Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym. Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania
z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.
CDN Optima
Import danych z modułów GL
oraz BI systemu ERP
FMCG
Kompletny model controllingu producenta kosmetyków
Agile
Złożone rozwiązanie jako efekt serii zwinnych projektów
HR
Planowanie zatrudnienia
i wynagrodzeń
Kontekst projektu
Torf Corporation jest polskim producentem kosmetyków wytwarzającym ponad 2,5 mln produktów miesięcznie. Portfolio firmy obejmuje szeroką gamę produktów dostępnych w drogeriach i sieciach handlowych. Tołpa jest znaną polską marką pielęgnacji twarzy dla kobiet i mężczyzn. Torf Corporation to także producent nr 1 past do zębów pod markami własnymi w Europie Środkowo-Wschodniej.
Stabilny wzrost sprzedaży oraz presja na poprawę rentowności operacyjnej powodowały wzrost zapotrzebowania na dobrą informację menedżerską. W 2017 roku Fundusz należący do Resource Partners kupił 70% udziałów Torf Corporation. To dodatkowo zwiększyło presję transparentnego i terminowego raportowania wyników. Dostrzegając rosnące oczekiwania wszystkich interesariuszy, Dyrektor Finansowy postanowił unowocześnić pracę podległego mu zespołu. Celem zmian było dostosowanie procesów, narzędzi controllingu i księgowości do skali biznesu oraz aspiracji i oczekiwań interesariuszy.
Następstwem tej decyzji był konsekwentnie realizowany program zmian. Objął on reorganizację struktury zespołu i podziału obowiązków, optymalizację sposobu korzystania z systemu ERP oraz wdrożenie narzędzi usprawniających pracę controllingu i księgowości.
Raportowanie zarządcze i analizy rentowności
Pierwszym punktem na mapie drogowej firmy było udoskonalenie procesu raportowania zarządczego. Dobre zrozumienie rentowności klientów i produktów pomogło firmie utrzymać ścieżkę rentownego
wzrostu. Uzyskanie raportów rentowności nie było możliwe bezpośrednio z modułu BI systemu ERP.
W świetle tego wyzwania idealnie sprawdziły się elastyczne możliwości integracji FlexiReporting,
które pozwoliły na połączenie danych z rejestrów sprzedaży, ewidencji księgowej, raportów produkcyjnych oraz kartotek systemu ERP w spójnym modelu controllingowym.
W rezultacie FlexiReporting dostarczył menedżerom i właścicielom niezbędnych informacji na
temat rentowności sprzedaży. Przetwarzanie danych odbywa się na najniższym poziomie szczegółowości
(produkt i klient). Dzięki temu możliwa jest elastyczna konsolidacja wyników do poziomu marki,
linii produktowej czy kanału dystrybucji. Obecnie Zarząd i menedżerowie sprzedaży mają
pełną transparentność wpływu poszczególnych składowych na ostateczną wartość EBITDA.
Dodatkowo, wdrożenie systemu raportowania zarządczego zainicjowało zmiany w procesie zamknięcia miesiąca. FlexiReporting zoptymalizował sposób naliczania i księgowania rezerw na rabaty retrospektywne
i koszty promocji. Rozwiązanie pozwala w pełni ujmować w wynikach odroczone koszty bezpośrednio powiązane ze sprzedażą bieżącego okresu.
Optymalizacja narzędzi analizy kosztów produkcji
Pierwszy etap wdrożenia zapewnił analitykę raportowania Kosztu Własnego Sprzedaży w podziale
na stawkę planowaną (koszt standardowy) oraz odchylenie kosztu rzeczywistego. Dzięki temu dyskusja dotycząca odchyleń, prowadzona równolegle z menedżerami sprzedaży i produkcji, może koncentrować się wyłącznie na kwestiach, za które każdy z nich jest odpowiedzialny.
Widząc zapotrzebowanie na pogłębioną analitykę ze strony Działu Planowania Produkcji CFO zdecydował
o rozbudowaniu systemu o możliwość szczegółowego raportowania kosztów produkcji. Model analizy kosztów bezpośrednich zapewnia obecnie pełną transparentność kosztów i odchyleń produkcyjnych. Kalkulacje i raporty przetwarzają receptury, koszty planowane i raporty zleceń produkcyjnych. Menedżerowie z łatwością mogą określić przyczyny ewentualnych odchyleń oraz podejmować niezbędne działania korygujące.
Budżetowanie i prognozowanie
Wspólną inicjatywą CFO i Dyrektora Sprzedaży było wprowadzenie modyfikacji w procesie budżetowania sprzedaży. Celem była poprawa trafności budżetów i prognoz zarówno w perspektywie wskaźników operacyjnych (ilościowy plan sprzedaży dla Działu Produkcji) jak i finansowych (oczekiwany poziom zysków i możliwość wyznaczenia celów premiowych dla poszczególnych menedżerów). Potrzebne było stworzenie modelu zapewniającego zaangażowanie menedżerów operacyjnych, tak by zaplanować popyt Klienta na poszczególne produkty. Równocześnie system musiał zapewnić możliwość centralnego planowania parametrów operacyjnych (cenniki, warunki handlowe, strategie promocji, koszty wytworzenia).
Model budżetowania i prognozowania zaimplementowany we FlexiReporting został w pełni dopasowany
do procesów biznesowych i struktury organizacyjnej Torf Corporation. Każdy z uczestników procesu
otrzymał dostęp do formularzy planistycznych odpowiadających jego roli w procesie planowania. Struktura
i reguły obliczeniowe modelu pozwalają na automatyczne przygotowanie wyników finansowych
w przekrojach zgodnych z układem raportowania zarządczego. W ten sposób monitorowanie realizacji budżetu zostało w pełni zautomatyzowane. Co więcej rewizje budżetu i prognozy śródroczne
mogą być z powodzeniem realizowane w nieuciążliwy dla organizacji sposób.
