Ale jakie KPI wybrać? Czy istnieją „dobre” i „złe” wskaźniki? I jak je właściwie zastosować w codziennej pracy kontrolerów i analityków finansowych? W tym artykule podpowiemy, jak projektować KPI, które rzeczywiście przekształcą Twoje dane w wartościowe informacje, umożliwiające podejmowanie skutecznych decyzji biznesowych. Przekonasz się, że nie każdy wskaźnik jest równie użyteczny i że klucz do sukcesu leży w umiejętnym dostosowaniu KPI do specyfiki i celów Twojej organizacji.
Poznajmy lepiej KPI, aby pomóc Ci skuteczniej zarządzać i osiągać lepsze wyniki w Twojej firmie.
Kluczowe wskaźniki efektywności - czym są?
Kluczowe wskaźniki efektywności, znane jako KPI, są niezbędne dla menedżerów i pracowników do mierzenia i monitorowania osiągnięć w różnych obszarach biznesowych. Wybierając kilka istotnych miar z dostępnych zmiennych, możesz skupić się na najważniejszych aspektach działalności i łatwiej ocenić, czy wyniki są zgodne z oczekiwaniami.
Ograniczenie liczby wskaźników do kilku podstawowych pozwala na prostą interpretację danych. Informacje są jasne: czy sytuacja jest dobra, czy zła, czy się poprawia, czy pogarsza, czy jest w normie, czy wymaga natychmiastowej uwagi.
Prezentacja KPI również ma znaczenie. Wykorzystanie różnych metod wizualizacji, takich jak wykresy, światła drogowe czy prędkościomierze, ułatwia zrozumienie i szybką ocenę wyników. Dzięki temu można efektywniej zarządzać firmą, oddziałem czy projektem.
Rodzaje wskaźników efektywności
Wskaźniki efektywności, znane jako KPI (Key Performance Indicators), można klasyfikować na kilka różnych sposobów, w zależności od ich celów i zastosowania.
Aby w pełni zrozumieć spektrum możliwości ich stosowania, warto przyjrzeć się praktycznym przykładom różnych rodzajów wskaźników efektywności.
Wskaźniki strategiczne
Wskaźniki strategiczne mają na celu dostarczenie syntezy kluczowych aspektów działania firmy lub jednostki biznesowej. Często są one używane w kontekście narzędzi do zarządzania wydajnością, takich jak Zrównoważona Karta Wyników (Balanced Scorecard). Te wskaźniki pomagają w monitorowaniu i realizacji strategii przedsiębiorstwa.
Wskaźniki finansowe
Wskaźniki finansowe bazują głównie na danych pochodzących z raportów finansowych. W tym kategorii znajdują się wskaźniki takie jak ROA (Return on Assets) i ROI (Return on Investment). W kontekście zarządzania i controllingu bardziej szczegółowe wskaźniki, takie jak marża brutto, marża operacyjna czy EBITA, są również istotne. Te wskaźniki można monitorować jako wartości procentowe lub jednostkowe.
W obszarze zarządzania kapitałem pracującym typowe wskaźniki finansowe to CCC (Cash Convercion Cycle, cykl konwersji gotówki), DSO (Days Sales Outstanding, rotacja należności), DIO (Days Inventory Outstanding, rotacja zapasów) oraz DPO (Days Payable Outstanding, rotacja zobowiązań).
Wskaźniki operacyjne
Wskaźniki operacyjne są najczęściej używane do oceny i pomiaru efektywności procesów biznesowych. Mogą one dotyczyć różnych parametrów, od czasu trwania operacji, przez wolumen wykonanej pracy, aż po jakość procesów. Na przykład, w elektrowniach atomowych, wskaźnikiem monitorowanym w trybie ciągłym jest temperatura rdzenia reaktora.
Ciekawostką jest, że jeden wskaźnik może być jednocześnie wskaźnikiem strategicznym i operacyjnym. Na przykład, jeżeli strategia firmy zakłada realizację zamówień w ciągu trzech dni, wskaźnik dotyczący terminowości dostaw będzie istotny zarówno dla ogólnej Karty Wyników przedsiębiorstwa, jak i dla monitorowania efektywności na poziomie operacyjnym.
