FlexiSolutions

CASE STUDY

Automatyzacja raportowania do GUS – case study

Polski oddział międzynarodowej sieci handlowej poszukiwał narzędzia, które usprawniłoby pracę zespołu sprawozdawczości. Okresowe raportowanie do Głównego Urzędu Statystycznego dla ponad 80 spółek wchodzących w skład polskiej części koncernu istotnie angażowało zasoby firmy. FlexiReporting zautomatyzował cały proces raportowania od importu danych z systemu SAP R/3 po wysyłkę gotowych raportów do serwisu internetowego GUS.
automatyzacja raportowania

Automatyzacja raportowania - efekty wdrożenia

media saturn

SAP R/3

Import predefiniowanych transakcji systemu SAP

Okresy fiskalne

Konwersja danych fiskalnych
w układzie październik-wrzesień na okresy kalendarzowe

RPA

Robotyzacja procesu wysyłki meldunków do portalu GUS

Workflow

Formularze do ręcznego wprowadzenia wybranych informacji

Kontekst projektu

Media Saturn Holding Polska, część międzynarodowego koncernu Metro Group, jest wiodącą siecią handlu RTV/AGD w Polsce. Działalność firmy jest w znacznym stopniu wspierana przez korporacyjne systemy IT. W konsekwencji centralna instancja systemu SAP R/3 nie zapewnia wsparcia dla lokalnych procesów raportowych.

Tymczasem ponad 80 spółek działających na terenie Polski zobowiązanych jest do okresowego przesyłania raportów i meldunków do Głównego Urzędu Statystycznego. Z tego względu spółka potrzebowała narzędzia, które pomogłoby w automatyzacji procesu raportowania GUS. Celem było ograniczenie ręcznej pracy przy przygotowywaniu danych wejściowych oraz uzupełnianiu formularzy sprawozdawczych.

Optymalizacja raportowania do Głównego Urzędu Statystycznego

FlexiReporting umożliwił automatyczne raportowanie następujących zestawień:

  • DG-1: Miesięczne meldunki o działalności gospodarczej.
  • F-01: Kwartalne sprawozdania o przychodach, kosztach, wyniku finansowym oraz nakładach na środki trwałe.
  • RF-01: Kwartalne sprawozdania o aktywach i pasywach finansowych.

System wspiera współpracę różnych zespołów dostarczających dane do poszczególnych sekcji sprawozdania, zapewniając weryfikację wartości przez odpowiedzialne osoby. Z czasem rozwiązanie rozszerzono o dodatkowe raporty: SP, DNU-K oraz DNU-R.

Integracja danych z SAP/R3

Raporty GUS przygotowywane są na podstawie danych z systemu SAP R/3. FlexiReporting importuje dane z modułu środków trwałych, księgi głównej oraz rejestru sprzedaży, umożliwiając generowanie danych dla wszystkich jednostek gospodarczych w jednym pliku zapewniając spójność i jednolite reguły raportowania.

Do FlexiReporting importowane są zestawienia z:

  • modułu środków trwałych (operacje na środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych, niezbędne do poprawnej prezentacji nakładów inwestycyjnych),
  • księgi głównej (zestawienie sald i obrotów dla raportowania przychodów, kosztów oraz sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa),
  • rejestru sprzedaży (obroty w podziale na stawki podatku VAT).
W systemie zdefiniowano reguły mapowania i tabele konwersji. Odpowiadają one za przypisanie odpowiednich słowników wejściowych z systemu SAP R/3 do właściwych linii sprawozdań i meldunków GUS. Mechanizmy przetwarzania danych zapewniają jednolite reguły raportowania dla wszystkich jednostek gospodarczych oraz gwarantują spójność pomiędzy raportami.

Jednym z wyzwań było przełożenie danych fiskalnych rejestrowanych w cyklu październik-wrzesień na układ kalendarzowy wymagany przez GUS. Transformacja ta jest w 100% systemowa, oparta na odpowiednich regułach przetwarzania danych.

Automatyczna wysyłka raportów GUS w formacie XML

System informatyczny GUS umożliwia przesyłanie raportów i meldunków w formie plików XML. W ramach wdrożenia FlexiReporting powstał mechanizm umożliwiający generowanie plików XML. Pozwolił on całkowicie wyeliminować ręczne wypełnianie formularzy online.

