Niezawodność i elastyczność - podstawa narzędzia do budżetowania
Najważniejszą cechą dobrego programu do budżetowania będzie zawsze jego niezawodność i elastyczność. Niezawodność oznacza zaufanie do danych pochodzących z systemu. Pewność, że budżety i prognozy prezentowane dla Zarządu i Właścicieli są wolne od błędów technicznych i niespójności. Elastyczność z kolei stanowi gwarancję, że model budżetowy będzie mógł być szybko dostosowany do zmieniających się struktur i potrzeb organizacji.
FlexiSolutions stworzyło i rozwija platformę FlexiReporting. Jest to kompletne środowisko automatyzacji procesów controllingu, które w wielu firmach z powodzeniem wykorzystywane jest jako program do budżetowania. W tym wpisie zaprezentujemy możliwości i wybrane funkcjonalności oferowanego przez nas rozwiązania do tworzenia cyklicznych budżetów.
Najważniejsze funkcje programów do budżetowania
System do budżetowania działa zupełnie inaczej niż modele tworzone samodzielnie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel. Programy komputerowe projektowane z myślą o wsparciu procesu przygotowania budżetu łączą gotowe funkcjonalności z możliwościami elastycznego projektowania procesów controllingowych. Poniżej przedstawione zostały najważniejsze funkcje programów do budżetowania.
Projektowanie modelu planistycznego w programie do budżetowania
Program do budżetowania umożliwia tworzenie modeli planistycznych. Jest to kluczowa funkcjonalność pozwalająca dopasować program do budżetowania do potrzeb danej firmy. Na model planistyczny składa się wiele elementów konfiguracji systemowej, które pozwalają na pełne odwzorowanie procesu controllingowego danej firmy.
W szczególności w skład modelu planistycznego implementowanego przez programy do budżetowania finansowego wchodzą:
- Słowniki planistyczne. W systemie do budżetowania możesz centralnie projektować hierarchie i katalogi definiujące przekroje w których prowadzony jest proces planistyczny. Typowy model planistyczny budowany w programie do budżetowania odwzorowuje między innymi:
- strukturę organizacyjną firmy (centra zysków i centra kosztów),
- produkty lub usługi oferowane klientom,
- rynki, kanały dystrybucji i klientów,
- prowadzone projekty.
- Formatki i raporty. W prostych programach do budżetowania układ formatek lub raportów jest góry narzucony przez aplikację. Dojrzałe narzędzia controllingowe zapewniają możliwość elastycznego projektowania i definiowania układów dla formatek i raportów. Jest to kluczowe wymaganie, gdy controlling chce odwzorować obecne procesy w programie do budżetowania.
- Reguły budżetowe. Istotą działania modeli budżetowania jest powiązanie odpowiednich pozycji planistycznych za pomocą formuł. W ten sposób w programie do budżetowania staje się możliwe planowanie ilościowe i wartościowe sprzedaży czy powiązanie kosztów zmiennych z budżetem sprzedażowym. Reguły budżetowe implementują często także „składanie” Rachunku Zysków i Strat ze szczegółowych modeli satelitarnych (sprzedaż, produkcja, marketing, koszty, capex, ipt).
Centralne zarządzanie formatkami budżetowymi
Kluczem do pomyślnego wdrożenia programu do budżetowania w dużych przedsiębiorstwach jest centralizacja zarządzania procesem i modelem budżetowym. W szczególności formatki i raporty udostępniane użytkownikom w programie do budżetowania przechowywane są w spójnym repozytorium systemowym.
W procesie realizowanym za pośrednictwem arkusza kalkulacyjnego, wprowadzenie zmiany na formatce do budżetowania kosztów wykorzystywanej przez 50 lub więcej menedżerów wiąże się z dużą ilością pracy oraz ryzykiem „popsucia” formuł modelu Excel. Program do budżetowania korzysta z szablonów formatek. W tym wypadku każdą zmianę wprowadzamy w jednym miejscu, a jej efekty są widoczne dla użytkowników natychmiast po jej publikacji w systemie. Podobnie wygląda aktualizacja formatek danymi wykonania.
Jeżeli proces budżetowy trwa przez kilka tygodni lub miesięcy, to bezpośrednio po każdorazowym zamknięciu miesiąca zaktualizowane dane mogą pojawić się na formatkach użytkowników. Dzięki temu przez cały proces budżetowania użytkownicy korzystają najbardziej aktualnych danych referencyjnych.
Efektywny przepływ informacji pomiędzy uczestnikami procesu budżetowania
Jedną z większych bolączek przygotowania budżetu z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego jest konsolidacja budżetów cząstkowych. Formatki wypełniane w różnych plikach przez poszczególnych kierowników muszą zostać połączone w jednym zbiorczym raporcie. W zależności od poziomu biegłości technicznej kontrolerzy korzystają z formuł Excel, makr VBA lub baz danych MS Access jako narzędzi do integracji i konsolidacji danych z wielu plików budżetowych.
