FlexiHRM pozwoli Ci zarządzać dokumentami pracowniczymi nie wstając od biurka

  • Konfigurowalny i ukierunkowany na unikanie błędów wieloetapowy proces rejestrowania dokumentów.
  • Rozbudowane zarządzanie dostępem do dokumentów oraz zaawansowane wyszukiwanie z personalizacją ustawień.
  • Zgodność z przepisami ustawy dopuszczającej prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej – integracja z elektronicznym podpisem.
  • Rejestrowanie w dzienniku akcji wykonywanych przez użytkowników (np. na potrzeby RODO).

FlexiHRM został opracowany z myślą o nowoczesnych firmach eliminujących tradycyjny obieg i zarządzanie dokumentami oraz optymalizujących codzienną pracę z dokumentami pracowniczymi poprzez wykorzystanie systemów informatycznych.


Najważniejsze cechy

Obsługa wszystkich dokumentów pracowniczych

W systemie odzwierciedlona jest struktura tradycyjnych teczek pracowniczych, zgodnie z wymaganiami kodeksu pracy. Dokumenty umieszczane są w obowiązkowych częściach A, B, C. Każdy dokument przypisany jest do kategorii, dzięki czemu łatwiej wyszukiwać dokumenty danego typu.

Poza dokumentami z akt osobowych, w systemie można przechowywać w ustrukturyzowany sposób dowolne inne dokumenty, włączając w to dokumenty dotyczące różnych form zatrudnienia: umowa o pracę, umowa cywilno-prawna, kontrakty, B2B (samozatrudnienie).

Nieograniczone wyszukiwanie dokumentów

Proces rejestrowania dokumentów uwzględnia ich opisywanie wieloma cechami. Każda z tak wprowadzonych wartości oraz dane automatyczne (jak np. daty) są parametrami, które można wykorzystać do wyszukiwania.

Wyszukiwarka pozwala na  ustawianie własnego układu kolumn wyników wyszukiwania, wyświetlania tylko tych kolumn, które dla danego użytkownika są istotne. Dla wielu parametrów wprowadzono możliwość wyszukiwania śródtekstowego. Ponadto dostępne są tradycyjne funkcje umożliwiające sortowanie i filtrowanie danych.

Dostęp do dokumentów

System jest przede wszystkim narzędziem pracy dla zespół HR. Każdy dokument po wyszukaniu można pobrać na pulpit, wydrukować lub przeczytać na ekranie w uniwersalnej przeglądarce PDF (ze wszystkimi jego funkcjami do przeglądania obrazów). Kluczowy użytkownik systemu może nadać na stałe (lub na wybrany okres) dowolnemu pracownikowi dostęp do nawet tylko jednej teczki osobowej lub dokumentów jednego pracownika. W praktyce można sobie wyobrazić, że w większych organizacjach każdy z pracowników HR zarządza dokumentami przypisanych mu działów, linii usług itp. Innym, często spotykanym rozwiązaniem jest przypisanie spraw kadry zarządzającej do jednej osoby. Wszystkie tego typu potrzeby są łatwo konfigurowalne w systemie.

Wprowadzono również możliwość obsługi dokumentów pracowniczych wielu podmiotów jednocześnie. Tzn. dostęp do dokumentów pracowników zatrudnionych w różnych podmiotach można nadać jednemu użytkownikowi, np. pracownikowi centralnej struktury HR, czy SSC.

Rejestrowanie dokumentów

System FlexiHRM jest zaprojektowany i opracowany specyficznie pod potrzeby zarządzania dokumentami pracowniczymi z uwzględnieniem przepisów prawa pracy, skali dokumentów i ich specyfiki. Nie jest to dodatek, rozbudowanie czy nakładka na już istniejące systemy. Integralnym elementem jest moduł do digitalizacji dokumentów, bezpośrednio wykorzystujący skaner i umożliwiający wczytanie (zeskanowanie) wielu dokumentów jednocześnie. Dokumenty te są automatycznie dzielone na pojedyncze zadania i wprowadzane do kolejki zadań oczekujących na przetworzenie (opisanie, ocenę jakości skanu itp.).

Aby skorzystać z możliwości prowadzenia akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej, dokumenty musza być opatrzone podpisem elektronicznym. W tradycyjnych rozwiązaniach, każdy dokument skanuje się pojedynczo, następnie podpisuję podpisem elektronicznym i na samym końcu osadza w elektronicznym archiwum. W przypadku FlexiHRM podpis elektroniczny (przypisany do wyznaczonego użytkownika) wbudowany jest w system i sama czynność podpisywania odbywa się automatycznie.

Przy setkach dokumentów do przetworzenia są to funkcjonalności znacząco upraszczające i skracające rejestrowanie dokumentów.

Kontrola jakości

FlexiHRM w module rejestracji dokumentów posiada wbudowany mechanizm workflow umożliwiający skierowanie opisanego dokumentu do jeszcze jednego użytkownika, weryfikującego poprawność wprowadzonych danych. Na każdym etapie przetwarzania dostępny jest obraz dokumentu.

Zgodność z przepisami

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych są automatycznie numerowane, aby zachować porządek chronologiczny. W przypadku usunięcia danego dokumentu z akt (np. po upływie zatarcia kary), następuje automatyczna korekta numeracji. Gdyby zaistniała taka potrzeba, użytkownik z właściwymi uprawnieniami może samodzielnie dokonać korekty numeracji. Przygotowana jest również możliwość wydrukowania pełnego wykazu znajdujących się w nich dokumentów.

Liczba części akt osobowych (obecnie A, B, C) jest nieograniczona. W zależności od potrzeb (np. zmieniających się przepisów) można utworzyć dodatkowe części (D) i kategorie dokumentów, które w nich powinny się znaleźć. Oznacza to, że FlexiHRM jest gotowy na zmiany zaprojektowane do wprowadzenia od 2019 roku.



Chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemu FlexiHRM?

Z naszych rozwiązań korzystają zarówno największe polskie firmy jak i dynamicznie rozwijające się średnie przedsiębiorstwa poszukujące sprawdzonych, skutecznych rozwiązań, pozwalających na poprawę efektywności procesów finansowych i sprawozdawczych.