Comiesięczna prognoza sprzedaży per klient i produkt

System FlexiReporting to znacząca optymalizacja organizacji procesu przygotowania prognozy.

 

Firmy często nie są w stanie regularnie przygotowywać prognozy wyników ponieważ proces ten absorbuje zbyt dużo czasu. Spowodowane jest to zwykle trudnościami związanymi z wprowadzaniem i weryfikowaniem dużej porcji informacji do powiązanych plików excela lub mało skutecznego systemu raportowego.

Nasza modelowa spółka budowała prognozy z dokładnością do klienta i produktu. Każda zmiana prognozy wiązała się w wprowadzaniem dużej ilości danych na poziomie klient/produkt. Przygotowanie przez zespół sprzedażowy plików do formatu oczekiwanego przez dział kontrolingu zabierało kilka a czasami nawet kilkanaście dni. Brakowało szczegółów przygotowywanych analiz, a finalnie wykorzystywane do tego celu powiązane pliki excela nie wytrzymywały obciążenia liczbą danych i zamieszania wywołanego przez wielu użytkowników, chcących tworzyć swoją część prognozy jednocześnie.

To co może zaproponować system FlexiReporting to zmiana organizacji procesu przygotowania prognozy. Optymalizacja procesu, mająca na celu uzyskanie wymaganych efektów w wyznaczonej perspektywie czasowej. W przytoczonym poniżej modelowym procesie decydująca była organizacja procesu w systemie raportowym, ale też zaangażowanie kierownictwa i pracowników spółki w terminowa realizację zadań.

Oto jak zaprogramowany był proces przygotowania prognozy po wdrożeniu systemu FlexiReporting:


 

DZIEŃ PIERWSZY

 


09:00 – 10:00

Zarząd zlecił przygotowanie prognozy wyniku.

 

10:30 – 11:30

Manager kontrolingu zorganizował spotkanie i przekazał wytyczne dotyczące przygotowania prognozy w systemie FlexiReporting i harmonogram czasowy zadań na najbliższe 2 dni.

 

11:30

Dział kontrolingu udostępnił formatki do wprowadzenia prognozy sprzedaży. W formatkach widoczne były już dane z poprzedniej wersji prognozy.

 

11:15 – 13:00

Dział marketingu zweryfikował asortyment produktów, oznaczając produkty które są wycofywane z oferty i wprowadzając nowe produkty. Dla każdego z produktów wyznaczył klucze alokacji oparte na danych historycznych lub klucze alokacji przygotowane indywidualnie. W polach komentarza formatki budżetowej opisał planowane aktywności marketingowe dla danego produktu i grup produktów. Dane te były łatwo dostępne dla wszystkich innych użytkowników systemu. W szczególności stały się istotnym wkładem do dalszej pracy zespołu sprzedażowego.

 

13:00 – 17:00

Zespół sprzedażowy rozpoczął weryfikację poziomu sprzedaży. Zmiana poziomu sprzedaży była łatwo modyfikowalna dzięki funkcjonalnościom systemu FlexiReporting. Korygowano zaznaczone kwoty o wpisany wskaźnik procentowy. W innych przypadkach wprowadzano oczekiwaną kwotę i system automatycznie alokował ją na podstawie struktury korygowanych danych. Każdy z pracowników wprowadzających dane do formatki po zakończeniu swojej pracy zmieniał status z na <WYSŁANE>.

Poniżej fragment formatki do wprowadzania prognozy sprzedaży:

Jak wygląda formatka wprowadzania prognozy we FlexiReporting

Zespół sprzedażowy weryfikował też klucze alokacji sprzedaży na produkty. Przez cały czas możliwe było przeliczanie wpisanych parametrów i obserwowanie uzyskanych wyników, a następnie wprowadzanie kolejnych korekt i ponowne analizowanie wyników. Dzięki zoptymalizowanej bazie danych przeliczenia trwały od kilku do kilkunastu sekund. Każdy pracownik miał ustawiony dostęp do wyznaczonych klientów. Wszyscy pracowali jednocześnie bez obawy o utratę wprowadzonych danych, ponieważ były one zapisywane w bazie danych.
W oddzielnej formatce zweryfikowane zostały warunki handlowe klientów oraz aktywności promocyjne (np. poziom rabatów związany ze zmianami w terminarzu akcji handlowych).
Z łatwością dzięki uproszczonej strukturze klientów systemu FlexiReporting każdy pracownik wyszukiwał swoich klientów i nanosił odpowiednie zmiany. W raportach od razu przeglądano otrzymane wyniki w odniesieniu do danych historycznych i budżetowych.

