#
  • Oferta
    • Raportowanie zarządcze
    • Konsolidacja finansowa
    • Budżetowanie i prognozowanie
    • Planowanie i analizy HR
    • Alokacja kosztów
    • Sprawozdania finansowe
    • MSSF16
  • Rozwiązania
    • Nowoczesny kontroling
    • Optymalizacja procesów controllingu
    • System IT dla controllingu
    • Enterprise Performance Management (EPM)
    • Business Intelligence (BI)
    • Integracja z systemem ERP
    • Integracja z Microsoft Excel
  • Specjalizacje
    • Controlling finansowy
    • Controlling sprzedaży
    • Controlling produkcji
    • Controlling logistyki
    • Controlling marketingu
    • Konsolidacja sprawozdań finansowych
  • Nasi Klienci
  • Case studies
  • Blog
  • Kontakt

Kluczowe wskaźniki efektywności – projektowanie KPI w organizacji

Czym są kluczowe wskaźniki efektywności i jakie KPI powinny być uwzględniane w codziennej pracy kontrolerów i analityków? W praktyce takim wskaźnikiem może być dowolny parametr opisujący wyniki określonych działań. Najważniejsze w stosowaniu KPI jest właściwy dobór kluczowych miar dla danego obszaru biznesu.

Czym są kluczowe wskaźniki efektywności?

Kluczowe wskaźniki efektywności, nazywane są także wskaźnikami KPI, z ang. Key Performance Indicators. Stanowią one źródło informacji zwrotnej dla kadry menedżerskiej oraz pracowników. KPI pozwalają w syntetyczny sposób mierzyć osiągnięcia jednostek biznesowych lub monitorować przebieg określonych procesów operacyjnych.

W praktyce, wskaźnikiem efektywności może być dowolny parametr, o ile jego wartości odpowiednio opisują wyniki określonych działań. Istotą stosowania KPI jest dobór kluczowych miar spośród wszystkich zmiennych, które mogą być mierzone i analizowane w danym obszarze biznesowym. Najprościej mówiąc chodzi o to, by liczba wskażników KPI była ograniczona do kilku, góra kilkunastu mierników. Tak, by odbiorca informacji otrzymywał prosty przekaz – „dobrze” / „źle”, „lepiej” / „gorzej”, „w normie” / „alarm”.

Z tego względu myślenie o wskaźnikach KPI często wiąże się ze sposobem ich prezentacji. Wykresy, światła drogowe, alerty, prędkościomierze to jedne z najczęściej wykorzystywanych metod wizualizacji danych KPI. Taka forma raportowania kluczowych wskaźników efektywności poprawia percepcję odbiorcy i umożliwia szybką ocenę wyników firmy, oddziału, projektu czy menedżera.

Rodzaje wskaźników efektywności

Wskaźniki efektywności KPI możemy klasyfikować na wiele różnych sposobów. Najlepszym sposobem na zaprezentowanie pełnego spektrum możliwości stosowania KPI będzie zaprezentowanie praktycznych przykładów różnych wskaźników efektywności.

Wskaźniki strategiczne

Koncepcja stosowania strategicznych KPI ma na celu uchwycenie na jednym raporcie kluczowych parametrów pozwalających na ocenę działania firmy (lub jednostki biznesowej). Wskaźniki strategiczne zazwyczaj pojawiają się w kontekście stosowania Zrównoważonej Karty Wyników (Balanced Scorecard) lub innych koncepcji czy narzędzi monitorowania realizacji strategii przedsiębiorstwa.

Wskaźniki finansowe

Bazują na danych pochodzących z raportów finansowych przedsiębiorstwa. W tym gronie znajdziemy między innymi klasyczne wskaźniki rentowności spółki takie jak ROA (Return on Assets) czy ROI (Return on Investment). W raportowaniu zarządczym i zastosowaniu wskaźników KPI w controllingu częściej pojawiają się wskaźniki takie jak marża brutto, marża operacyjna czy EBITA. Takie wskaźniki mogą być monitorowane jako wartości % (iloraz marży oraz sprzedaży) lub jednostkowe (średnia marża generowana przez 1 sztukę bądź jednostkę sprzedaży).

W obszarze zarządzania kapitałem pracującym typowe wskaźniki finansowe to CCC (Cash Convercion Cycle, cykl konwersji gotówki), DSO (Days Sales Outstanding, rotacja należności), DIO (Days Inventory Outstanding, rotacja zapasów) oraz DPO (Days Payable Outstanding, rotacja zobowiązań).

