FlexiSolutions

Kluczowe wskaźniki efektywności – projektowanie KPI

Kluczowe Wskaźniki Efektywności, czyli KPI (Key Performance Indicators), to nieodłączny element zarządzania finansami i operacjami w każdej nowoczesnej organizacji. Niezależnie od branży, KPI pomagają w ocenie wyników, identyfikacji słabych punktów i usprawnieniu procesów decyzyjnych. Dla działów controllingu i sprawozdawczości w dużych spółkach, gdzie decyzje często podejmuje CFO, główny księgowy czy specjaliści ds. rachunkowości, właściwy wybór i monitorowanie KPI jest kluczowe.
system controllingu / KPI

Ale jakie KPI wybrać? Czy istnieją „dobre” i „złe” wskaźniki? I jak je właściwie zastosować w codziennej pracy kontrolerów i analityków finansowych? W tym artykule podpowiemy, jak projektować KPI, które rzeczywiście przekształcą Twoje dane w wartościowe informacje, umożliwiające podejmowanie skutecznych decyzji biznesowych. Przekonasz się, że nie każdy wskaźnik jest równie użyteczny i że klucz do sukcesu leży w umiejętnym dostosowaniu KPI do specyfiki i celów Twojej organizacji.

Poznajmy lepiej KPI, aby pomóc Ci skuteczniej zarządzać i osiągać lepsze wyniki w Twojej firmie.

Kluczowe wskaźniki efektywności - czym są?

Kluczowe wskaźniki efektywności, znane jako KPI, są niezbędne dla menedżerów i pracowników do mierzenia i monitorowania osiągnięć w różnych obszarach biznesowych. Wybierając kilka istotnych miar z dostępnych zmiennych, możesz skupić się na najważniejszych aspektach działalności i łatwiej ocenić, czy wyniki są zgodne z oczekiwaniami.

Ograniczenie liczby wskaźników do kilku podstawowych pozwala na prostą interpretację danych. Informacje są jasne: czy sytuacja jest dobra, czy zła, czy się poprawia, czy pogarsza, czy jest w normie, czy wymaga natychmiastowej uwagi.

Prezentacja KPI również ma znaczenie. Wykorzystanie różnych metod wizualizacji, takich jak wykresy, światła drogowe czy prędkościomierze, ułatwia zrozumienie i szybką ocenę wyników. Dzięki temu można efektywniej zarządzać firmą, oddziałem czy projektem.

Rodzaje wskaźników efektywności

Wskaźniki efektywności, znane jako KPI (Key Performance Indicators), można klasyfikować na kilka różnych sposobów, w zależności od ich celów i zastosowania.

 

Aby w pełni zrozumieć spektrum możliwości ich stosowania, warto przyjrzeć się praktycznym przykładom różnych rodzajów wskaźników efektywności.

wskaźniki KPI

Wskaźniki strategiczne

Wskaźniki strategiczne mają na celu dostarczenie syntezy kluczowych aspektów działania firmy lub jednostki biznesowej. Często są one używane w kontekście narzędzi do zarządzania wydajnością, takich jak Zrównoważona Karta Wyników (Balanced Scorecard). Te wskaźniki pomagają w monitorowaniu i realizacji strategii przedsiębiorstwa.

Wskaźniki finansowe

Wskaźniki finansowe bazują głównie na danych pochodzących z raportów finansowych. W tym kategorii znajdują się wskaźniki takie jak ROA (Return on Assets) i ROI (Return on Investment). W kontekście zarządzania i controllingu bardziej szczegółowe wskaźniki, takie jak marża brutto, marża operacyjna czy EBITA, są również istotne. Te wskaźniki można monitorować jako wartości procentowe lub jednostkowe.

W obszarze zarządzania kapitałem pracującym typowe wskaźniki finansowe to CCC (Cash Convercion Cycle, cykl konwersji gotówki), DSO (Days Sales Outstanding, rotacja należności), DIO (Days Inventory Outstanding, rotacja zapasów) oraz DPO (Days Payable Outstanding, rotacja zobowiązań).

Wskaźniki operacyjne

Wskaźniki operacyjne są najczęściej używane do oceny i pomiaru efektywności procesów biznesowych. Mogą one dotyczyć różnych parametrów, od czasu trwania operacji, przez wolumen wykonanej pracy, aż po jakość procesów. Na przykład, w elektrowniach atomowych, wskaźnikiem monitorowanym w trybie ciągłym jest temperatura rdzenia reaktora.

