Automatyzacja raportowania do Głównego Urzędu Statystycznego

Polski oddział międzynarodowej sieci handlowej poszukiwał narzędzia, które usprawniłoby pracę zespołu sprawozdawczości. Okresowe raportowanie do Głównego Urzędu Statystycznego dla ponad 80 spółek wchodzących w skład polskiej części koncernu istotnie angażowało zasoby firmy. FlexiReporting zautomatyzował cały proces raportowania od importu danych z systemu SAP R/3 po wysyłkę gotowych raportów do serwisu internetowego GUS.

SAP R/3

Import predefiniowanych transakcji systemu SAP

Okresy fiskalne

Konwersja danych fiskalnych
w układzie październik-wrzesień na okresy kalendarzowe

RPA

Robotyzacja procesu wysyłki meldunków do portalu GUS

Workflow

Formularze do ręcznego wprowadzenia wybranych informacji

Kontekst projektu

Media Saturn Holding Polska to wiodąca sieć handlu RTV/AGD w Polsce. Firma jest częścią międzynarodowego koncernu Metro Group. Działalność firmy jest w znacznym stopniu wspierana przez korporacyjne systemy IT. W konsekwencji centralna instancja systemu SAP R/3 nie zapewnia wsparcia dla lokalnych procesów raportowych.

Tymczasem ponad 80 spółek działających na terenie Polski zobowiązanych jest do okresowego przesyłania raportów i meldunków do Głównego Urzędu Statystycznego. Z tego względu spółka potrzebowała narzędzia, które pomogłoby w automatyzacji procesu raportowania GUS. Celem projektu było ograniczenie ręcznej pracy związanej z przygotowaniem danych wejściowych oraz uzupełnianiem formularzy sprawozdawczych udostępnianych w serwisie internetowym GUS.

Optymalizacja raportowania do Głównego Urzędu Statystycznego

W ramach pierwszego etapu wdrożenia FlexiReporting powstały mechanizmy umożliwiające automatyczne raportowanie następujących zestawień:

DG-1: meldunek o działalności gospodarczej (miesięczny),

F-01: sprawozdanie o przychodach, kosztach i wyniku finansowym oraz o nakładach na środki trwałe (kwartalne),

RF-01: statystyczne sprawozdanie o aktywach i pasywach finansowych (kwartalne)

System umożliwia współpracę różnych zespołów odpowiedzialnych za dostarczanie danych wejściowych do poszczególnych sekcji sprawozdania. Skonfigurowany proces pozwala upewnić się, że wszystkie wartości zostały zweryfikowane przez odpowiedzialne osoby.

W wyniku korzyści wynikających z zastosowania systemu nastąpiła rozbudowa rozwiązania o kolejne sprawozdania GUS. Obecny zakres automatyzacji obejmuje dodatkowo raporty SP, DNU-K oraz DNU-R.

Integracja danych z SAP/R3

Przygotowanie raportów GUS odbywa się na podstawie danych z systemu SAP R/3. W trakcie projektu wykorzystano istniejące raporty wyjściowe z systemu, dzięki którym możliwe jest wygenerowanie w jednym pliku danych dla wszystkich jednostek gospodarczych.

Do FlexiReporting importowane są zestawienia z:

· modułu środków trwałych (operacje na środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych, niezbędne do poprawnej prezentacji nakładów inwestycyjnych),

· księgi głównej (zestawienie sald i obrotów dla raportowania przychodów, kosztów oraz sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa),

· rejestru sprzedaży (obroty w podziale na stawki podatku VAT).

W systemie zdefiniowano reguły mapowania i tabele konwersji. Odpowiadają one za przypisanie odpowiednich słowników wejściowych z systemu SAP R/3 do właściwych linii sprawozdań i meldunków GUS. Mechanizmy przetwarzania danych zapewniają jednolite reguły raportowania dla wszystkich jednostek gospodarczych oraz gwarantują spójność pomiędzy raportami.

Jednym z wyzwań projektu było przełożenie danych fiskalnych rejestrowanych w cyklu październik – wrzesień na układ kalendarzowy wymagany przez sprawozdawczość GUS. Transformacja wykonywana jest w 100% systemowo przez odpowiednie reguły przetwarzania danych.

Automatyczna wysyłka raportów GUS w formacie XML

System informatyczny GUS umożliwia przesyłanie raportów i meldunków w formie plików XML. W ramach wdrożenia FlexiReporting powstał mechanizm umożliwiający generowanie plików XML. Pozwolił on całkowicie wyeliminować ręczne wypełnianie formularzy online.

Tym samym FlexiReporting zautomatyzował cały proces raportowania GUS. System skutecznie wyeliminował krytyczne punkty w których możliwe było popełnienie błędu. System efektywnie generuje kilkaset raportów kwartalnie, co przekłada się na oszczędności wyrażone w dziesiątkach godzin w każdym kwartale.

