Efekty wdrożenia
- Wycena IFRS 16 zawierająca ponad 40 miar finansowych wyliczanych co miesiąc dla każdej umowy
- Pomyślna migracja procesu IFRS 16 z narzędzi utrzymywanych przez kancelarię audytorską Big4
- Automatyczne przygotowanie dekretu księgowego zgodnie ze schematami wykorzystywanymi przez Spółkę
Dane historyczne
Pełna historia zmian w całym okresie umowy
Audyt „Big4”
Sprawozdania finansowe spółki badane przez audytora z firmy Big4
CDN XL
Kompletne księgowanie IFRS 16 zgodnie z wytycznymi jednostki dominującej
Self service
Proces IFRS 16 obsługiwany end-to-end przez zespół Klienta
Kontekst projektu
Od dłuższego czasu spółka korzystała z narzędzi oferowanych przez jedną z firm audytorskich z grupy Big4, który decyzją Grupy Kapitałowej został wybrany do badania sprawozdań finansowych. W celu uniknięcia naruszenia zasady niezależności biegłego rewidenta spółka postanowiła zmienić dostawcę usługi wsparcia w zakresie rozliczania umów najmu na potrzeby IFRS 16.
- kompletny, spójny proces zarządzania i wyceny umów IFRS 16 zaprezentowany przez FlexiSolutions bezpośrednio w oferowanym narzędziu,
- przyjazny interfejs użytkownika zapewniający dostęp do wszystkich formatek i raportów bezpośrednio w środowisku Microsoft Excel,
- racjonalna oferta cenowa uwzględniająca wyłącznie wykorzystywane funkcjonalności systemu (brak konieczności zakupu licencji pozostałych modułów oprogramowania) oraz zapewniająca elastyczność rozliczeń w postaci opłat subskrypcyjnych.
Przebieg projektu
Uruchomienie procesu IFRS 16 w nowym środowisku zajęło około 8 tygodni. Tyle czasu było potrzebne na wykonanie wszystkich niezbędnych zadań projektowych. Czas ten został wykorzystany na wdrożenie modułu w standardzie oferowanym przez Flexi, zaimportowanie danych historycznych oraz dopasowanie wybranych mechanizmów do specyficznych potrzeb Klienta.
- Uruchomienie oprogramowania w środowisku IT Klienta. Zespół IT zdecydował się na wdrożenie systemu w oparciu o platformę Microsoft Azure (wdrożenie w środowisku chmurowym) i przygotował infrastrukturę zgodnie z wymaganiami technicznymi systemu.
- Migracja umów z repozytorium obecnego narzędzia IFRS 16. W tym celu wykorzystane zostały szczegółowe raporty udostępniane przez istniejące rozwiązanie w formie tabel Excel. Zdecydowano się na migrację wszystkich umów (aktywnych oraz zakończonych), tak by cała historia sprawozdawczości IFRS 16 dostępna była w jednym miejscu. Dane wejściowe dla niemal 600 umów zostały dostarczone przez Klienta w spójnym i uporządkowanym formacie, dzięki czemu transfer do nowego był względnie prosty.
- Jedynym wyzwaniem było odpowiednie ujęcie w nowym środowisku historycznych zmian w umowach. Zachowaniem pełnej historii wycen wymagało odtworzenia nie tylko bieżącego ale również historycznego zestawu parametrów i harmonogramów płatności wybranych umów. Migracja danych IFRS 16 została wykonana według stanu na 31 marca 2023 roku. Późniejsze zmiany w umowach wprowadzone zostały ręcznie w ramach procesu testów systemu.
- Zespół Klienta został zaangażowany w końcowej fazie uzgodnień. W większości przypadków wyceny generowane przez dotychczasowe rozwiązanie oraz FlexiReporting były spójne (różnice wynikające z zaokrągleń oraz nieistotne odchylenia wynikające z przyjętych sposobów wyliczania dyskonta). Dla około 10 umów pojawiła się konieczność szczegółowych wyjaśnień i modyfikacji parametrów przyjętych do wyceny w nowym rozwiązaniu (np. w przypadku umów rozpoczętych przed datą przejścia przez spółkę na raportowanie zgodnie z IFRS oraz innych przykładów uproszczeń przyjętych w porozumieniu z dotychczasowym audytorem).
Podsumowanie korzyści
- notyfikację o umowach kończących się w najbliższym okresie; pozwalają one reagować zgodnie z planami firmy odnośnie ich zakończenia bądź przedłużenia,
- transparentne raportowanie wszystkich zmian w umowach IFRS 16; w przypadku portfela około 500 aktywnych umów IFRS 16 możliwość szybkiego odfiltrowania nowych kontraktów, umów, które zmieniły się lub zostały zakończone w bieżącym okresie jest kluczowa dla sprawnej analizy i weryfikacji danych,
- czytelne raporty pokazujące ponad 40 różnych miar finansowych (odpowiadających różnym pozycjom sprawdzania finansowego i not objaśniających) w sposób zrozumiały dla wszystkich użytkowników.
Elastyczność i szczegółowość kalkulacji zapewnianych przez FlexiReporting została wykorzystana do automatyzacji procesu księgowania wycen IFRS 16 zgodnie z nowymi wytycznymi Grupy Kapitałowej. W poprzednim rozwiązaniu polecenie księgowania było przygotowywane ręcznie na podstawie raportów i wycen dostarczanych w postaci tabel Excel. FlexiReporting pomógł istotnie usprawnić ten element procesu zamknięcia miesiąca.
Obecnie system automatycznie generuje dekret księgowy (polecenie księgowania) zgodnie z wytycznymi grupy oraz strukturą zakładowego planu kont spółki. Księgowanie zobowiązania IFRS 16 odbywa się w tym przypadku z zachowaniem podziału na:
- część długo- i krótko-terminową oraz
- wartość nominalną pozostałych opłat leasingowych oraz dyskonto przyszłych odsetek.
W tym przypadku projekt wdrożenia IFRS 16 w module FlexiReporting powinien szybko osiągnąć pozytywne ROI. Nakłady związane z wdrożeniem systemu to jednorazowa inwestycja, która bardzo szybko zostanie skompensowana ograniczeniem kosztów wsparcia IFRS 16 przez kancelarię audytorską.