Wskaźniki operacyjne

Operacyjne KPI stosowane są najczęściej do pomiaru efektywności procesów biznesowych. Mogą opisywać czas trwania wybranych operacji (w sekundach, godzinach, dniach), wolumen wykonanej pracy (ilości, kilogramy, m3), jakość przetwarzania (liczba błędów) lub inne parametry. W elektrowni atomowej takim wskaźnikiem, monitorowanym w trybie 24/7, jest zapewne temperatura rdzenia.

Co ciekawe wskaźnik operacyjny (tj. odnoszący się do efektywności procesu operacyjnego) może być jednocześnie wskaźnikiem strategicznym (tj. pokazującym wyniki organizacji w kontekście realizacji strategii). Dla przykładu, jeżeli wyróżnikiem strategicznym firmy jest realizacja zamówień klientów w ciągu 3 dni od ich otrzymania to bez wątpienia Karta Wyników całej firmy i każdego oddziału zawierać będzie wskaźnik terminowości dostaw. Czyli mówimy tu o wskaźniku operacyjnym pozwalający na monitorowanie efektywności procesu realizacji zamówień.

Praktyczne przykłady projektowania KPI

Przytoczony przykład otwiera przestrzeń do krótkiej dyskusji różnych metod konstruowania kluczowych wskaźników efektywności. Co powinniśmy mierzyć, gdy celem firmy jest realizacja zamówień w terminie 3 dni roboczych? Poniżej kilka przykładów konkurencyjnych KPI:

  • średni czas realizacji zamówienia – pozwala obserwować ile czasu zajmuje przeciętnie dostawa do Klienta, ale daje informacji o tym jak często występują opóźnienia;
  • liczba zamówień opóźnionych – pozwala ustalić ile zamówień dotarło do Klienta w terminie późniejszym niż deklaruje firma;
  • % zamówień opóźnionych – odnosi liczbę zamówień opóźnionych do wolumenu wszystkich zamówień, tak by wartość wskaźnika była porównywalna w kontekście wzrostu obrotów firmy;
  • wartość zamówień opóźnionych – podnosi istotność wartości zamówień, sprawia, że duże zamówienia stają się „ważniejsze” w kontekście monitorowania wskaźnika KPI;
  • % zamówień wysłanych w ciągu 24 godzin od złożenia zamówienia – w przypadku korzystania z logistyki zewnętrznej, przesuwa monitorowanie na procesy znajdujące się wewnątrz organizacji; choć nie odnosi się literalnie do celu firmy sprawia, że wskaźnik monitoruje efektywność procesu za który pełną odpowiedzialność ponoszą menedżerowie i pracownicy firmy.

W tym miejscu ciężko wskazać, który ze wskaźników byłby najlepszy. Jeżeli wskaźnik KPI ma być powiązany z systemem premiowania pracowników lub menedżerów niezwykle ważne jest zaprojektowanie wskaźnika w taki sposób, by nie pozwalał na „grę” systemem premiowym (tj. osiąganie oczekiwanej wartości wskaźnika w sposób niekorzystny dla firmy). Z tego względu przy wyborze KPI istotny jest kontekst danej firmy oraz oczekiwania i indywidualne menedżerów odpowiedzialnych za danych cel lub proces biznesowy. Odnosząc się do przedstawionego przykładu, nie odpowiemy w tym artykule, który wskaźnik będzie najlepszy.

Praktyczne aspekty stosowania KPI

Jak powinno wyglądać wdrożenie KPI w firmie, by projekt zakończył się sukcesem? Po pierwsze konieczne jest precyzyjne zdefiniowanie wskaźników efektywności. Każdy ze stosowanych mierników musi posiadać jasną definicje opisującą w jaki sposób będzie mierzony, wyliczany i raportowany. Co to oznacza w praktyce? Definicja wskaźników KPI powinna zawierać co najmniej następujące informacje:

  • Jak często następować będzie aktualizacja KPI? Dla wskaźników operacyjnych może to być nawet interwał wyrażony w minutach czy godzinach – np. zużycie energii, wolumen produkcji wykonanej, liczba braków. Z drugiej strony dla wskaźników strategicznych raportowanie może się odbywać w cyklach kwartalnych lub nawet rzadziej. Dla przykładu pomiar satysfakcji klientów jako KPI strategicznego wiąże się z określonymi kosztami dla przedsiębiorstwa i w wielu przypadkach nie może być powtarzany zbyt często.
  • Skąd będą pozyskiwane dane do kalkulacji wskaźnika? Określenie systemów lub procesów, w których gromadzone będą dane wejściowe niezbędne do wyliczenia wartości KPI.
  • W jaki sposób wyliczana będzie wartość wskaźnika? W tym miejscu nie chodzi tylko o formułę obliczeniową, ale również szczegółową specyfikację reguł pozyskiwania i przetwarzania danych. Czy uwzględniamy całość danych czy tylko zdarzenia, transakcje, klientów które spełniają określone warunki?
  • Kto odpowiada za wyliczenia i zaraportowanie wartości wskaźnika?