Ciekawostką jest, że jeden wskaźnik może być jednocześnie wskaźnikiem strategicznym i operacyjnym. Na przykład, jeżeli strategia firmy zakłada realizację zamówień w ciągu trzech dni, wskaźnik dotyczący terminowości dostaw będzie istotny zarówno dla ogólnej Karty Wyników przedsiębiorstwa, jak i dla monitorowania efektywności na poziomie operacyjnym.

Projektowanie KPi - praktyczne przykłady

Przytoczony przykład otwiera przestrzeń do krótkiej dyskusji różnych metod konstruowania kluczowych wskaźników efektywności. Co powinniśmy mierzyć, gdy celem firmy jest realizacja zamówień w terminie 3 dni roboczych? Poniżej kilka przykładów konkurencyjnych KPI:

  • średni czas realizacji zamówienia – pozwala obserwować ile czasu zajmuje przeciętnie dostawa do Klienta, ale daje informacji o tym jak często występują opóźnienia;
  • liczba zamówień opóźnionych – pozwala ustalić ile zamówień dotarło do Klienta w terminie późniejszym niż deklaruje firma;
  • % zamówień opóźnionych – odnosi liczbę zamówień opóźnionych do wolumenu wszystkich zamówień, tak by wartość wskaźnika była porównywalna w kontekście wzrostu obrotów firmy;
  • wartość zamówień opóźnionych – podnosi istotność wartości zamówień, sprawia, że duże zamówienia stają się „ważniejsze” w kontekście monitorowania wskaźnika KPI;
  • % zamówień wysłanych w ciągu 24 godzin od złożenia zamówienia – w przypadku korzystania z logistyki zewnętrznej, przesuwa monitorowanie na procesy znajdujące się wewnątrz organizacji; choć nie odnosi się literalnie do celu firmy sprawia, że wskaźnik monitoruje efektywność procesu za który pełną odpowiedzialność ponoszą menedżerowie i pracownicy firmy.

W tym miejscu ciężko wskazać, który ze wskaźników byłby najlepszy. Jeżeli wskaźnik KPI ma być powiązany z systemem premiowania pracowników lub menedżerów niezwykle ważne jest zaprojektowanie wskaźnika w taki sposób, by nie pozwalał na „grę” systemem premiowym (tj. osiąganie oczekiwanej wartości wskaźnika w sposób niekorzystny dla firmy). Z tego względu przy wyborze KPI istotny jest kontekst danej firmy oraz oczekiwania menedżerów odpowiedzialnych za danych cel lub proces biznesowy. Odnosząc się do przedstawionego przykładu, nie odpowiemy w tym artykule, który wskaźnik będzie najlepszy.

Praktyczne aspekty stosowania KPI

Jak powinno wyglądać wdrożenie KPI w firmie, by projekt zakończył się sukcesem? Po pierwsze konieczne jest precyzyjne zdefiniowanie wskaźników efektywności. Każdy ze stosowanych mierników musi posiadać jasną definicje opisującą w jaki sposób będzie mierzony, wyliczany i raportowany. Co to oznacza w praktyce? Definicja wskaźników KPI powinna zawierać co najmniej następujące informacje:

  • Jak często następować będzie aktualizacja KPI? Dla wskaźników operacyjnych może to być nawet interwał wyrażony w minutach czy godzinach – np. zużycie energii, wolumen produkcji wykonanej, liczba braków. Z drugiej strony dla wskaźników strategicznych raportowanie może się odbywać w cyklach kwartalnych lub nawet rzadziej. Dla przykładu pomiar satysfakcji klientów jako KPI strategicznego wiąże się z określonymi kosztami dla przedsiębiorstwa i w wielu przypadkach nie może być powtarzany zbyt często.
  • Skąd będą pozyskiwane dane do kalkulacji wskaźnika? Określenie systemów lub procesów, w których gromadzone będą dane wejściowe niezbędne do wyliczenia wartości KPI.
  • W jaki sposób wyliczana będzie wartość wskaźnika? W tym miejscu nie chodzi tylko o formułę obliczeniową, ale również szczegółową specyfikację reguł pozyskiwania i przetwarzania danych. Czy uwzględniamy całość danych czy tylko zdarzenia, transakcje, klientów które spełniają określone warunki?
  • Kto odpowiada za wyliczenia i zaraportowanie wartości wskaźnika?