Projektowanie KPi - praktyczne przykłady
Przytoczony przykład otwiera przestrzeń do krótkiej dyskusji różnych metod konstruowania kluczowych wskaźników efektywności. Co powinniśmy mierzyć, gdy celem firmy jest realizacja zamówień w terminie 3 dni roboczych? Poniżej kilka przykładów konkurencyjnych KPI:
- średni czas realizacji zamówienia – pozwala obserwować ile czasu zajmuje przeciętnie dostawa do Klienta, ale daje informacji o tym jak często występują opóźnienia;
- liczba zamówień opóźnionych – pozwala ustalić ile zamówień dotarło do Klienta w terminie późniejszym niż deklaruje firma;
- % zamówień opóźnionych – odnosi liczbę zamówień opóźnionych do wolumenu wszystkich zamówień, tak by wartość wskaźnika była porównywalna w kontekście wzrostu obrotów firmy;
- wartość zamówień opóźnionych – podnosi istotność wartości zamówień, sprawia, że duże zamówienia stają się „ważniejsze” w kontekście monitorowania wskaźnika KPI;
- % zamówień wysłanych w ciągu 24 godzin od złożenia zamówienia – w przypadku korzystania z logistyki zewnętrznej, przesuwa monitorowanie na procesy znajdujące się wewnątrz organizacji; choć nie odnosi się literalnie do celu firmy sprawia, że wskaźnik monitoruje efektywność procesu za który pełną odpowiedzialność ponoszą menedżerowie i pracownicy firmy.
W tym miejscu ciężko wskazać, który ze wskaźników byłby najlepszy. Jeżeli wskaźnik KPI ma być powiązany z systemem premiowania pracowników lub menedżerów niezwykle ważne jest zaprojektowanie wskaźnika w taki sposób, by nie pozwalał na „grę” systemem premiowym (tj. osiąganie oczekiwanej wartości wskaźnika w sposób niekorzystny dla firmy). Z tego względu przy wyborze KPI istotny jest kontekst danej firmy oraz oczekiwania menedżerów odpowiedzialnych za danych cel lub proces biznesowy. Odnosząc się do przedstawionego przykładu, nie odpowiemy w tym artykule, który wskaźnik będzie najlepszy.
Praktyczne aspekty stosowania KPI
Jak powinno wyglądać wdrożenie KPI w firmie, by projekt zakończył się sukcesem? Po pierwsze konieczne jest precyzyjne zdefiniowanie wskaźników efektywności. Każdy ze stosowanych mierników musi posiadać jasną definicje opisującą w jaki sposób będzie mierzony, wyliczany i raportowany. Co to oznacza w praktyce? Definicja wskaźników KPI powinna zawierać co najmniej następujące informacje:
- Jak często następować będzie aktualizacja KPI? Dla wskaźników operacyjnych może to być nawet interwał wyrażony w minutach czy godzinach – np. zużycie energii, wolumen produkcji wykonanej, liczba braków. Z drugiej strony dla wskaźników strategicznych raportowanie może się odbywać w cyklach kwartalnych lub nawet rzadziej. Dla przykładu pomiar satysfakcji klientów jako KPI strategicznego wiąże się z określonymi kosztami dla przedsiębiorstwa i w wielu przypadkach nie może być powtarzany zbyt często.
- Skąd będą pozyskiwane dane do kalkulacji wskaźnika? Określenie systemów lub procesów, w których gromadzone będą dane wejściowe niezbędne do wyliczenia wartości KPI.
- W jaki sposób wyliczana będzie wartość wskaźnika? W tym miejscu nie chodzi tylko o formułę obliczeniową, ale również szczegółową specyfikację reguł pozyskiwania i przetwarzania danych. Czy uwzględniamy całość danych czy tylko zdarzenia, transakcje, klientów które spełniają określone warunki?
- Kto odpowiada za wyliczenia i zaraportowanie wartości wskaźnika?
Po drugie monitorowanie wskaźników KPI wymaga określenia wartości docelowych lub referencyjnych. Jeżeli wskaźnik efektywności ma działać jak system alertów lub „sygnalizacji świetlnej” to wartość bieżącą KPI musi mieć jakiś punkt odniesienia.
Dla wskaźników strategicznych wartość docelowa wynikać będzie ze strategii przedsiębiorstwa. Dla wskaźników finansowych czy sprzedażowych wartością referencyjną może być poziom ustalony w budżecie lub indywidualnych celach premiowych. Dla wskaźników operacyjnych – poziom odpowiadający oczekiwanej efektywności danego procesu lub zadania.
Wskaźniki efektywności biznesu
Monitorowanie KPI w systemie do controllingu
Dobre oprogramowanie do controllingu zapewnia spójny wielowymiarowy model danych integrujący informacje operacyjne i finansowe. Dzięki wdrożeniu systemu do controllingu firma daje sobie możliwość stałego monitorowania i analizy wskaźników KPI dla poszczególnych działów, linii produkcyjnych czy kanałów sprzedaży. Tego typu oprogramowania zapewnia kadrze zarządzającej dokładną i istotną informację, która jest konieczna do skutecznego zarządzania organizacją.
