Automatyzacja raportowania - efekty wdrożenia
- Pełna automatyzacja okresowych raportów do GUS.
- Znaczne usprawnienie procesów angażujących zespoły księgowości, raportowania i sprawozdawczości.
- Rozwiązanie w pełni dostosowane do lokalnych wymogów sprawozdawczych, z pełną integracją z korporacyjnym systemem ERP.
SAP R/3
Import predefiniowanych transakcji systemu SAP
Okresy fiskalne
Konwersja danych fiskalnych
w układzie październik-wrzesień na okresy kalendarzowe
RPA
Robotyzacja procesu wysyłki meldunków do portalu GUS
Workflow
Formularze do ręcznego wprowadzenia wybranych informacji
Kontekst projektu
Media Saturn Holding Polska, część międzynarodowego koncernu Metro Group, jest wiodącą siecią handlu RTV/AGD w Polsce. Działalność firmy jest w znacznym stopniu wspierana przez korporacyjne systemy IT. W konsekwencji centralna instancja systemu SAP R/3 nie zapewnia wsparcia dla lokalnych procesów raportowych.
Tymczasem ponad 80 spółek działających na terenie Polski zobowiązanych jest do okresowego przesyłania raportów i meldunków do Głównego Urzędu Statystycznego. Z tego względu spółka potrzebowała narzędzia, które pomogłoby w automatyzacji procesu raportowania GUS. Celem było ograniczenie ręcznej pracy przy przygotowywaniu danych wejściowych oraz uzupełnianiu formularzy sprawozdawczych.
Optymalizacja raportowania do Głównego Urzędu Statystycznego
FlexiReporting umożliwił automatyczne raportowanie następujących zestawień:
- DG-1: Miesięczne meldunki o działalności gospodarczej.
- F-01: Kwartalne sprawozdania o przychodach, kosztach, wyniku finansowym oraz nakładach na środki trwałe.
- RF-01: Kwartalne sprawozdania o aktywach i pasywach finansowych.
System wspiera współpracę różnych zespołów dostarczających dane do poszczególnych sekcji sprawozdania, zapewniając weryfikację wartości przez odpowiedzialne osoby. Z czasem rozwiązanie rozszerzono o dodatkowe raporty: SP, DNU-K oraz DNU-R.
Integracja danych z SAP/R3
Raporty GUS przygotowywane są na podstawie danych z systemu SAP R/3. FlexiReporting importuje dane z modułu środków trwałych, księgi głównej oraz rejestru sprzedaży, umożliwiając generowanie danych dla wszystkich jednostek gospodarczych w jednym pliku zapewniając spójność i jednolite reguły raportowania.
Do FlexiReporting importowane są zestawienia z:
- modułu środków trwałych (operacje na środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych, niezbędne do poprawnej prezentacji nakładów inwestycyjnych),
- księgi głównej (zestawienie sald i obrotów dla raportowania przychodów, kosztów oraz sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa),
- rejestru sprzedaży (obroty w podziale na stawki podatku VAT).
Jednym z wyzwań było przełożenie danych fiskalnych rejestrowanych w cyklu październik-wrzesień na układ kalendarzowy wymagany przez GUS. Transformacja ta jest w 100% systemowa, oparta na odpowiednich regułach przetwarzania danych.
Automatyczna wysyłka raportów GUS w formacie XML
Tym samym FlexiReporting zautomatyzował cały proces raportowania GUS. System skutecznie wyeliminował krytyczne punkty, w których możliwe było popełnienie błędu. System efektywnie generuje kilkaset raportów kwartalnie, co przekłada się na oszczędności wyrażone w dziesiątkach godzin w każdym kwartale.
Implementacja FlexiReporting przyniosła znaczne usprawnienia w procesie raportowania do GUS, w pełni automatyzując ten proces i integrując go z korporacyjnym systemem ERP. Dzięki temu firma oszczędza czas i zasoby, jednocześnie zwiększając dokładność i spójność raportów.
Kompletny proces raportowania wyników w systemie controllingu
Przejmij kontrolę nad przetwarzaniem danych i raportowaniem wyników by automatyzować procesy controllingu bez udziału działu IT.