Po drugie monitorowanie wskaźników KPI wymaga określenia wartości docelowych lub referencyjnych. Jeżeli wskaźnik efektywności ma działać jak system alertów lub „sygnalizacji świetlnej” to wartość bieżącą KPI musi mieć jakiś punkt odniesienia.

 

Dla wskaźników strategicznych wartość docelowa wynikać będzie ze strategii przedsiębiorstwa. Dla wskaźników finansowych czy sprzedażowych wartością referencyjną może być poziom ustalony w budżecie lub indywidualnych celach premiowych. Dla wskaźników operacyjnych – poziom odpowiadający oczekiwanej efektywności danego procesu lub zadania.

Wskaźniki efektywności biznesu

Dowiedz się więcej o wskaźnikach z perspektywy controllingu.

Monitorowanie KPI w systemie do controllingu

Dobre oprogramowanie do controllingu zapewnia spójny wielowymiarowy model danych integrujący informacje operacyjne i finansowe. Dzięki wdrożeniu systemu do controllingu firma daje sobie możliwość stałego monitorowania i analizy wskaźników KPI dla poszczególnych działów, linii produkcyjnych czy kanałów sprzedaży. Tego typu oprogramowania zapewnia kadrze zarządzającej dokładną i istotną informację, która jest konieczna do skutecznego zarządzania organizacją.

wpływ mssf
MSSF 16

Wpływ MSSF 16 na sprawozdanie finansowe

Adopcja MSSF jako standardu rachunkowości wpływa na przedstawienie wartości w sprawozdaniach finansowych, szczególnie w kontekście leasingu i najmu według MSSF16.

Artykuł analizuje te zmiany, wskazując, jak norma ta modyfikuje bilans, rachunek zysków i strat oraz sprawozdanie przepływów pieniężnych, podkreślając kluczowe różnice i nowe wyzwania w sprawozdawczości finansowej.

Czytaj więcej >
controlling w firmie produkcyjnej
Controlling

WEBINAR: Controlling w firmie produkcyjnej

Poznaj najlepsze praktyki controllingu w firmach produkcyjnych podczas bezpłatnego webinaru. Eksperci branżowi podzielą się swoją wiedzą i doświadczeniem, aby pomóc Ci zwiększyć efektywność produkcji i zoptymalizować koszty.

Czytaj więcej >
Budżetowanie w grupie kapitałowej
Budżetowanie

Budżetowanie w Grupie Kapitałowej

Budżetowanie w ramach Grup Kapitałowych jest procesem skomplikowanym, który wymaga uwzględnienia struktury grupy, różnorodności modeli biznesowych poszczególnych spółek, walut, transakcji wewnętrznych i różnic kulturowych.

Wiele firm z tego powodu ogranicza się do planowania na poziomie indywidualnych spółek, pomimo że skonsolidowany budżet jest kluczowy dla efektywnego zarządzania finansami całej Grupy. W artykule eksplorowane są wyzwania związane z budżetowaniem w grupach oraz przedstawiane są najlepsze praktyki w tym obszarze.

Czytaj więcej >
skonsolidowany bilans / system controllingu HR
Konsolidacja

Jak sporządzić skonsolidowany bilans?

Zastanawiasz się, jak skutecznie sporządzić skonsolidowany bilans w swojej firmie? Poznaj nasz praktyczny przewodnik, który krok po kroku prowadzi przez cały proces. Dowiedz się, jakie korekty nałożyć na jednostkowe bilanse spółek podlegających konsolidacji, aby zyskać dokładny i rzetelny obraz finansów całej grupy kapitałowej.

Czytaj więcej >
Korekty konsolidacyjne / kariera
Konsolidacja

Korekty konsolidacyjne – przykłady

Zdobądź konkretne wskazówki i przykłady, które pomogą Ci w efektywnym i precyzyjnym przygotowaniu skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Zrozum i zastosuj korekty konsolidacyjne w praktyce.

Dowiedz się, jak przeprowadzać korekty kapitałowe, wyłączać rozrachunki wzajemne i eliminować zyski lub straty ujęte w aktywach. Przeczytaj poradnik dla profesjonalistów w dziedzinie finansów i controllingu, zajmujących się tworzeniem skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

Czytaj więcej >

Dowiedz się więcej jak nasze rozwiązania pomogą usprawnić controlling w Twojej firmie