FlexiSolutions

Planowanie kosztów pracowniczych – jak może pomóc system IT?

Planowanie kosztów wynagrodzeń pracowników stanowi istotny aspekt zarządzania finansowego każdej organizacji, a jego efektywność może być znacząco poprawiona dzięki zaawansowanym systemom IT. Kluczową rolę w tym procesie odgrywają eksperci HR, którzy, dzięki precyzyjnemu uwzględnieniu wszystkich elementów kosztowych związanych z pracodawcą, wspierają proces planowania wynagrodzeń. W szczególności w dużych firmach, wykorzystanie specjalizowanych narzędzi IT staje się niezbędne dla efektywnego zarządzania kosztami zatrudnienia.
Planowanie kosztów pracowniczych

Kalkulatory wynagrodzeń do wyliczenia całkowitych kosztów pracownika

Efektywne planowanie kosztów wynagrodzeń jest kluczowe dla zachowania stabilności finansowej i operacyjnej organizacji. Odpowiednie planowaniezarządzanie czasem pracy jest kluczowe dla zwiększenia wydajności pracowników i zwiększenia przychodów w firmie, tym samym umożliwiając redukcję kosztów prowadzenia działalności.

Systemy budżetowania HR rozszerzają funkcjonalność kalkulatora wynagrodzeń. W sieci z łatwością znajdziemy serwisy pozwalające skalkulować łączny koszty pracodawcy. Jak działa taki kalkulator? Wyliczenie kosztów pracowniczych zaczynamy od podania kwoty całkowitego wynagrodzenia brutto lub netto pracownika. W odpowiedzi kalkulator zwraca wysokości składek ZUS i innych narzutów na płace wyliczonych zgodnie z obowiązującymi regulacjami w tym zakresie.

Są one nieocenione przy analizie wynagrodzeń indywidualnych pracowników. Podobnie jest, gdy chcemy odpowiedzieć na pytanie, jakie będą koszty ZUS związane z nową osobą. Jednak w procesie planowania budżetu firmy podobną kalkulację wykonujemy dla kilkudziesięciu, kilkuset lub czasem nawet kilku tysięcy zatrudnionych. W takim przypadku wykorzystanie kalkulatora do planowania kosztów pracowniczych staje się nieefektywne.

Budżetowanie wynagrodzeń - systemy kadrowo - płacowe

Systemy kadrowo-płacowe posiadają zaszyte reguły kalkulacji wszystkich składników wynagrodzeń. Lista płac zawiera kompletne informacje na temat składek ZUS, całkowitego kosztu pracodawcy oraz kwot netto do wypłaty. Niestety obliczenia wykonywane podczas generowania listy płac nie mogą zostać wykorzystane do modelowania i przygotowania budżetu lub prognozy. System kadrowo-płacowy nalicza całkowite koszty pracownicze, ale robi to w cyklach miesięcznych i wymaga pełnego wypełnienia kartoteki pracownika za dany okres.

Tymczasem w budżecie kosztów HR wykonujemy zbiorczą kalkulację dla całego roku. Dodatkowo proces planowania wymaga elastycznego dostosowania obliczeń do zmian w planie zatrudnienia i wynagrodzeń wprowadzanych przez kierowników poszczególnych jednostek. W większości firm budżety i prognozy HR powstają bezpośrednio w plikach arkusza kalkulacyjnego. Kontrolerzy lub analitycy HR budują autorskiego modele umożliwiające planowanie poszczególnych elementów składających się na koszt zatrudnienia pracownika. Taki model korzysta z formuł Excela. Praca z nim wiąże się najczęściej z ręczną aktualizacją modelu danymi, które przekazują kierownicy odpowiedzialni za budżety centrów odpowiedzialności.

Optymalizacja kosztów pracowniczych z systemem IT

W dużych organizacjach tradycyjne metody planowania kosztów pracowniczych takie jak korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych Excel mogą prowadzić do dysfunkcji i błędów. Kompleksowe formuły i zależności między plikami stwarzają ryzyko pomyłek, co ma bezpośredni wpływ na dokładność kalkulacji finansowych.