0 +

spółek objętych wdrożeniem

0 +

raportów generowanych co kwartał

~ 0

godzin roboczych uwolnionych kwartalnie

~ 0 min

czas wysyłki kompletu raportów F-01

Powiązane przykłady

Budżetowanie, Controlling, Konsolidacja

Konsolidacja i kontroling w sieci sklepów wolnocłowych

Zintegrowane wdrożenie FlexiReporting jako systemu konsolidacji statutowej oraz controllingu finansowego. Grupa Kapitałowa prowadząca sprzedaż i gastronomię w punktach podróży (lotniska, stacje kolejowe, promy pasażerskie) rozpoczęła korzystanie z FlexiReorting od modułu konsolidacji finansowej. W kolejnych etapach projektu wdrożenie objęło wszystkie procesy kontrolingu - raportowanie zarządcze, budżetowanie i monitorowanie realizacji. System integruje...

Budżetowanie, Controlling, FMCG, HR

Kompleksowe wsparcie controllingu w firmie kosmetycznej

W pierwszym etapie wdrożenia FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie do raportowania wyników w układzie zarządczym. Sukces projektu zaowocował rozbudową rozwiązania o kolejne moduły. Obecnie FlexiReporting pokrywa wszystkie procesy i obszary controllingu. Rozwiązanie wspiera raportowanie, budżetowanie i prognozowanie, a z systemu korzysta pion finansów oraz analitycy i menedżerowie sprzedaży, marketingu i...

Controlling, Produkcja

Raportowanie zarządcze projektów budowlanych

FlexiReporting idealnie wpisał się w potrzebę raportowania zarządczego projektów budowlanych. Przykład prezentuje wdrożenia kontrolingu projektów w firmie dostarczającej specjalistyczne instalacje gaśnicze dla obiektów przemysłowych, komercyjnych i użytkowych. System skutecznie zastąpił wcześniejsze rozwiązanie stworzone wykorzystujące platformę Reporting Services. Obecnie FlexiReporting stanowi podstawowe narzędzie controllingu finansowego projektów budowlanych.

Alokacja, Budżetowanie, Controlling, FMCG

System controllingu w dystrybucji FMCG

Strategiczny dystrybutor wiodących marek FMCG wybrał FlexiReporting jako narzędzie controllingu wspierającego budżetowanie, raportowanie i alokację kosztów. W ramach kolejnych projektów system został rozwinięty o moduły controllingu komercyjnego, budżetowania i prognozowania HR oraz prognozowania operacyjnego w dziale sprzedaży.

Budżetowanie, Controlling, FMCG

Raportowanie i budżetowanie w branży spożywczej

FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie cyfrowej transformacji działu controllingu wiodącego producenta z branży spożywczej. Kompletne środowisko raportowania zarządczego, budżetowania, prognozowania zintegrowało procesy controllingu finansowego, biznesowego oraz sprawozdawczości Corporate Finance. System zapewnia pełną analitykę raportowania nad podstawie danych z systemu SAP/R3.

Budżetowanie, Controlling, Usługi

Raportowanie wyników i prognozowanie Cash Flow w firmie logistycznej

Dynamicznie rozwijająca się firma logistyczna wdrożyła FlexiReporting, by zapewnić menedżerom lepszą perspektywę wyników biznesowych. Kluczowym elementem rozwiązania jest model prognozowania Cash Flow. Projekcja przepływów finansowych na podstawie planowanych wyników biznesowych wspiera CFO w zarządzaniu finansowaniem dla działalności operacyjnej i strategicznych projektów rozwojowych.

Controlling, Konsolidacja, Usługi

Controlling i konsolidacja w międzynarodowej Grupie Kapitałowej

Zintegrowane wdrożenie FlexiReporting jako systemu controllingu finansowego i operacyjnego oraz konsolidacji statutowej. Dynamicznie rozwijająca się Grupa Kapitałowa zdecydowała się zastąpić dotychczasowy system klasy EPM rozwiązaniem, które zapewni skalowalność i elastyczność wymaganą do efektywnej integracji nowych rynków i spółek.

Budżetowanie, Controlling, Konsolidacja, Produkcja

Raportowanie i konsolidacja zarządcza w firmie produkcyjnej

Doskonały przykład wykorzystania FlexiReporting jako narzędzia do unifikacji controllingu i raportowania zarządczego w dużej, międzynarodowej grupie kapitałowej. Zintegrowany model budżetowania, prognozowania i konsolidacji zarządczej jest wykorzystywany przez ponad 80 użytkowników m.in. w Polsce, Niemczech, Francji, Włoszech, Wielkiej Brytanii, Rosji, Ukrainie.

Chcesz dowiedzieć się więcej?