Jak zrobić dobry plan projektu? Najważniejsze elementy

Jak zrobić dobry plan projektu?

Wielu osobom plan projektu kojarzy się harmonogramem projektu (wykresem Gantta), w którym określone są zadania projektowe, przypisana odpowiedzialność za ich realizację, terminy początku i końca, powiązania pomiędzy zadaniami. Takie skojarzenie ma jednak tylko częściowe uzasadnienie, bowiem dobry plan projektu jest pojęciem znacznie szerszym.

Zanim przyjrzymy się, jak zrobić dobry plan projektu i z czego powinien się składać, zastanówmy się, dlaczego plan projektu jest potrzebny i z jakiego powodu jest aż tak ważny. Jedna z najlepszych metodologii zarządzania projektami Prince 2 mówi, że każdy projekt musi mieć przynajmniej dwie logiczne Fazy – Fazę Planowania i Fazę Realizacji. Krótko mówiąc, nie da się zarządzać skutecznie fazą realizacji, jeśli nie mamy punktu odniesienia, czyli planu.

Plan jest ważny, ponieważ zanim wydamy pierwsze pieniądze na realizację projektu, jesteśmy zmuszeni do przemyślenia tego, co chcemy zrobić. Im głębiej jesteśmy w procesie planowania, tym więcej pojawia się nowych informacji i detali, które odpowiednio uwzględnione w planie, wpłyną pozytywnie na późniejszy sukces projektu. Plan pomaga lepiej skoordynować i podzielić pracę wśród członków zespołu projektowego. Plan pozwala lepiej komunikować się z interesariuszami projektu. Wreszcie, plan pozwala nam stwierdzić, czy zdążymy z realizacją projektu, czy zrealizujemy go w założonych kwotach, czyli pozwala nam dobrze zarządzać fazą realizacji projektu.

Wielu kierowników projektu woli działać, mieć poczucie „wiatru we włosach”, a nie spędzać godziny i dni na żmudnym planowaniu – w zarządzaniu projektami jest to złudne poczucie tego, że pracujemy w sposób mądry. Słaby plan powoduje szereg problemów różnej natury w trakcie realizacji projektu – przy słabym planie możecie być w 100% pewni, że takie problemy wystąpią.


//  Elementy i podejście opracowania dobrego planu projektu


  1. Ramowe zdefiniowanie projektu

Na początku powinniśmy określić ramowe założenia projektu:

  • Efekt/produkt projektu – zdefiniowanie, co chcemy osiągnąć w wyniku zrealizowania projektu, jaki ma być jego finalny produkt końcowy, najważniejsze kamienie milowe oraz zakres. Definiując zakres projektu, warto też powiedzieć, co w ten zakres po prostu nie wchodzi.
  • Uzasadnienie biznesowe projektu – tutaj zastanawiamy się, jakie problemy lub szanse organizacji ma projekt zaadresować. Jakie są szacowane i oczekiwane efekty biznesowe projektu. Nie wystarczy wiedzieć precyzyjnie, co chcemy zrobić, równie ważna, jak nie ważniejsza, jest precyzyjna wiedza o tym, po co chcemy to zrobić.
  • Stwierdzenie, jakie cele strategiczne będzie wspierał projekt.
  • Określenie ramowego budżetu projektu – warto zastanowić się nad przedziałem, w jakim budżet powinien się zmieścić.
  • Zdefiniowanie najważniejszych ryzyk projektowych.
  • Zdefiniowanie głównych faz, z jakich projekt ma się składać.
  • Określenie zasobów i kompetencji wymaganych do tego, aby projekt zrealizować.

Tak zdefiniowane ramy projektu najczęściej są zebrane w dokumencie nazywanym Kartą Projektu lub tzw. Project Charter. Karta Projektu umożliwia sponsorowi projektu podjęcie decyzji o uruchomieniu fazy planowania projektu.

  1. Zdefiniowanie produktów projektu

Dobre zdefiniowanie i opisanie produktu/produktów końcowych projektów oraz produktów częściowych, które są wymagane dla osiągnięcia finalnego efektu, jest jednym z najważniejszych działań do zrealizowania w trakcie tworzenia planu projektu. Dobrym pomysłem jest opracowanie tzw. Product Breakdown Structure (PBS), a potem Product Flow Diagram (PFD). PBS pozwala zdekomponować produkty finalne na odpowiednie podprodukty, a PFD pozwala opracować sekwencję czasową ich tworzenia. Każdy produkt powinien być możliwie precyzyjnie opisany, aby było jak najmniej pola do dwuznacznej interpretacji przez zespół projektowy. Dobre zdefiniowanie i opisanie produktów projektu jest niezmiernie ważne dlatego, że pociąga ono za sobą planowanie zadań, budżetu, zasobów i ryzyk. Jeśli w opisach produktów zostawimy szereg niedopowiedzeń, będą się one charakteryzowały brakiem precyzji. A co za tym idzie, ten sam brak precyzji zostanie odzwierciedlony w harmonogramie, budżecie oraz planie zasobów. Dzieje się tak, ponieważ jedną z najbardziej preferowanych metod planowania harmonogramu, zasobów i budżetu, jest metodologia o nazwie Product Based Planning.