Tymczasem w programie do budżetowania konsolidacja danych planistycznych wykonywana jest automatycznie. Hierarchie planistyczne, które stanowią fundament modelu budżetowego określają między innymi warunki agregacji budżetów cząstkowych. Dodatkowo, program do budżetowania pozwala elastycznie projektować przepływ informacji pomiędzy formatkami różnych obszarów tematycznych i użytkowników. Właśnie dzięki temu ilościowy plan sprzedaży może zostać wykorzystany jako nośnik kosztów przy tworzeniu budżetu kosztów zmiennych.
Uzupełnieniem kompletu funkcjonalności programów do budżetowania jest „workflow” czyli wsparcie dla procedury przedłożeń i akceptacji budżetów cząstkowych. Mechanizm ten pozwala nie tylko śledzić postępy procesu prowadzone równolegle przez wielu użytkowników, ale także blokować i odblokowywać formatki zgodnie z kalendarzem procesu lub bieżącymi potrzebami działu controllingu.
Tworzenie różnych wersji budżetu
Duża wartością dodaną programu do budżetowania jest możliwość tworzenia alternatywnych wersji planu. Z jednej strony funkcjonalność ta może zostać wykorzystana do archiwizacji wersji historycznych powstających w trakcie kilkumiesięcznego procesu. Monitorowanie zmian i korekt wprowadzanych w kolejnych wersjach budżetu zapewnia odpowiednią transparentność dla wszystkich uczestników.
Równocześnie możliwość korzystania z wersji historycznych może być krytyczną funkcjonalnością w przypadku, gdy firma dokonuje śródrocznych rewizji budżetu. W takim przypadku przygotowanie raportów zarządczych może wymagać prezentacji „obok siebie” dwóch wersji budżetu – oryginalnej oraz zaktualizowanej.
Z drugiej strony, program do budżetowania pozwala jednocześnie budować kilka różnych wariantów budżetu lub prognozy po to, by finalnie wybrać optymalny scenariusz. Zaawansowane rozwiązania wspierające budżetowanie i prognozowanie pozwalają także na projektowanie scenariuszy symulacyjnych. Takie podejście pozwala centralnie zmodyfikować wybrane parametry modelu budżetowego (np. zwiększyć sprzedaż określonego produktu o 10%) i pokazać automatycznie nową skonsolidowaną wersję budżetu uwzględniająca taką zmianę.
Monitorowanie realizacji w programie do budżetowania
Program do budżetowania musi zapewniać możliwość raportowania danych wykonania. Dlaczego? Po pierwsze, by zapewnić zautomatyzować proces monitorowania realizacji wykonania. Typowe raporty zarządcze prezentują wyniki bieżącego okresu na tle budżetu (oraz lat ubiegłych). Struktury planistyczne projektowane są najczęściej w taki sposób, by raportowanie realizacji mogło się odbywać wprost z modelu budżetowego firmy.
Po drugie, dane bieżącego roku zazwyczaj stanowią punkt odniesienia dla planowania budżetu. Typowo, w programie do budżetowania, formatki planistyczne zawierają historię (np. bieżący i poprzedni rok) oraz pozwalają na ocenę dynamiki budżetu w odniesieniu do lat poprzednich. Co więcej, program do budżetowania może oferować funkcjonalność automatycznego przygotowania wstępnej propozycji budżetu na podstawie historii wykonania oraz określonych wskaźników wzrostu.
Z tego względu na powyższe, w programie controllingowym powinien znajdować się zarówno budżet jak i dane realizacji. Oznacza to, że wybór programu do budżetowania oznacza efektywnie wybór platformy do automatyzacji szerszego spektrum procesów controllingu. Tym samym jednym z kluczowych kryteriów wyboru programu do budżetowania staje się możliwość integracji z system ERP lub finansowo-księgowym spółki. Poza technicznym aspektem komunikacji obu rozwiązań równie ważna jest elastyczność programu controllingowego w odniesieniu do transformacji danych księgowych (analityka zakładowego planu kont i szczegóły zapisów księgowych) do struktur modelu planistycznego.
Program do budżetowania - must have rozwijającego się controllingu
Program do budżetowanie coraz częściej staje się „must have” w dziale controllingu. Jeszcze kilka lat temu była to innowacja, która pomagała usprawnić czy uporządkować pracę w procesie tworzenia budżetów i prognoz. Obecnie w świetle coraz większej zmienności otoczenia oraz rosnącego zapotrzebowania na informację zarządczą ze strony menedżerów i właścicieli, inwestycja we wdrożenie programu do budżetowania wydaje się być optymalną strategią doskonalenia procesów controllingu.
FlexiReporting to stworzony przez nas wiodący program do budżetowania. Projektując i rozwijając to narzędzie chcemy dostarczać polskim firmom skuteczne oprogramowanie wspierające wszystkie obszary i zadania związane z przygotowaniem budżetów oraz prognoz. Z naszego systemu korzystają zarówno duże organizacje zatrudniające 1000+ pracowników jak i mniejsze, dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwa, dla których efektywny controlling stał się jednym priorytetów. Dowiedz się więcej o naszym rozwiązaniu przechodząc na jego podstronę.
