Czym jest Power BI, Hurtownia Danych, a czym system EPM?
Power BI to narzędzie analityczne Microsoftu, które przekształca dane w interaktywne raporty i dashboardy. Umożliwia firmom analizę danych z różnych źródeł, wspierając lepsze decyzje biznesowe. Intuicyjny interfejs pozwala na tworzenie dynamicznych wizualizacji bez specjalistycznych umiejętności technicznych, co sprawia, że Power BI jest elastycznym rozwiązaniem zarówno dla małych, jak i dużych firm.
Hurtownia danych to z kolei centralny system gromadzenia i integracji danych z różnych źródeł, który wspiera analizę biznesową i raportowanie na szeroką skalę. Hurtownie danych dbają o spójność, jakość oraz długoterminowe przechowywanie informacji, umożliwiając analizę zintegrowanych danych z różnych systemów, takich jak CRM, ERP czy platformy transakcyjne.
Natomiast system EPM (Enterprise Performance Management) koncentruje się na zarządzaniu wydajnością organizacji, wspierając procesy planowania, budżetowania i prognozowania. System EPM umożliwia monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI), co pozwala na kompleksową kontrolę strategii i wydajności organizacyjnej.
Skuteczne wdrożenie Power BI - przykłady
W ostatnich 3 latach Power BI „podbił serca” osób zajmujących się raportowaniem i analiza danych. Chyba każda osoba związana zawodowo z controllingiem zetknęła się z tym narzędziem. Niskie bariery wejścia (korzystny model licencjonowania, łatwość obsługi) oraz duże możliwości sprawiły, że w raporty Power BI rosną w firmach jak grzyby po deszczu.
Artykuł prezentuje przykłady wdrożenia Power BI wspólnie z systemem klasy EPM (Enterprise Performance Management). Przytaczamy przykłady firm, które zamiast kosztownego projektu budowy Hurtowni Danych zdecydowały się w na wdrożenie oprogramowania EPM.
Pokazują, one, iż specjalistyczne rozwiązania pozwalające na:
- zarządzanie strukturami raportowania i transformacji danych źródłowych,
- umożliwiające budowę modeli alokacji kosztów czy konsolidacji zarządczej oraz
- zapewniające wsparcie dla procesów budżetowania i prognozowania
może być świetną alternatywą dla Hurtowni Danych.
Architektura Power BI i Hurtownia Danych – jakie rozwiązanie wybrać?
Najprostszym scenariuszem wdrożenia Power BI jest bezpośrednie podłączenie do systemów źródłowych. W takim podejściu modele i raporty opierają się na ewidencji sprzedaży oraz dokumentach księgi głównej. To jest w 100% self-service BI – kontrolerzy mogą samodzielnie tworzyć środowisko raportowe „od A do Z”, bazując na znajomości systemu ERP i ewentualnym wsparciu działu IT w znalezieniu odpowiednich danych. W tej architekturze istnieje również możliwość dołączenia danych z innych systemów lub Excela (np. budżetów), co pozwala na comiesięczne dostarczanie menedżerom wymaganych raportów.
Jednak taka architektura ma swoje ograniczenia. Pojawiają się trudności w łączeniu i zapewnieniu spójności danych pochodzących z różnych źródeł, a także w stosowaniu reguł informacyjnych (np. w zakresie alokacji kosztów). W przypadku prostych zastosowań, takich jak raportowanie sprzedaży czy sald księgowych, taka architektura może wystarczyć, jednak większość zastosowań Power BI w controllingu wymaga bardziej zaawansowanych funkcji.
Dlatego często wybieraną ścieżką wdrożenia Power BI jest projekt budowy Hurtowni Danych. W ten sposób prosty projekt „Power BI” staje się pełnoprawnym „dużym projektem IT”. Hurtownia Danych wprowadza specjalistyczną architekturę IT z warstwami i komponentami, które umożliwiają efektywne przetwarzanie dużych wolumenów danych. Wdrożenie Hurtowni Danych wymaga także setek godzin pracy programistów potrzebnych do zaprojektowania, zbudowania i przetestowania interfejsów zasilających hurtownię. Innymi słowy: wytaczamy armatę.
Hurtownia Danych jako źródło dla raportów Power BI – czy zawsze jest konieczna?