Po drugie monitorowanie wskaźników KPI wymaga określenia wartości docelowych lub referencyjnych. Jeżeli wskaźnik efektywności ma działać jak system alertów lub „sygnalizacji świetlnej” to wartość bieżącą KPI musi mieć jakiś punkt odniesienia. Dla wskaźników strategicznych wartość docelowa wynikać będzie ze strategii przedsiębiorstwa. Dla wskaźników finansowych czy sprzedażowych wartością referencyjną może być poziom ustalony w budżecie lub indywidualnych celach premiowych. Dla wskaźników operacyjnych – poziom odpowiadający oczekiwanej efektywności danego procesu lub zadania.

Monitorowanie KPI w systemie do controllingu

Dobre oprogramowanie do controllingu zapewnia spójny wielowymiarowy model danych integrujący informacje operacyjne i finansowe. Dzięki wdrożeniu systemu do controllingu firma daje sobie możliwość stałego monitorowania i analizy wskaźników KPI dla poszczególnych działów, linii produkcyjnych czy kanałów sprzedaży. Tego typu oprogramowania zapewnia kadrze zarządzającej dokładną i istotną informację, która jest konieczna do skutecznego zarządzania organizacją.

Więcej o wskaźnikach efektywności biznesu z perspektywy controllingu można przeczytać we wcześniej opublikowanym wpisie na naszym blogu klikając tutaj.

Innowacyjny system do raportowania, planowania i analiz

Poznaj system controllingowy FlexiReporting, który implementuje procesy budżetowania, prognozowania i raportowania projektów oraz pozwala na integrację z dowolnym systemem finansowo-księgowym.
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
31 sty 2023

Prognozowanie Cash Flow – różnice w planowaniu metodą pośrednią i bezpośrednią

Prognoza Cash Flow stanowi w firmie istotne narzędzie dyrektorów finansowych. Dobrze przygotowany Cash Flow zarówno w wariancie bezpośrednim jak i pośrednim pozwala na efektywne zarządzanie płynnością firmy. Czym w praktyce różni się podejście pośrednie i bezpośrednie do raportowania i planowania przepływów pieniężnych?
Więcej
18 sty 2023

Kluczowe wskaźniki efektywności – projektowanie KPI w organizacji

Czym są kluczowe wskaźniki efektywności i jakie KPI powinny być uwzględniane w codziennej pracy kontrolerów i analityków? W praktyce takim wskaźnikiem może być dowolny parametr opisujący wyniki określonych działań. Najważniejsze w stosowaniu KPI jest właściwy dobór kluczowych miar dla danego obszaru biznesu.
Więcej
10 sty 2023

Prognoza przepływów pieniężnych – efektywne zarządzanie płynnością firmy

Prognoza przepływów pieniężnych jest jednym z niezbędnych narzędzi CFO. Możliwość zaplanowania Cash Flow w perspektywie krótko- i średniookresowej pozwala na efektywne zarządzanie płynnością firmy. Jak zatem przygotować budżet i prognozę Cash Flow, żeby stanowiła dobre źródło informacji dla osób zarządzających?
Więcej
05 sty 2023

Program do budżetowania – funkcje i korzyści z wdrożenia

Nowoczesny kontroling potrzebuje odpowiednich narzędzi informatycznych. Program do budżetowania pozwala skutecznie automatyzować i optymalizować procesy przygotowania budżetów i prognoz. Jak działają programy do budżetowania? Czym różni się program do budżetowania od arkusza kalkulacyjnego? Poniżej prezentujemy przegląd możliwości i funkcji programów do budżetowania.
Więcej
19 gru 2022

Wskaźniki efektywności biznesu z perspektywy controllingu

Koniec roku to idealny czas, aby spojrzeć z boku na obecnie funkcjonujące procesy i narzędzia controllingu w firmie. Warto zastanowić się czy są one właściwe do aktualnych potrzeb biznesu. Co może być priorytetem dla działów controllingu w nadchodzącym roku? Jak istotną rolę stanowią dla organizacji wskaźniki efektywności?
Więcej
24 lis 2022

Optymalizacja controllingu w firmie

Dobrze działający controlling w firmie wspierany przez rozwiązania informatyczne skutecznie usprawnia zarządzanie organizacją. Dedykowany system controllingu zintegrowany z używanymi w firmie systemami pozwala na automatyzację procesów zbierania i przetwarzania danych operacyjnych i finansowych. Dzięki dobrze rozwiniętemu controllingowi zapewniamy swojej organizacji nie tylko właściwą kontrolę bieżącej sytuacji ekonomicznej spółki, ale także...
Więcej
09 lis 2022

System controllingowy – jaki wybrać?