  1. Product Based Planning, stworzenie harmonogramu projektu

Mając dobrze opisane produkty i zakres projektu wiemy, co chcemy zrobić. Nadszedł zatem czas na określenie, jak chcemy to wykonać. Harmonogram wato zacząć od zbudowania tzw. Work Breakdown Structure (WBS), czyli odpowiednio ułożonej listy zadań, które należy wykonać, aby opracować zdefiniowane produkty projektu. W ramach tej listy warto umieścić kamienie milowe projektu. Dopiero, kiedy upewnimy się, że mamy dobrą listę wszystkich zadań i że jest ona kompletna, warto przejść do określenia odpowiedzialności za ich realizację, określić daty początku i końca dla każdego zadania oraz zbudować wzajemne zależności pomiędzy zadaniami. W ten sposób zbudujemy tzw. wykres Gantta projektu.

  1. Opracowanie budżetu projektu

Analizując każde, widoczne na harmonogramie Gantta zadanie, zastanawiamy się nad wydatkami, które musimy ponieść na zrealizowania projektu. W ten sposób skompletujemy wszystkie potrzebne pozycje budżetowe oraz oszacujemy kwoty (jest kilka metod szacowania kwot, ale ich opis wykracza poza zakres niniejszego artykułu). Czasami wystarczy podać całkowite kwoty dla każdej pozycji budżetowej, a czasami firmy wymagają ich rozbicia na poszczególne miesiące trwania projektu.

  1. Opracowanie planu zasobów

W harmonogramie Gantta przypisaliśmy odpowiedzialność za realizację zadań, czyli w jakimś zakresie wylistowaliśmy potrzebne do zrealizowania projektu zasoby ludzkie. Tę listę należy uzupełnić o wszystkich członków zespołu projektowego i wówczas, dla każdej osoby określić stopień zaangażowania w projekt. Stopień zaangażowania w projekt możemy określić w %/w dniach/w godzinach – wszystko w zależności od potrzeb i przyjętej metodologii. Patrząc na plan zasobów, warto zadać sobie pytanie o to, czy dedykowane zasoby są wystarczające i posiadają odpowiednie kompetencje do dobrego zrealizowania projektu – doświadczenie mówi, że w wielu przypadkach tak nie jest. Jeśli projekt wymaga do realizacji innych zasobów, niż ludzkie, to planujemy je podobnie, jak zasoby ludzkie.

  1. Opracowanie planu ryzyk

Na tym etapie warto zidentyfikować wszystkie ryzyka projektowe, określić prawdopodobieństwo ich wystąpienia oraz potencjalny wpływ na projekt, przypisać odpowiedzialność za ich monitorowanie.

  1. Opracowanie planu komunikacji

Plan komunikacji wymaga zdefiniowania wszystkich istotnych interesariuszy projektu, określenia ich potrzeb informacyjnych, a następnie opracowania planu działań, które miałby te potrzeby zaadresować.

Wszystkie przedstawione powyżej elementy są razem planem projektu. Przed przejściem projektu w fazę realizacji, plan powinien zostać zatwierdzony przez sponsora projektu.


Jak system informatyczny może wesprzeć stworzenie dobrego planu projektu?

Wiele firm planuje projekty, używając do tego celu rozwiązań opracowanych w MS Excell. To możliwe, Excel umożliwia opracowanie całkiem niezłego planu projektu, zawierającego wszystkie jego elementy.

Na rynku istnieje jednak spora ilość specjalnie zdefiniowanych do tego celu programów, jak m.in. oprogramowanie FlexiProject, które wspierają planowanie projektu i które zawierają wszystkie potrzebne funkcjonalności do stworzenia planu projektu:

  1. System FlexiProject posiada rozbudowaną, gotową Kartę Projektu, czyli tzw. Project Charter.
  2. FlexiProject jest dostosowany do podziału projektu na dowolną ilość Faz, czyli w łatwy sposób można oddzielić fazę planowania od fazy realizacji.
  3. W systemie, po odpowiedniej systemowej akceptacji sponsora projektu, można zapisać plan projektu i na jego tle śledzić realizację.
  4. System posiada rozbudowane moduły zarządzania zasobami i ryzkami projektowymi – pozwala je zaplanować, a następnie śledzić wykonanie.
  5. W systemie istnieje dokument „wniosek o zmianę w planie” (tzw. Change Request), który wypełnia menedżer projektu, jeśli zaszły uzasadnione okoliczności, aby zmienić plan projektu. Zmiany projektu muszą przejść zdefiniowaną w systemie ścieżkę akceptacji, czyli odbywają się pod pełną kontrolą.