Stage-Gate Światowy standard zarządzania projektami

Co to jest Stage Gate Methodology?

Stage Gate Methodology (SGM) to światowy, wykorzystywany do skutecznego projektowania i wdrażania nowych produktów standard, który stosują wiodące na rynkach firmy. Znana metodyka zarządzania projektami PRINCE 2 również promuje zarządzanie kompleksowymi projektami różnego typu w oparciu o tę właśnie metodę.

Projektowanie i wdrożenie na rynek nowego produktu to proces często długotrwały, angażujący nie tylko istotne środki finansowe, ale również zasoby ludzkie. Wiąże się z nim szereg ryzyk i jest to proces, w którym trudno z wysokim prawdopodobieństwem przewidzieć wszystkie niewiadome na etapie początkowym.

Wyobraźmy sobie, że chcemy wdrożyć na rynek nowy model roweru z napędem elektrycznym. Zrobiliśmy wstępny scaning rynku i ten segment rynku rowerowego wydaje się być bardzo perspektywiczny. Na początku jednak, nie wiemy od jakiego dostawcy pozyskamy silnik, jaki będzie jego koszt, nie mamy precyzyjnych danych na temat tego, do jakiego segmentu rynku chcemy dotrzeć, czy posiadamy niezbędne kompetencje, aby go zbudować i sprzedawać, czy wszystko chcemy produkować sami czy też chcemy skorzystać z usług podwykonawców – jednym słowem, niewiadomych i potencjalnych ryzyk jest dużo. Już na tym etapie widać wyraźnie, że projekt potrwa przynajmniej półtora roku i jest złożony.

Stage Gate Methodology mówi, że nie ma sensu od samego początku precyzyjnie planować całego, tak skomplikowanego projektu. Metodologia przewiduje podział procesu na Fazy (Stages), a pomiędzy kolejnymi Fazami, wbudowanie bramek decyzyjnych (Gate’s). Takie podejście zakłada, że im dalej będziemy w realizacji takiego projektu, tym więcej informacji i danych będziemy posiadać. Wówczas będziemy mogli podejmować bardziej trafne decyzje.

Poniższy rysunek pokazuje, jak taki proces można zaprojektować.

Projektowanie procesu Stage-Gate w zarządzaniu projektami

W praktyce, aby mieć jakieś wyobrażenie o tym, czego się podejmujemy, należy na początku opracować wysokopoziomowy plan takiego projektu (High Level Plan). Wyobraźmy sobie, że taki plan będzie zawierał opis naszych wyobrażeń roweru elektrycznego, analizę scoringową, szacowany budżet i czas trwania każdej fazy oraz najważniejsze ryzyka.

Fazy procesu stage-gate w zarządzaniu projektami

Zgodnie z powyższym rysunkiem, nasz wysokopoziomowy plan zakłada, że cały projekt wymaga około 7 mln zł i potrwa około dwóch lat. W tym momencie nie podejmujemy jeszcze decyzji, że wydamy 7 mln zł, ale musimy wiedzieć, że jeśli nasze założenia są słuszne, to stać nas na takie przedsięwzięcie.

Aby rozpocząć realizację projektu, zarząd firmy (lub inne ciało decyzyjne), powinien podjąć decyzję, że uruchamiamy Fazę 1, czyli Opracowanie Koncepcji Produktu. Aby podjąć taką decyzję, zespół projektowy powinien wcześniej opracować szczegółowy harmonogram Fazy 1, szczegółowy budżet oraz zdefiniować, jakie produkty będą efektem zakończenia prac nad Fazą 1. Uruchamiając Fazę 1, zarząd firmy akceptuje budżet w wysokości 150 tys. zł i ten budżet może być realizowany, budżety kolejnych Faz są zamrożone.

Po zrealizowaniu Fazy 1, dochodzimy do bramki nr 1 (Gate 1), gdzie zespół projektowy przedstawia rezultaty prac, koryguje wysokopoziomowy plan oraz prezentuje szczegółowy harmonogram i budżet dla Fazy 2. W trakcie realizacji Fazy 1, zespół przeanalizował szereg kryteriów, pozyskał nowe informacje, a wszystko to razem, pozwala bardziej urealnić harmonogram i budżet całego projektu.

Harmonogram i budżet projektu w procesie stage-gate

Na bazie bieżącej wiedzy, zespół projektowy ocenia, że urealniony budżet całego projektu wyniesie 8 630.000  zł (czyli przekroczy wstępnie zakładany o 1 380.000 zł) i potrwa około 31 miesięcy (około 5 miesięcy dłużej, niż zakładano na wstępie). Na podstawie tak skorygowanych informacji, zarząd firmy podejmuje decyzję o kontynuowaniu projektu lub o jego przerwaniu. Taki proces powtarza się w każdej kolejnej Fazie i na każdej kolejnej bramce.

Wykorzystywanie Stage Gate Methodology daje szereg profitów:

  1. Pozwala szybciej startować projekty, wynikające z dobrych pomysłów bez konieczności ich szczegółowego zaplanowania już na samym początku.
  2. Pozwala w odpowiednich miejscach podejmować wymagane decyzje.
  3. Nie wymusza od początku podjęcia wiążącej decyzji o uruchomieniu pełnego budżetu projektu.
  4. Posiada czytelne punkty kontrolne – Bramki – na których konieczna jest decyzja o kontynuowaniu lub przerwaniu projektu, co ogranicza ryzyko nietrafionych inwestycji.
  5. Nowe informacje są bazą dla urealnienia założeń projektowych.
  6. Wszystkie projekty są realizowane wg przyjętego w firmie standardu, co ma wpływ na ich większą skuteczność.

Czy dostępne na rynku systemy wspierają automatyzację zarządzania projektami w oparciu o Stage Gate Methodology?

Istnieją na rynku rozwiązania IT, które wspierają tę metodologię. Jednym z takich systemów jest program do zarządzania projektami FlexiProject, który:

  1. Pozwala zaprojektować schematy różnych typów projektów, które chcemy realizować w oparciu o metodologię Stage Gate. Uruchamiając nowy projekt, menedżer pobiera z systemu jego schemat i system prowadzi go przez cały proces.
  2. Umożliwia zarządzanie najlepszymi praktykami w firmie, gromadzi wiedzę z różnych projektów.
  3. Posiada moduł analizy scoringowej, który obiektywizuje wybór najlepszych pomysłów do realizacji.
  4. Posiada wkomponowany mechanizm Faz i Bramek oraz czytelny mechanizm ścieżki akceptacji, wspierający podejmowanie decyzji.
  5. Jest wyposażony w mechanizm systematycznych przeglądów projektowych.