z wykorzystaniem dotychczasowego podejścia. Poszczególne jednostki zamykały miesiąc w oparciu o własne, zarządzane w arkuszu kalkulacyjnym listy kontrolne, komunikując się przy tym za pośrednictwem telefonu i poczty elektronicznej. Okazało się, że to, co było efektywne do tej pory, wymagało przemodelowania. Dodatkowo, kierownictwo firmy chciało mieć kontrolę nad realizacją procesu, zyskując pewność, że wszystkie zadania zostaną zrealizowane na czas.

Wdrożenie FlexiClosing umożliwiło rozwiązanie problemów firmy poprzez:
  • Standaryzację procesu zamknięcia miesiąca w ramach całej Grupy, a także całościowe uproszczenie procesu i poprawę jego efektywności.
  • Automatyzację zarządzania zamknięciem miesiąca i zwiększenie kontroli nad procesem poprzez możliwość monitorowania realizacji zadań.

Główne korzyści biznesowe, jakie może osiągnąć firma dzięki wdrożeniu FlexiClosing:

  • Unifikacja procesu i procedur zamknięcia miesiąca.
  • Poprawa efektywności poprzez lepszą organizację zadań.
  • Obniżenie ryzyka opóźnień.
  • Zwiększenie jakości poprzez eliminację błędów.
  • Zapewnienie kompletności zadań.
  • Ułatwienie zarządzania i monitorowania procesu.
  • Poprawę ergonomii pracy dzięki wykorzystaniu do zarządzania procesem jednego narzędzia.

Chcesz poznać pełnię możliwości rozwiązania FlexiClosing?