Czy Hurtownia Danych jest niezbędna do efektywnego korzystania z Power BI? Nie zawsze! Często okazuje się, że hurtownia nie jest idealnym rozwiązaniem dla firmy, która chce w pełni wykorzystać możliwości Power BI. W takich przypadkach lepszym wyborem może być połączenie Power BI z systemem klasy EPM.
Poniżej przedstawiamy trzy studia przypadków wdrożenia systemu FlexiReporting, gdzie na etapie planowania controlling zakładał budowę Hurtowni Danych. W każdym z tych przypadków połączenie Power BI i systemu klasy EPM okazało się rozwiązaniem bardziej efektywnym i odpowiadającym na potrzeby firmy lepiej niż tradycyjna Hurtownia Danych.
Wdrożenie Power BI jako narzędzia do raportowania w firmie IT
W firmie świadczącej usługi IT Hurtownia Danych miała umożliwić raportowanie i analizę wyników finansowych z umów z klientami, a także kontrolę kosztów działalności operacyjnej oraz nakładów inwestycyjnych. Jednak szczegółowe analizy pokazały, że kluczowe wyzwania obejmowały przygotowanie budżetu (które nie jest związane z Hurtownią Danych), rozkodowanie informacji w analityce kont księgowych (co wymaga narzędzi do zarządzania słownikami raportowania i „mapowania” danych na potrzeby controllingu) oraz integrację tych elementów w raportach.
W tym przypadku fundamentem raportowania Power BI stał się system do budżetowania i prognozowania, który zastąpił rozproszone arkusze Excel spójnym procesem planistycznym z centralnym repozytorium danych. Takie podejście usprawniło pracę controllingu, eliminując wiele zadań związanych z przygotowaniem i konsolidacją budżetów, zmniejszyło ryzyko błędów oraz zapewniło szersze możliwości symulacji i analizy podczas planowania. Dodatkowo, budżety i prognozy są dostępne bezpośrednio w wielowymiarowym modelu danych OLAP. Dzięki temu Power BI posiada wszystkie niezbędne serie danych (wykonanie, budżet, prognoza) w jednym, spójnym źródle, gotowym do szybkiego i efektywnego raportowania zarządczego.
Integracja Power BI z systemem EPM w firmie deweloperskiej
Dział controllingu w dużej firmie z branży deweloperskiej rozpoczął projekt budowy Hurtowni Danych od opracowania szczegółowej, kompleksowej koncepcji rozwiązania. W projekt zaangażowano międzynarodowego integratora IT z dużym doświadczeniem w realizacji podobnych projektów. Wynikiem tych prac był dokument liczący kilkadziesiąt stron, który szczegółowo przedstawiał ambitny projekt Hurtowni Danych, zaprojektowanej w celu integracji danych księgowych (FK), sprzedażowych (CRM) oraz operacyjnych (FK + Excel). Dokument prezentował rozwiązanie, które można spokojnie określić jako „world class” – projekt techniczny obejmował rozbudowaną architekturę chmurową Hurtowni Danych złożoną z najlepszych i wysoko efektywnych komponentów.
Jednak okazało się, że wolumen danych w firmie nie stanowił żadnego wyzwania technicznego – w skali operacyjnej przetwarzane były „zaledwie” dziesiątki tysięcy wpłat od klientów rocznie. Z biznesowego punktu widzenia potrzeby controllingu mogły być z powodzeniem realizowane za pomocą podstawowego środowiska MS SQL Server – co wiązało się z o wiele niższymi kosztami wdrożenia i utrzymania, niż te, które wymagałby bardziej rozbudowany projekt Hurtowni Danych.
W perspektywie czasu, kluczową wartością, która została wypracowana, okazały się trzy specyficzne funkcjonalności, które trudno byłoby zaimplementować przy użyciu samej Hurtowni Danych:
- Mechanizm integracji planów kont dla kilkudziesięciu spółek – choć były one zasadniczo podobne, wciąż różniły się między sobą w niektórych miejscach. Mechanizm pozwalał na sprowadzenie tych struktur do wspólnego mianownika, co było niezbędne do spójnego raportowania.
- Formatki do ręcznego wprowadzania danych – umożliwiały gromadzenie dodatkowych, wartościowych informacji, które wcześniej znajdowały się jedynie na komputerach kierowników projektów, co usprawniało zarządzanie danymi.
- Model umożliwiający tworzenie budżetów i prognoz – dzięki niemu można było przetwarzać zarówno dane wejściowe, jak i parametry wprowadzane przez controlling, co pozwalało na bardziej precyzyjne zarządzanie finansami i przewidywanie wyników.
