FlexiSolutions

CASE STUDY

Księgowanie leasingu pojazdów i maszyn roboczych w firmie budowlanej – case study

Duża firma z branży budowlanej musiała na nowo zbudować proces wyceny i raportowania IFRS 16. Decyzją właściciela należało zmigrować IFRS 16 do nowego narzędzia. W drugim kwartale 2023 roku dział finansowo-księgowy wybrał i wdrożył FlexiReporting jako nową platformę do ewidencji i wyceny umów IFRS 16.
IFRS w księgowaniu

Efekty wdrożenia

Dane historyczne

Pełna historia zmian w całym okresie umowy

Audyt „Big4”

Sprawozdania finansowe spółki badane przez audytora z firmy Big4

CDN XL

Kompletne księgowanie IFRS 16 zgodnie z wytycznymi jednostki dominującej

Self service

Proces IFRS 16 obsługiwany end-to-end przez zespół Klienta

Kontekst projektu

Od dłuższego czasu spółka korzystała z narzędzi oferowanych przez jedną z firm audytorskich z grupy Big4, który decyzją Grupy Kapitałowej został wybrany do badania sprawozdań finansowych. W celu uniknięcia naruszenia zasady niezależności biegłego rewidenta spółka postanowiła zmienić dostawcę usługi wsparcia w zakresie rozliczania umów najmu na potrzeby IFRS 16.

W toku poszukiwania nowego rozwiązania zespół finansowo-księgowy zwrócił uwagę na rozwiązanie oferowane przez FlexiSolutions. O wyborze FlexiReporting zdecydowały trzy główne czynniki:

  • kompletny, spójny proces zarządzania i wyceny umów IFRS 16 zaprezentowany przez FlexiSolutions bezpośrednio w oferowanym narzędziu,
  • przyjazny interfejs użytkownika zapewniający dostęp do wszystkich formatek i raportów bezpośrednio w środowisku Microsoft Excel,
  • racjonalna oferta cenowa uwzględniająca wyłącznie wykorzystywane funkcjonalności systemu (brak konieczności zakupu licencji pozostałych modułów oprogramowania) oraz zapewniająca elastyczność rozliczeń w postaci opłat subskrypcyjnych.

Przebieg projektu

Uruchomienie procesu IFRS 16 w nowym środowisku zajęło około 8 tygodni. Tyle czasu było potrzebne na wykonanie wszystkich niezbędnych zadań projektowych. Czas ten został wykorzystany na wdrożenie modułu w standardzie oferowanym przez Flexi, zaimportowanie danych historycznych oraz dopasowanie wybranych mechanizmów do specyficznych potrzeb Klienta.

Projekt wdrożenia IFRS 16 składał się z następujących kroków:

  • Uruchomienie oprogramowania w środowisku IT Klienta. Zespół IT zdecydował się na wdrożenie systemu w oparciu o platformę Microsoft Azure (wdrożenie w środowisku chmurowym) i przygotował infrastrukturę zgodnie z wymaganiami technicznymi systemu.

  • Migracja umów z repozytorium obecnego narzędzia IFRS 16. W tym celu wykorzystane zostały szczegółowe raporty udostępniane przez istniejące rozwiązanie w formie tabel Excel. Zdecydowano się na migrację wszystkich umów (aktywnych oraz zakończonych), tak by cała historia sprawozdawczości IFRS 16 dostępna była w jednym miejscu. Dane wejściowe dla niemal 600 umów zostały dostarczone przez Klienta w spójnym i uporządkowanym formacie, dzięki czemu transfer do nowego był względnie prosty.

  • Jedynym wyzwaniem było odpowiednie ujęcie w nowym środowisku historycznych zmian w umowach. Zachowaniem pełnej historii wycen wymagało odtworzenia nie tylko bieżącego ale również historycznego zestawu parametrów i harmonogramów płatności wybranych umów. Migracja danych IFRS 16 została wykonana według stanu na 31 marca 2023 roku. Późniejsze zmiany w umowach wprowadzone zostały ręcznie w ramach procesu testów systemu.

  • Zespół Klienta został zaangażowany w końcowej fazie uzgodnień. W większości przypadków wyceny generowane przez dotychczasowe rozwiązanie oraz FlexiReporting były spójne (różnice wynikające z zaokrągleń oraz nieistotne odchylenia wynikające z przyjętych sposobów wyliczania dyskonta). Dla około 10 umów pojawiła się konieczność szczegółowych wyjaśnień i modyfikacji parametrów przyjętych do wyceny w nowym rozwiązaniu (np. w przypadku umów rozpoczętych przed datą przejścia przez spółkę na raportowanie zgodnie z IFRS oraz innych przykładów uproszczeń przyjętych w porozumieniu z dotychczasowym audytorem).

Podsumowanie korzyści

Głównym celem projektu było zapewnienie kontynuacji wycen IFRS 16 w sposób maksymalnie zbieżny z dotychczasowym strumieniem raportowania na podstawie danych dostarczonych przez firmę audytorską. To wyzwanie zostało osiągnięte bez większych problemów i począwszy od czerwca 2023 roku, spółka księguje wyceny IFRS 16 na podstawie raportów generowanych przez FlexiReporting.

Należy jednak zauważyć, że dzięki wdrożeniu nowego narzędzia zespół finansowo-księgowy zyskał pełną autonomię w zakresie raportowania IFRS 16. Obecnie spółka nie jest uzależniona od współpracy z dostawcami zewnętrznymi.

