Proces planowania sprzedaży dopasowany do potrzeb firmy
Proces planowania sprzedaży musi być dopasowany do modelu biznesowego oraz struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Jednym z elementów zapewniających spójność jest wybór metody planowania odpowiedniej dla celów procesu oraz specyfiki firmy. W artykule przedstawiamy trzy główne metody planowania sprzedaży – top-down, bottom-up oraz middle-out. Każda z nich zostanie omówiona oraz zaprezentowana z przykładami praktycznych zastosowań FlexiReporting w budżetowaniu sprzedaży czy prognozowaniu popytu. O korzyściach z wdrożenia procesu planowania sprzedaży możecie przeczytać w artykule: Demand Planning – przebieg procesu i korzyści z jego wdrożenia.
Metody top-down, bottom-up czy middle-out mogą znaleźć zastosowanie również w innych obszarach planowania. Przedstawione informacje i wskazówki praktyczne mogą więc zostać łatwo wykorzystane przy projektowaniu i wdrażaniu narzędzi planowania w innych obszarach firmy.
Planowanie sprzedaży metodą bottom-up
Planowanie sprzedaży metodą bottom-up to nic innego jak praca z prognozami popytu na poziomie pojedynczego klienta oraz produktu. Najczęściej handlowiec otwiera formatkę do planowania sprzedaży i wybiera odpowiedniego klienta, region lub kanał dystrybucji. Formatki wyświetlają szczegółowe dane o pojedynczych produktach. Domyślnie pokazuje wyłącznie produkty powiązane z wybranym Klientem (na podstawie danych historycznych, budżetów i wcześniejszych prognoz lub centralnie zarządzanych katalogów ofertowych). Wprowadzane prognozy popytu są konsolidowane z formatek poszczególnych klientów lub handlowców do łącznych obrotów całej firmy.
Planowanie sprzedaży metodą top-down
W praktyce planowania sprzedaży stosowana jest również metoda top-down. Planowanie metodą top-down polega na rozpoczęciu procesu od zbiorczych wolumenów na poziomie całej firmy, które w kolejnych krokach alokowane są do pozycji szczegółowych. Metoda top-down może być opcją z wyboru w przypadku:
- tworzenia długoterminowych planów sprzedaży,
- przygotowania założeń dla procesu budżetowego,
- planowania sprzedaży dla nowych produktów.
W powyższych przypadkach, na początku Zarząd lub Marketing określają oczekiwany poziom sprzedaży dla całej firmy lub głównych segmentów. W dalszych krokach menedżerowie działu sprzedaży i handlowcy dzielą ten popyt na szczegółowe plany sprzedaży. Proces planowania metodą top-down może się odbywać w kilku krokach, gdzie odgórny plan sprzedaży najpierw dzielony jest na rynki lub regiony, a potem handlowcy alokują określone wartości do poszczególnych klientów.
Planowanie sprzedaży metodą middle-out
Przy dużej liczbie produktów i klientów planowanie metodą bottom-up może być zbyt dużym obciążeniem dla działu sprzedaży. Dlatego we FlexiReporting stworzyliśmy również możliwość planowania sprzedaży metodą middle-out. System pozwala prognozować popyt na poziomach syntetycznych. Na przykład handlowiec zamiast prognozować sprzedaż pojedynczych produktów przełącza formatkę do poziomu kategorii lub grup produktowych. Wypełniony plan sprzedaży jest automatycznie alokowany na produkty wykorzystując strukturę wcześniejszych forecastów, budżetów lub danych historycznych.
Podobnie, metoda middle-out może zostać wykorzystana do wprowadzania centralnych korekt w planie sprzedaży. Praca na poziomach syntetycznych możliwa jest również w odniesieniu do struktury klientów lub handlowców. Zamiast modyfikować formatki poszczególnych klientów, dyrektor sprzedaży lub demand planner może edytować wartości zbiorcze na poziomie kanału sprzedaży lub rynku zbytu. Możliwość planowania sprzedaży metodą middle-out znakomicie upraszcza przygotowanie prognozy popytu.
Planowanie sprzedaży w systemie FlexiReporting
Szukasz rozwiązania, które pomoże wdrożyć efektywny proces planowania sprzedaży w Twojej firmie? FlexiReporting zapewnia komplet funkcjonalności wspierających przygotowanie budżetów sprzedaży i prognoz popytu. System umożliwia optymalizację i automatyzację niezależnie od tego, które z wymienionych powyżej metod planowania zamierzasz zastosować.
W przypadku wykorzystania metody bottom-up, rozwiązanie pozwala łatwo udostępniać formularze do planowania w organizacji. Wszyscy menedżerowie lub handlowcy pracują na jednym szablonie formatki, a jednocześnie każda z osób ma dostęp do swoich danych. System automatycznie konsoliduje dane z formatek bottom-up zapewniając aktualną i spójną informację zbiorcza na poziomie kanałów sprzedaży, dywizji produktowych czy całej firmy.
Rozwiązanie oferuje również odpowiednie wsparcie dla planowania sprzedaży metodą top-down. W tym przypadku kluczową funkcjonalnością jest możliwość kaskadowej alokacji budżetów lub prognoz sprzedaży zgodnie z hierarchiami struktur planistycznych. Dystrybucja planów top-down na budżety cząstkowe może się odbywać automatycznie wykorzystując dane historyczne lub wcześniejsze wersje planu sprzedaży jako klucz podziałowy. Jednocześnie system oferuje również wsparcie dla korekt ręcznych czy samodzielnego podziału wartości top-down na kanały, klientów lub produkty.
Wdrożenie modelu planowania metodą middle-out bez odpowiednich narzędzi wspierających może być dużym wyzwaniem. W tym wypadku przygotowanie planu sprzedaży wymaga połączenia i integracji aktywności wykonywanych podczas planowania metodami top-down oraz bottom-up. Zapewnienie jednoczesnej alokacji i konsolidacji planów middle-out za pomocą formuł arkusza kalkulacyjnego jest trudne. Planowanie sprzedaży metodą middle-out w arkuszach Excel zazwyczaj nie zapewnia wymaganej elastyczności i stabilności procesu. Z tego względu, myśląc o zastosowaniu metody middle-out w planowaniu sprzedaży warto zapoznać się z możliwościami dedykowanych narzędzi planistycznych takich jak FlexiReporting.