Tym samym FlexiReporting zautomatyzował cały proces raportowania GUS. System skutecznie wyeliminował krytyczne punkty, w których możliwe było popełnienie błędu. System efektywnie generuje kilkaset raportów kwartalnie, co przekłada się na oszczędności wyrażone w dziesiątkach godzin w każdym kwartale.

Implementacja FlexiReporting przyniosła znaczne usprawnienia w procesie raportowania do GUS, w pełni automatyzując ten proces i integrując go z korporacyjnym systemem ERP. Dzięki temu firma oszczędza czas i zasoby, jednocześnie zwiększając dokładność i spójność raportów.

spółek objętych wdrożeniem
0 +
raportów generowanych co kwartał
0 +
godzin roboczych uwolnionych kwartalnie
~ 0
czas wysyłki kompletu raportów F-01
~ 0 min

Kompletny proces raportowania wyników w systemie controllingu

Architektura i funkcjonalności systemu zostały optymalnie dopasowane do potrzeb menedżerów i analityków.
Przejmij kontrolę nad przetwarzaniem danych i raportowaniem wyników by automatyzować procesy controllingu bez udziału działu IT.
migracja danych umów IFRS 16

Migracja danych do systemu FlexiReporting – case study

TopFarms, jeden z największych producentów rolnych w Europie, przeprowadził ambitną migrację danych dotyczących IFRS 16 do nowego systemu FlexiReporting. Dzięki temu firma nie tylko zoptymalizowała przetwarzanie ogromnej ilości umów leasingowych, ale również znacząco poprawiła jakość wsparcia technicznego i obniżyła koszty operacyjne. Dowiedz się, jak innowacyjne rozwiązania i elastyczne modele dyskontowania przyczyniły się do sukcesu tego projektu.

Czytaj więcej >
automatyzacja raportowania

Automatyzacja raportowania do GUS – case study

Polski oddział międzynarodowej sieci handlowej poszukiwał narzędzia, które usprawniłoby pracę zespołu sprawozdawczości. Okresowe raportowanie do Głównego Urzędu Statystycznego dla ponad 80 spółek wchodzących w skład polskiej części koncernu istotnie angażowało zasoby firmy. FlexiReporting zautomatyzował cały proces raportowania od importu danych z systemu SAP R/3 po wysyłkę gotowych raportów do serwisu internetowego GUS.

Czytaj więcej >
mssf 16 najem

Najem powierzchni usługowej i handlowej – case study

Jedna z wiodących spółek handlowych działających w centrach handlowych skorzystała z FlexiReporting, innowacyjnego narzędzia IT w dziedzinie raportowania MSSF16. Celem było zautomatyzowanie i uporządkowanie raportowania umów najmu powierzchni zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości.

Czytaj więcej >
konsolidacja i kontroling

Konsolidacja i controlling sieci sklepów wolnocłowych – case study

Zintegrowane wdrożenie FlexiReporting jako systemu konsolidacji statutowej oraz controllingu sklepów wolnocłowych. Grupa Kapitałowa prowadząca sprzedaż i gastronomię w punktach podróży (lotniska, stacje kolejowe, promy pasażerskie) rozpoczęła korzystanie z FlexiReporting od modułu konsolidacji finansowej.
W kolejnych etapach projektu wdrożenie objęło wszystkie procesy kontrolingu – raportowanie zarządcze, budżetowanie i monitorowanie realizacji. System integruje i konsoliduje dane kilkunastu spółek skutecznie radząc sobie z różnymi systemami księgowymi i planami kont oraz dużą liczbą transakcji wewnętrznych.

Czytaj więcej >
fmcg

Raportowanie i budżetowanie w branży spożywczej – case study

FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie cyfrowej transformacji działu controllingu wiodącego producenta z branży spożywczej. Kompletne środowisko raportowania zarządczego, budżetowania, prognozowania zintegrowało procesy controllingu finansowego, biznesowego oraz sprawozdawczości Corporate Finance w branży FMCG. System zapewnia pełną analitykę raportowania na podstawie danych z systemu SAP/R3.

Czytaj więcej >

Poznaj system do controllingu i sprawozdawczości idealnie dopasowany do Twoich potrzeb