Obecnie proces IFRS 16 realizowany jest całości w wewnętrznym systemie spółki. System wykorzystywany jest przez osoby z działów operacyjnych (wprowadzanie nowych umów i ewidencja zmian w istniejących umowach) oraz finansowo-księgowych (weryfikacja wycen, raportowanie i analiza danych i przygotowanie informacji do księgowania wyceny IFRS 16).
W tym kontekście zapewnienia efektywnego przepływu informacji pomiędzy operacjami a księgowością niezwykle użyteczne są funkcjonalności systemu zapewniające:

  • notyfikację o umowach kończących się w najbliższym okresie; pozwalają one reagować zgodnie z planami firmy odnośnie ich zakończenia bądź przedłużenia,

  • transparentne raportowanie wszystkich zmian w umowach IFRS 16; w przypadku portfela około 500 aktywnych umów IFRS 16 możliwość szybkiego odfiltrowania nowych kontraktów, umów, które zmieniły się lub zostały zakończone w bieżącym okresie jest kluczowa dla sprawnej analizy i weryfikacji danych,

  • czytelne raporty pokazujące ponad 40 różnych miar finansowych (odpowiadających różnym pozycjom sprawdzania finansowego i not objaśniających) w sposób zrozumiały dla wszystkich użytkowników.

Elastyczność i szczegółowość kalkulacji zapewnianych przez FlexiReporting została wykorzystana do automatyzacji procesu księgowania wycen IFRS 16 zgodnie z nowymi wytycznymi Grupy Kapitałowej. W poprzednim rozwiązaniu polecenie księgowania było przygotowywane ręcznie na podstawie raportów i wycen dostarczanych w postaci tabel Excel. FlexiReporting pomógł istotnie usprawnić ten element procesu zamknięcia miesiąca.

Obecnie system automatycznie generuje dekret księgowy (polecenie księgowania) zgodnie z wytycznymi grupy oraz strukturą zakładowego planu kont spółki. Księgowanie zobowiązania IFRS 16 odbywa się w tym przypadku z zachowaniem podziału na:

  • część długo- i krótko-terminową oraz
  • wartość nominalną pozostałych opłat leasingowych oraz dyskonto przyszłych odsetek.

W tym przypadku projekt wdrożenia IFRS 16 w module FlexiReporting powinien szybko osiągnąć pozytywne ROI. Nakłady związane z wdrożeniem systemu to jednorazowa inwestycja, która bardzo szybko zostanie skompensowana ograniczeniem kosztów wsparcia IFRS 16 przez kancelarię audytorską.

czas od podpisania umowy do produkcyjnego wykorzystania systemu
< 0 tygodni
na leasing pojazdów i maszyn, najem placów budowy oraz powierzchni biurowych
> 0 umów
czas pełnego przeliczenia modelu dla wybranego okresu sprawozdawczego
0 sekund
historycznych kalkulacji umów IFRS 16 dostępnych online w systemie
> 0 tys.
automatyzacja raportowania

Automatyzacja raportowania do GUS – case study

Polski oddział międzynarodowej sieci handlowej poszukiwał narzędzia, które usprawniłoby pracę zespołu sprawozdawczości. Okresowe raportowanie do Głównego Urzędu Statystycznego dla ponad 80 spółek wchodzących w skład polskiej części koncernu istotnie angażowało zasoby firmy. FlexiReporting zautomatyzował cały proces raportowania od importu danych z systemu SAP R/3 po wysyłkę gotowych raportów do serwisu internetowego GUS.

Czytaj więcej >
mssf 16 najem

Najem powierzchni usługowej i handlowej – case study

Jedna z wiodących spółek handlowych działających w centrach handlowych skorzystała z FlexiReporting, innowacyjnego narzędzia IT w dziedzinie raportowania MSSF16. Celem było zautomatyzowanie i uporządkowanie raportowania umów najmu powierzchni zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości.

Czytaj więcej >
konsolidacja i kontroling

Konsolidacja i controlling sieci sklepów wolnocłowych – case study

Zintegrowane wdrożenie FlexiReporting jako systemu konsolidacji statutowej oraz controllingu sklepów wolnocłowych. Grupa Kapitałowa prowadząca sprzedaż i gastronomię w punktach podróży (lotniska, stacje kolejowe, promy pasażerskie) rozpoczęła korzystanie z FlexiReporting od modułu konsolidacji finansowej.
W kolejnych etapach projektu wdrożenie objęło wszystkie procesy kontrolingu – raportowanie zarządcze, budżetowanie i monitorowanie realizacji. System integruje i konsoliduje dane kilkunastu spółek skutecznie radząc sobie z różnymi systemami księgowymi i planami kont oraz dużą liczbą transakcji wewnętrznych.

Czytaj więcej >
fmcg

Raportowanie i budżetowanie w branży spożywczej – case study

FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie cyfrowej transformacji działu controllingu wiodącego producenta z branży spożywczej. Kompletne środowisko raportowania zarządczego, budżetowania, prognozowania zintegrowało procesy controllingu finansowego, biznesowego oraz sprawozdawczości Corporate Finance w branży FMCG. System zapewnia pełną analitykę raportowania na podstawie danych z systemu SAP/R3.

Czytaj więcej >
controlling w branży kosmetycznej

Kompleksowe wsparcie controllingu w branży kosmetycznej – case study

W pierwszym etapie wdrożenia FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie do raportowania wyników w układzie zarządczym. Sukces projektu zaowocował rozbudową rozwiązania o kolejne moduły. Obecnie FlexiReporting pokrywa wszystkie procesy i obszary controllingu. Rozwiązanie wspiera raportowanie, budżetowanie i prognozowanie, a z systemu korzysta pion finansów oraz analitycy i menedżerowie sprzedaży, marketingu i produkcji.

Czytaj więcej >

Poznaj system do controllingu i sprawozdawczości idealnie dopasowany do Twoich potrzeb