Dzięki połączeniu Power BI z systemem EPM firma mogła skutecznie integrować dane i zarządzać informacjami, co okazało się znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż wdrożenie tradycyjnej Hurtowni Danych. Rozwiązanie to pozwoliło zaspokoić potrzeby raportowania zarządczego przy niższych kosztach, a jednocześnie dostarczyć controllingowi narzędzia, które były lepiej dopasowane do specyfiki operacyjnej firmy.
Power BI w połączeniu z systemem EPM w firmie produkcyjnej
Wdrożenie nowego systemu ERP w firmie produkcyjnej, opartego na rozwiązaniu chmurowym, wymagało stworzenia od podstaw infrastruktury umożliwiającej zarządzanie procesami raportowania zarządczego. Na początku uznano, że kluczową rolę w tym procesie odegra Hurtownia Danych jako fundament do gromadzenia i przetwarzania potrzebnych informacji.
Jednym z najważniejszych celów dla CFO było opracowanie raportów integrujących dane finansowe i sprzedażowe, co umożliwiłoby stworzenie pełnego obrazu wyników finansowych firmy. Aby przygotować zarządczy rachunek wyników, niezbędne było połączenie faktur sprzedażowych, dokumentów magazynowych oraz kosztów ujętych w księdze głównej. Podobnie jak w przypadku firmy z branży IT, niezbędne były tu centralne słowniki i reguły mapowania, umożliwiające dostosowanie i organizację danych na potrzeby controllingu.
Dodatkowo, firma musiała opracować modele rozliczania kosztów, które umożliwiałyby alokację wydatków na konkretne produkty i rynki, co było kluczowe w raportowaniu rentowności. W toku wdrożenia pojawiła się również potrzeba opracowania rozwiązania dla konsolidacji zarządczej – umożliwiającego raportowanie wyników finansowych na podstawie danych zarówno spółki-matki, jak i spółek handlowych.
Hurtownia Danych czy System EPM – co lepiej rozwija raportowanie w Power BI?
Wybór między Hurtownią Danych a Systemem EPM zależy od skali i specyfiki przetwarzanych danych oraz celów raportowania. Hurtownia Danych ma sens jako projekt IT, gdy firma przetwarza bardzo duże zbiory danych – na przykład, gdy źródłem raportowania są paragony lub operacje magazynowe o wolumenie przekraczającym 100 000 miesięcznie. W takim przypadku Hurtownia Danych i cała towarzysząca infrastruktura mogą być właściwym rozwiązaniem, umożliwiającym efektywne przetwarzanie, organizację oraz udostępnianie tych danych.
Jeśli jednak celem projektu jest automatyzacja comiesięcznego przygotowania zarządczego rachunku wyników, bardziej odpowiednim wyborem będzie system controllingowy lub Enterprise Performance Management (EPM). Systemy EPM oferują szereg funkcji dostosowanych do potrzeb controllingu – takich jak narzędzia do budżetowania, prognozowania i zarządzania wydajnością – które są bardziej elastyczne i lepiej przystosowane do mniejszych wolumenów danych oraz złożonych procesów planistycznych.
Zobacz też:
Słowniczek pojęć controllingowych
Poznaj kluczowe terminy i pojęcia niezbędne każdemu specjaliście działającemu w obszarze finansów i zarządzania. Obejmuje on różnorodne pojęcia oraz wyjaśnienia kluczowych terminów związanych z controllingiem, co ułatwia ich zrozumienie i efektywne zastosowanie w codziennej praktyce.
Power BI w controllingu – czego potrzebujesz do skutecznego raportowania
Jak technologia wspomaga raportowanie i wizualizację danych? Zapraszamy do lektury artykułu, w którym omawiamy działanie Power BI. Prezentujemy zarówno zalety, jak i wady, a także koszty związane z wdrożeniem. Poruszamy również temat różnic i przewag między Power BI a Microsoft Excel oraz FP&A. Opisujemy także wyzwania i aspekty integracji danych w kontekście wdrożenia.
PowerBI jako narzędzie działu controllingu
Power BI to odpowiedź na potrzeby nowoczesnych firm poszukujących efektywnych rozwiązań w analizie danych i raportowaniu.
Zaczniemy od porównania z Excel i FP&A, przez omówienie wyzwań wdrożeniowych, aż do case study z analityki biznesowej. Zobacz nagranie z wydarzenia.