W jakim celu stosuje się KPI HR w przedsiębiorstwach?
Monitorowanie KPI w obszarze HR może być kluczowym narzędziem dla pomiaru i doskonalenia efektywności zasobów ludzkich przedsiębiorstwa. Celem wdrożenia KPI HR może być:
- Pomiar efektywności. KPI HR pozwalają organizacji mierzyć skuteczność zarządzania zespołem, identyfikować silne i słabe strony oraz podejmować decyzje w oparciu o wiarygodne dane.
- Monitorowanie postępów. KPI HR pomagają menedżerom śledzić postępy realizacji celów związanych z doskonaleniem procesów zarządzania zasobami ludzkimi.
- Identyfikacja trendów. KPI HR uwidaczniają trendy w zachowaniu i postawach pracowników (np. zmiana zaangażowania lub wzrost absencji), co pomaga zespołowi HR z wyprzedzeniem dostrzegać ryzyka i wdrażać odpowiednie działania naprawcze.
- Benchmarking. Wykorzystanie KPI daje możliwość porównania parametrów HR organizacji ze standardami właściwymi dla branży lub firmy konkurencyjnych. Takie analizy, podobnie jak identyfikacja trendów pozwala identyfikować szanse i zagrożenia w procesach zarządzania zasobami ludzkimi.
- Pokazywanie wpływu HR na funkcjonowanie firmy. Odpowiednio dobrane KPI związane z obszarem HR pozwalają monitorować oraz łączyć nakłady na szkolenia i rozwój pracowników i wyniki biznesowe (wzrost przychodów, poprawa satysfakcji klientów).
- Komunikacja z interesariuszami. Raportowanie niefinansowe wprowadza nowe wymogi w zakresie prezentacji dokonań i praktyk przedsiębiorstwa. KPI z obszaru HR znajdują powszechne zastosowanie w rozdziałach raportów ESG odnoszących się do polityki zatrudnienia i warunków pracy w firmie.
Więcej w samej tematyce czym są kluczowe wskaźniki efektywności i jakie KPI powinny być uwzględniane w codziennej pracy kontrolerów i analityków, nie tylko HR, znajdziecie w artykule: Kluczowe wskaźniki efektywności – projektowanie KPI w organizacji.
FTE i Headcount jako podstawowe KPI w obszarze HR
Podstawowym parametrem opisującym zasoby ludzkie jest poziom zatrudnienia. Może on być wyrażony jako liczba pracowników (ang. Headcount) lub etatów (ang. FTE, Full Time Equivalent). Ta druga miara prezentuje zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty.
Różnica pomiędzy liczbą pracowników a FTE pojawia się w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu. Dla przykładu Pracownik zatrudniony na pół etatu, przy kalkulacji KPI będzie wliczany jako 1 Headcount oraz 0.5 FTE.
Choć poziom zatrudnienia jest bardzo prostym wskaźnikiem, to jednak bardzo często jest on stosowany na różnego rodzaju dashboardach i raportach HR. Pokazuje dynamikę wzrostu zatrudnienia w całej firmie i poszczególnych jej obszarach. Dodatkowo FTE oraz Headcount jako miary wejściowe są wykorzystywane w kalkulacji wskaźników produktywności, kosztów czy rotacji.
Wskaźniki produktywności KPI HR
Wskaźnik produktywności na zatrudnionego jest stosowany w wielu firmach i obszarach przedsiębiorstwa do monitorowania efektywności pracowników. Produktywność zasobów ludzkich może być świetnym wskaźnikiem do monitorowania trendów (wzrost lub spadek produktywności na przestrzeni czasu) oraz analiz porównawczych (wyższa lub niższa produktywność w odniesieniu do standardów branżowych).
Jak mierzyć produktywność pracowników? Miara produktywności musi zostać dobrana odpowiednio do celów raportowania KPI, charakteru firmy lub danego stanowiska. Podstawowym wskaźnikiem produktywności może być przychód na pracownika. Jest to uniwersalny wskaźnik, który może zostać zastosowany w dowolnej firmie. W szczegółowych zastosowaniach branżowych lub funkcjonalnych produktywność podstawą do wyliczenia produktywności może być sprzedaż (na handlowca) lub wolumen produkcji (na pracownika produkcji).
Produktywność jako KPI HR jest wskaźnikiem wynikowym – uzyskiwane wartości przekładają się wprost na obroty i rentowność przedsiębiorstwa. Z drugiej strony, na produktywność pracowników wpływają nie tylko procesy zarządzania HR ale również cała organizacja przedsiębiorstwa – know-how, procesy biznesowe, infrastruktura techniczna. Z tego względu wykorzystanie produktywności pracowników jako KPI w obszarze HR powinno być bilansowane stosowaniem innych wskaźników, które wprost odnoszą się do aspektów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi.
Wskaźniki kosztów jako KPI HR
Jednym z najczęstszych wskaźników HR są koszty wynagrodzeń lub średnie wynagrodzenie. Trudno sobie wyobrazić dashboard HR pozbawiony informacji o kosztach związanych z pracownikami. W firmach, gdzie koszty pracy stanowią 50% lub więcej ogółu kosztów przedsiębiorstwa, łączne koszty wynagrodzeń lub całkowite koszty osobowe (wyrażone w wartościach bezwzględnych lub prezentowane jako % przychodów ze sprzedaży) są jednym ważniejszych KPI nie tylko w obszarze HR, ale również w kontekście monitorowania wyników.