Aby sprostać tym wyzwaniom, coraz więcej firm decyduje się na inwestycje w specjalistyczne systemy IT, które są dedykowane do wsparcia procesu planowania kosztów wynagrodzeń. Te nowoczesne narzędzia nie tylko automatyzują proces przygotowania planu zatrudnienia i obliczania wynagrodzeń, ale również umożliwiają precyzyjną aktualizację całkowitego budżetu kosztów pracowniczych. Dzięki temu, organizacje zatrudniające setki, a nawet tysiące pracowników, mogą znacznie poprawić dokładność swoich obliczeń finansowych. Dodatkowo te systemy IT wspierają analizę wynagrodzeń i koszty rekrutacji, poprawiając przepływ informacji i komunikację wewnątrz firmy, co z kolei minimalizuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych.

Podsumowując, inwestycja w zaawansowane rozwiązania IT do planowania kosztów pracowniczych jest kluczowa dla większych organizacji. Dzięki temu nie tylko usprawniają one proces planowania, ale również przyczyniają się do zwiększenia efektywności finansowej i operacyjnej całej firmy.

case studies / controlling w firmie / czym zajmuje sie controlling
Controlling

Po co w firmie jest controlling?

Czasami proste pytania ukrywają skomplikowane odpowiedzi, zwłaszcza gdy dotyczą one roli controllingu w firmie. Zamiast zagłębiać się w akademickie definicje, postanowiliśmy przeprowadzić eksperyment i zapytać ekspertów: 'Po co w firmie jest controlling?’.

Odpowiedzi, które otrzymaliśmy, rzucają nowe światło na to zagadnienie, przedstawiając różnorodne perspektywy i pokazując, jak kluczowy może być controlling dla zarządzania, planowania i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych.

Czytaj więcej >
system controllingowy / PowerBI w controllingu
Business Intelligence

Power BI w controllingu – czego potrzebujesz do skutecznego raportowania

Jak technologia wspomaga raportowanie i wizualizację danych? Zapraszamy do lektury artykułu, w którym omawiamy działanie Power BI. Prezentujemy zarówno zalety, jak i wady, a także koszty związane z wdrożeniem.

Poruszamy również temat różnic i przewag między Power BI a Microsoft Excel oraz FP&A. Opisujemy także wyzwania i aspekty integracji danych w kontekście wdrożenia.

Czytaj więcej >
trendy w controllingu
Controlling

Trendy w controllingu na rok 2024

Rok 2024 rzuca nowe wyzwania w dziedzinie controllingu, skupiając się na szybkości i transparentności. Te dwa aspekty są kluczowe dla controllerów finansowych, którzy są partnerami biznesowymi dla Zarządu i kadry menedżerskiej.
W naszym artykule przyglądamy się wpływowi tych trendów na codzienną pracę i strategiom, które można zastosować, aby sprostać tym wyzwaniom.

Czytaj więcej >
FlexiSolutions / system do budżetowania / czym zajmuje się controlling
Controlling

Czym zajmuje się controlling? – lista top 7 procesów 

Jaka jest istota i zakres działań controllingu? Przedstawiamy szczegółową listę procesów controllingu, które mogą posłużyć zarówno doświadczonym menedżerom, jak i pracownikom działów kontrolingowych do lepszego zrozumienia, mapowania i optymalizacji obecnych procesów biznesowych.

Zobacz, jak właściwie zrozumiany i wdrożony controlling może przyczynić się do lepszego zarządzania i rozwoju Twojej firmy.

Czytaj więcej >
PowerBi narzędzie
Business Intelligence

PowerBI jako narzędzie działu controllingu

Power BI to odpowiedź na potrzeby nowoczesnych firm poszukujących efektywnych rozwiązań w analizie danych i raportowaniu.
Zaczniemy od porównania z Excel i FP&A, przez omówienie wyzwań wdrożeniowych, aż do case study z analityki biznesowej. Zapraszamy do udziału w bezpłatnym webinarze.

Czytaj więcej >

Dowiedz się więcej jak nasze rozwiązania pomogą usprawnić controlling w Twojej firmie