• Jesteś odpowiedzialny za wdrażanie i utrzymanie w firmie standardów zarządzania projektami i portfelami projektów – masz opisane standardy ale ciężko Ci je skutecznie wprowadzić w życie?

  • Zbliża się przegląd projektowy, a Ty musisz podsumować statusy projektów w zbiorczej prezentacji dla Zarządu – Kierownicy Projektów dostarczają Ci wszystko w ostatniej chwili, a Ty musisz zdążyć?

  • Nie możesz być na każdym spotkaniu projektowym w firmie, Kierownicy Projektów nie zawsze informują Cię o tym co się kluczowego dzieje na ich projektach, a od Ciebie wymaga się, abyś był na bieżąco z sytuacją projektową w firmie?

  • Zarząd i Dyrektorzy mają szereg specyficznych pytań dotyczących sytuacji projektowej w firmie, a Tobie przygotowywanie odpowiedzi na te pytania zajmuje dużo czasu, chciałbyś mieć system, który Ci w tym pomoże?

Zarządzanie portfelami projektów - FlexiProject

 

FlexiProject to systemowe wsparcie dla Biura Zarządzania Projektami


Zapewnij wyczerpującą informację dla zarządu i menedżerów o aktualnej sytuacji projektowej firmy

  • Wykorzystując bogate możliwości tworzenia indywidualnych dashboard’ów użytkowników zbuduj dla każdego członka zarządu takie, które najbardziej odpowiadają ich potrzebom informacyjnym.

  • FlexiProject posiada szerokie możliwości łatwego tworzenia czytelnych raportów o aktualnej sytuacji projektowej firmy. Raz zaprojektowane raporty możesz zapisać i regularnie z nich korzystać. Takie raporty możesz udostępnić dla zarządu i kierownictwa firmy.

  • Możesz też szybko tworzyć raporty ad-hoc, odpowiadające na bieżące zapytania członków zarządu

Czytelna informacja o projektach w firmie


Wiedza o projektach realizowanych w firmie

Miej zawsze pełną wiedzę o tym, co się dzieje na projektach w Twojej firmie

  • W łatwy sposób zbuduj dla siebie dowolną ilość czytelnych dashboard’ów i raportów, które będziesz mógł zapamiętać w systemie i regularnie z nich korzystać.

  • Każdy systemowy raport możesz szybko wyeksportować do Excela i dalej nad nim pracować.

  • Jeśli chcesz mieć głębszą informację o konkretnym projekcie, to system komunikacji za pomocą ikon na harmonogramie pozwoli Ci szybko zorientować się, gdzie w projekcie są problemy. Dodatkowo funkcja wewnętrznych wątków dyskusyjnych przy zadaniach czy ryzykach projektowych pozwoli Ci szybko pozyskać pogłębioną wiedzę, jeśli będziesz jej potrzebował.


Organizuj przeglądy projektowe z zarządem lub komitetami sterującymi wykorzystując funkcję zautomatyzowanych przeglądów projektowych

  • System posiada dedykowany ekran „imitujący slajd .ppt” co oznacza, że zamiast spędzać Twój cenny czas na tworzenie kolejnej prezentacji w .ppt masz je od razu gotowe w systemie – w formatce przeglądu szereg informacji o projekcie wypełni się automatycznie, a obowiązkiem kierownika projektu jest tylko zamieszczenie zwięzłego komentarza.

  • W systemie możesz zaplanować dowolną liczbę przeglądów w przyszłości i wytypować projekty, które będą w nich uczestniczyć. Na dashboardzie każdego kierownika projektu pojawi się licznik, który będzie mu przypominał na kiedy ma uaktualnić informacje o swoim projekcie i zaznaczyć, że jego projekt jest gotowy na przegląd. W znacznej mierze unikniesz konieczności osobistego, telefonicznego czy mailowego przypominania kierownikom projektów o zbliżającym się przeglądzie.

  • Na ekranie planowanego przeglądu będziesz dla każdego projektu widział status, czy jego kierownik uzupełnił wymagane informacje i odznaczył go jako gotowy na przegląd.

  • W systemie możesz zapisać decyzje podjęte w trakcie przeglądu. System zapewnia Ci dostęp do wszystkich historycznych przeglądów, więc łatwo możesz wrócić do poprzednich decyzji i upewnić się czy zostały zrealizowane.

Przeglądy projektowe business review


Ułatwienie w realizacji powtarzalnych projektów

Ułatwiaj organizacji pracę nad realizacją powtarzalnych projektów

  • Jeśli Twoja organizacja realizuje systematycznie projekty o podobnym charakterze (np. projekty rozwoju nowych produktów, projekty remontowe, inwestycyjne, sprzedażowe lub inne) to dla takich projektów możesz sporządzić predefiniowane szablony.

  • Kierownik projektu rozpoczynając realizację projektu z szablonu ma od razu wypełnioną strukturę harmonogramu, budżetu, produktów i ryzyk, które może uzupełnić o specyficzne dla swojego projektu pozycje. Jest to duża oszczędność czasu dla całej organizacji a także świetny sposób na wdrożenie standardów zarządzania projektami w Twojej firmie.


Wdrażaj i utrzymuj standardy zarządzania projektami w Twojej organizacji

  • W systemie otrzymujesz szereg gotowych praktycznych rozwiązań, zaczerpniętych z najbardziej rozpowszechnionych na świecie metodyk, które możesz od razu wdrożyć w swojej organizacji. Są to m.in.:

    • Gotowa Karta Projektu i Karta Zamknięcia Projektu,

    • Gotowy dokument Wniosek o Zmianą (Change Request), które pozwoli Twojej organizacji w pełni kontrolować wszystkie zmiany w planie projektu,

    • Możliwość podzielenia projektu na Fazy (razem z zaprogramowanymi tzw bramkami po każdej fazie) zgodnie ze Stage Gate Methodology,

    • Prince2 mówi, że każdy projekt musi mieć przynajmniej dwie fazy – fazę planowania i realizacji – możesz to wymusić w systemie definiując odpowiedni szablon,

    • Elastyczna funkcjonalność projektowania ścieżek akceptacji

  • Definiuj w systemie uprawnienia mówiące o tym co powinien w trakcie planowania lub realizacji wykonywać kierownik projektu, członek zespołu projektowego lub sponsor

Wdrożenie standardów w zarządzaniu projektami


Przykładowa karta zamknięcia projektu

Buduj bazę wiedzy w zakresie zarządzania projektami w Twojej firmie

  • Spróbuj zapewnić, aby po zakończeniu każdego projektu kierownicy wypełniali kartę zamknięcia projektu. Jeśli tak się będzie działo to będziesz mógł w systemie wygenerować raport np. o „rekomendacji usprawnień” w projektach inwestycyjnych za ostatnie dwa lata. Taki raport może przeczytać każdy kierownik rozpoczynający podobny projekt i z pewnością pozwoli to mu uniknąć szeregu błędów.

  • Do każdego produktu i zadania w systemie możesz zamieścić tzw. best practices, czyli najlepsze przykłady tego jak wykonać dane zadanie czy produkt. Jeśli do Twojej organizacji często dołączają nowi pracownicy to takie rozwiązanie pozwoli im szybko realizować zadania zgodnie z oczekiwaniami Twojej organizacji. Jest to również rozwiązanie pozwalające wdrażać i egzekwować najlepsze standardy pracy.


Umów się na prezentację FlexiProject i sprawdź jak sprawnie zarządzać portfelami projektów w swojej firmie!

Nasze systemy usprawniły już procesy wielu Klientów