 

12:00 – 17:00

Manager kontrolingu z managerami innych działów weryfikował koszty pozostałych obszarów działalności (koszty administracyjne, koszty logistyczne). Dane wprowadzane były bezpośrednio do bazy danych za pomocą udostępnionej formatki. Formatka pozwalała zapisać dowolny komentarz o danym koszcie, a dzięki słownikowi „linii kosztowych” dany koszt trafiał do odpowiedniej linii rachunku wyników. Użytkownicy systemu od razu mogli obejrzeć wyniki swojej pracy, również porównane do danych historycznych i budżetu (lub poprzedniej wersji prognozy).


 

DZIEŃ DRUGI

 


09:00 – 11:00

Szef zespołu sprzedażowego na raporcie widział zaawansowanie uzupełniania formatek prognostycznych. Przy każdym kliencie wyświetlała się informacja czy prognoza została uzupełniona i czas kiedy formatka zmieniła status z na <WYSŁANE>. Szef zespołu sprzedażowego przeanalizował wyniki poszczególnych klientów i zmienił status na lub . Po uzyskaniu statusu < DO WERYFIKACJI > formatka budżetowa znów była odblokowana do edycji i pracownik działu sprzedaży poprawiał wyniki zgodnie z wytycznymi szefa.

Poniżej widok statusu procesu akceptacji:

Jak sprawdzić status procesu akceptacji we FlexiReporting

11:00 – 12:00

Finalnie zweryfikowane zostały dane sprzedaży i wyniki alokacji. Prognozy wszystkich klientów uzyskały status <ZATWIERDZONY>

 

12:00 – 14:00

Dział marketingu widząc finalną wersję prognozy sprzedaży nanosił poprawki na plan marketingowy. W przygotowanych formatkach prognostycznych widział wydatki zrealizowane do tej pory oraz budżet na kolejne miesiące.

 

14:00 – 15:00

Manager działu kontrolingu sprawdził wyniki prognozy w systemie. Od początku procesu prognozowania na dedykowanym raporcie obserwował statusy uzupełnienia poszczególnych formatek do wpisywania danych. Miał szybką informację, gdzie trzeba zareagować aby prognoza była przygotowana na czas. Teraz zorganizował spotkanie na którym zaprezentował szefom innych działów wyniki prognozy i w decyzyjnym gronie uzgodnił finalne poprawki. Dostępne były wyniki w przekroju na klienta i produkty. Każdy mógł oglądać wyniki swoich prognoz w systemie i przygotować się do ewentualnych pytań ze strony zarządu.

 

15:00 – 16:00

Naniesione zostały finalne poprawki. Prognoza była gotowa do zaprezentowania przed zarządem. Przygotowane prognozy dla poszczególnych produktów stały się bazą dalszych analiz dla działu zapewnienia podaży produktów (który dbał aby na magazynie dostępne były towary pod planowaną sprzedaż).

 

16:00 – 17:00

Na spotkaniu zarządu zaprezentowana została aktualna prognoza wyników firmy.


Optymalnie zorganizowany proces prognozowania przełożony na sukces zespołu

System dawał możliwość sterowania wynikiem w łatwy sposób, optymalnie wykorzystując dane historyczne, dostępną wiedzę i doświadczenie pracowników firmy. W efekcie, w krótkim czasie (nasze tytułowe 2 dni robocze) powstała nowa prognoza spółki. Proces nie zabrał dużo czasu poszczególnym pracownikom, a przedstawiona prognoza zyskała zaufanie Zarządu.