Kalkulatory wynagrodzeń do wyliczenia całkowitych kosztów pracownika
Systemy budżetowania HR rozszerzają funkcjonalność kalkulatora wynagrodzeń. W sieci z łatwością znajdziemy serwisy pozwalające skalkulować łączny koszty pracodawcy. Jak działa taki kalkulator? Wyliczenie kosztów pracowniczych zaczynamy od podania kwoty całkowitego wynagrodzenia brutto lub netto pracownika. W odpowiedzi kalkulator zwraca wysokości składek ZUS i innych narzutów na płace wyliczonych zgodnie z obowiązującymi regulacjami w tym zakresie.
Kalkulator wynagrodzeń sprawdza się świetnie, gdy potrzebujemy wyliczyć koszt zatrudnienia pracownika. Podobnie jest, gdy chcemy odpowiedzieć na pytanie jakie będą koszty ZUS związane z nową osobą. Jednak w procesie planowania budżetu firmy podobną kalkulację wykonujemy dla kilkudziesięciu, kilkuset lub czasem nawet kilku tysięcy zatrudnionych. W takim przypadku wykorzystanie kalkulatora do planowania kosztów pracowniczych staje się nieefektywne.
Systemy do budżetowania kosztów pracowniczych
Systemy kadrowo-płacowe posiadają zaszyte reguły kalkulacji wszystkich składników wynagrodzeń. Lista płac zawiera kompletne informacje na temat składek ZUS, całkowitego kosztu pracodawcy oraz kwot netto do wypłaty. Niestety obliczenia wykonywane podczas generowania listy płac nie mogą zostać wykorzystane do modelowania i przygotowania budżetu lub prognozy. System kadrowo-płacowy nalicza całkowite koszty pracownicze, ale robi to w cyklach miesięcznych i wymaga pełnego wypełnienia kartoteki pracownika za dany okres.
Tymczasem w budżecie kosztów HR wykonujemy zbiorczą kalkulację dla całego roku. Dodatkowo proces planowania wymaga elastycznego dostosowania obliczeń do zmian w planie zatrudnienia i wynagrodzeń wprowadzanych przez kierowników poszczególnych jednostek. W większości firm budżety i prognozy HR powstają bezpośrednio w plikach arkusza kalkulacyjnego. Kontrolerzy lub analitycy HR budują autorskiego modele umożliwiające planowanie poszczególnych elementów składających się na koszt zatrudnienia pracownika. Taki model korzysta z formuł Excela. Praca z nim wiąże się najczęściej z ręczną aktualizacją modelu danymi, które przekazują kierownicy odpowiedzialni za budżety centrów odpowiedzialności.
Tak skonstruowany proces może być dysfunkcyjny w większych organizacjach. Formuły Excel oraz łącza pomiędzy plikami wystawiają zespół na ryzyko błędów w kalkulacji kosztów pracowniczych. W takich przypadkach świetną odpowiedzią jest specjalizowany system wspierający przygotowanie budżetu wynagrodzeń. Odpowiednie narzędzia IT automatyzują wszystkie etapy przygotowania planu zatrudnienia, wynagrodzeń i aktualizacji łącznego budżetu kosztów pracowniczych. Organizacje zatrudniające setki i tysiące pracowników coraz chętniej sięgają po takie rozwiązania. System do budżetowania kosztów pracowniczych usprawnia komunikację i przepływ informacji oraz eliminuje ryzyka błędów związane z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego.