Z kolei wskaźniki przeciętnych wynagrodzeń bardzo często są wykorzystywane jako parametr porównawczy. Porównanie średnich zarobków w firmie (w kontekście określonych stanowisk i lokalizacji) z dostępnymi raportami płacowymi jest jednym z kryteriów pozwalającym ocenić atrakcyjność firmy jako pracodawcy.
KPI HR – wskaźniki odnoszące się do zasobów ludzkich przedsiębiorstwa
Raportowanie KPI dotyczących zasobów ludzkich korzysta często z uniwersalnych wskaźników, które z powodzeniem mogą być wykorzystywane w różnych przedsiębiorstwach, niezależnie od branży czy struktury organizacyjnej. Poniżej przedstawione zostały typowe miary wykorzystywane w praktyce jako KPI HR. W zestawieniu ujęte zostały przykłady wskaźników „twardych” (rotacja, absencje) jak i „miękkich” (realizacja celów, satysfakcja).
⇒ Wskaźnik rotacji
Miara procentowa określająca jaki odsetek pracowników opuścił organizację w danym okresie. Wskaźnik rotacji najczęściej przedstawiany jest jako wartość roczna, gdzie w kalkulacji ujmowane są odejścia z ostatnich 12 miesięcy oraz średnie zatrudnienie w analizowanym okresie. Wysoki wskaźnik rotacji wskazuje na problemy z zaangażowaniem pracowników wynikające z warunków zatrudnienia, jakości zarządzania lub kultury organizacyjnej firmy.
⇒ Wskaźnik absencji
KPI mierzy procent czasu jaki pracownicy pozostają na absencjach i nie są dostępni dla pracodawcy. KPI uwzględnia absencje chorobowe, wynikające z wypadków przy pracy oraz urlopy bezpłatne wynikające z indywidualnych potrzeb pracowników. Zwyczajowo, wskaźnik absencji nie uwzględnia urlopów wypoczynkowych. Choć w tym czasie pracownicy nie wykonują swoich obowiązków, to jednak prawo do urlopu jest wbudowane w relację pracownik-pracodawca. Wartości wskaźnika wyraźnie wykraczające poza średnią dla branży lub grupy stanowisk mogą sygnalizować podobne problemy jak zwiększona rotacja pracowników.
⇒ Wskaźnik awansów wewnętrznych
KPI mierzy jaki procent nowych wakatów jest obsadzany w wyniku rekrutacji wewnętrznych. Wskaźnik pokazuje efektywność procesów HR związanych z rozwojem pracowników oraz zarządzaniem talentami. Wysokie wartości wskaźnika świadczą o dobrze zaprojektowanych i wdrożonych ścieżkach kariery.
⇒ Realizacja celów okresowych
Wskaźnik z obszaru „miękkiego” HR. Pozwala monitorować zaangażowanie pracowników w kontekście formułowanych celów okresowych. Jako KPI może zostać użyty średni poziom realizacji celów rocznych lub procent pracowników, którzy osiągają maksymalny poziom premiowy.
⇒ Wskaźnik satysfakcji pracowników
Mierzy poziom zadowolenia pracowników z warunków pracy oraz kultury organizacyjnej firmy. Pomiar satysfakcji pracowników odbywa się za pomocą ankiet lub innych mechanizmów informacji zwrotnej. Wysoka satysfakcja pracowników może przekładać się na większe zaangażowanie, retencję i produktywność.
KPI HR – wskaźniki efektywności procesów w obszarze kadr i płac
Zaprezentowane wcześniej KPI przedstawiają ogólne efekty procesów zarządzania zasobami ludzkimi. Wskaźniki efektywności mogą również służyć do bezpośredniego monitorowania efektywności procesów realizowanych przez dział HR. Świetnym przykładem mogą być KPI odnoszące się do procesu rekrutacji pracowników.
⇒ Czas obsadzenia wakatów (ang. time-to-fill, time-to-hier)
Wskaźnik prezentuje przeciętny czas jaki upływa od zatwierdzenia wakatu, do momentu gdy wybrana osoba podejmuje zatrudnienie na danym stanowisku. KPI pozwala identyfikować wąskie gardła w procesie rekrutacji oraz problemy związane z wizerunkiem firmy jako atrakcyjnego pracodawcy.
⇒ Wskaźnik pomyślnych rekrutacji
KPI pozwala mierzyć jaki odsetek procesów rekrutacyjnych zakończył się sukcesem. Definicja „pomyślnej rekrutacji” może zostać sformułowana jako zatrudnienie pracownika, który pozostaje na stanowisku po ustalonym okresie próbnym. Wskaźnik pomaga w ocenie jakości prowadzonych rekrutacji w kontekście doboru odpowiednich pracowników oraz zgodności prezentowanych ofert z rzeczywistym profilem i zakresem obowiązków stanowiska.
⇒ Koszt zatrudnienia nowego pracownika
Wskazany KPI HR mierzy całkowity koszt związany z rekrutacją i zatrudnieniem nowego pracownika. Wskaźnik obejmować może koszty publikacji ogłoszeń, wynagrodzenie rekrutera oraz przygotowania stanowiska pracy i wdrożenia nowej osoby. Wysoki koszt zatrudnienia może sygnalizować problemy z efektywnością procesu rekrutacji lub jakością kandydatów aplikujących do firmy.
Zachęcamy również do lektury wpisu o wskaźnikach efektywności biznesu z perspektywy ogólnego controllingu zamieszonego na naszym blogu: Wskaźniki efektywności biznesu z perspektywy controllingu.