Sprawny system controllingu to podstawa efektywnie działającego działu controllingu i generowania odpowiedniej informacji zarządczej. Odpowiednie oprogramowanie pozwoli zoptymalizować pracę kontrolerów i analityków. Właściwie przetworzone dane umożliwią skuteczne planowanie, kierowanie, kontrolowanie oraz motywowanie, które przełoży się na podejmowanie trafnych decyzji dotyczących operacyjnych i strategicznych działań w przedsiębiorstwie.
Więcej
20 paź 2022

Alokacja kosztów w systemie controllingu

Praktyczne doświadczenia z projektów wdrożeniowych u użytkowników systemu FlexiReproting pokazują, że alokacja kosztów stanowi ważny element w modelach controllingu dużych i średnich firm. Alokacja kosztów jest narzędziem pomagającym zrozumieć rentowność. Możliwość odpowiedzi na pytanie „gdzie lub na czym zarabiamy jako firma?” ma fundamentalne znaczenie dla poprawy efektywności i wyznaczaniu kierunków...
Więcej
04 paź 2022

Controlling projektowy a rozpoznawanie przychodów

W przypadku firm projektowych fakturowanie przychodów bardzo często nie jest współmierne w czasie z ponoszeniem kosztów związanych z realizacją kontraktu. Oczywiście, dbając o płynność każda firma stara się powiązać harmonogram płatności z zaawansowaniem prac lub postępem w dostarczaniu określonych produktów cząstkowych. Mimo to, w negocjowanych indywidualnie kontraktach możliwe jest pełne...
Więcej
14 wrz 2022

Controlling projektów w firmie

System controllingu w firmach projektowych znacznie różni się od tradycyjnych rozwiązań stosowanych przez przedsiębiorstwa produkcyjne, usługowe czy handlowe. Poniżej przedstawiamy zakres typowych praktyk controllingu projektowego opierając się na przykładach firm, które wspólnie z FlexiSolutions stworzyły nowoczesne narzędzia zapewniające integralność raportowania wyników zarządczych i monitorowania efektywności kontraktów.
Więcej
26 sie 2022

Konsolidacja sprawozdań finansowych – polecane publikacje

Wszyscy specjaliści od konsolidacji finansowej, rozpoczynając swoją ścieżkę zawodową w tym zakresie, poznają jej teoretyczne i praktyczne aspekty m.in. dzięki licznym przewodnikom i publikacjom na jej temat. W ramach Flexi Solutions stworzyliśmy własne zestawienie książek - top 4 książki w tematyce konsolidacji. Nasze propozycje to przewodniki w zakresie przygotowania skonsolidowanych...
Więcej
zmiana umowy leasingu
29 kwi 2022

Zmiany umowy leasingu zgodnie z IFRS 16

Praktyczne przykłady rozpoznawania zmian w umowie leasingu zgodnie z regulacjami IFRS 16. W jakich przypadkach należy zmodyfikować pierwotną wycenę umowy? Kiedy i w jaki sposób zaprezentować zmianę zakresu leasingu jako nowy kontrakt?
Więcej

Dowiedz się więcej jak nasze rozwiązania pomogą usprawnić controlling w Twojej firmie

NAPISZ DO NAS
#

Skuteczne rozwiązania IT dla controllingu, budżetowania, prognozowania i konsolidacji finansowej.

Rozwiązania

  • Raportowanie zarządcze
  • Budżetowanie i prognozowanie
  • Konsolidacja finansowa
  • Controlling HR
  • Alokacja kosztów
  • MSSF 16

Nawigacja

  • Start
  • Oferta
  • Specjalizacje
  • Case studies
  • Polityka Prywatności
  • Kontakt
  • +48 22 351 13 82
  • kontakt@flexisolutions.pl
  • al. Solidarności 171, 00-877 Warszawa
  • +48 22 351 13 82
  • kontakt@flexisolutions.pl
  • al. "Solidarności" 171, 00-877 Warszawa

Odwiedź nas na:

Odwiedź nas na:

2021 FlexiSolutions. All rights reserved.

  • Raportowanie zarządcze
  • Budżetowanie i prognozowanie
  • Konsolidacja finansowa
  • Planowanie i analizy HR
  • Alokacja kosztów
  • Sprawozdawczość finansowa
  • Specjalizacje
  • Case studies
  • Nasi Klienci
  • Blog
  • Kontakt
Facebook-f Linkedin

Co cię interesuje?

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.