Migracja danych i umów w Top Farms - efekty wdrożenia
- FlexiReporting zastąpił globalny system klasy EPM jako narzędzie raportowania IFRS 16.
- System znacząco skrócił czas przetwarzania danych, zapewniając pełne przeliczanie 8000 umów i skali całego roku w 6 minut.
- Dzięki wdrożeniu FlexiReporting czas potrzebny na przeprowadzenie pełnego cyklu aktualizacji danych o kolejny rok finansowy (obejmującego kopiowanie, przetwarzanie, konsolidowanie i przeliczanie modeli) skrócono z około 24 godzin do niespełna 30 minut.
- Wdrożenie FlexiReporting zapewniło spójną prezentację danych finansowych na przestrzeni lat fiskalnych z uwzględnieniem nowych umów wprowadzanych do ewidencji z datą wsteczną już po zamknięciu ksiąg rachunkowych.
- FlexiReporting zapewnił dodatkową analitykę dla wartości aktywów i zobowiązań rozszerzając istniejące raporty o ponad 20 nowych miar (wiekowanie zobowiązań, szczegółowe tabele ruchów zobowiązań i aktywów).
Bulk Load
Aktualizacja umów IFRS16 z wykorzystaniem pakietów Excel
Spójność danych
Wszystkie korekty i zmiany rozliczane w bieżącym okresie fiskalnym
Wydajność
Zoptymalizowane reguły systemu przetwarzają całość danych dla całego roku w zaledwie 6 minut!
Audit trial
Pełna transparentność wyliczeń i gotowe raporty audytowe
Migracja danych IFRS16 - kontekst projektu
Top Farms International Holdings Ltd. prowadzi produkcję rolną na terenie Polski, Rumunii i Wielkiej Brytanii. Grupa jest częścią jednej z największych grup producentów rolnych w Europie. Centrala spółki znajduje się w Ely w hrabstwie Cambridgeshire, a w skład Grupy Kapitałowej wchodzi ponad 25 podmiotów.
Za raportowanie finansowe odpowiada polski zespół funkcjonujący jako Shared Service Center dla wszystkich spółek Grupy. Sprawozdania finansowe oraz pakiety konsolidacyjne dla właściciela przygotowywane są zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF | IFRS).
Jednym z głównych wyzwań raportowania finansowego jest poprawne zastosowanie IFRS 16 (Leasing), gdyż łączna liczba aktywnych umów leasingu pojazdów i maszyn rolniczych oraz dzierżawy obiektów gospodarczych i gruntów przekracza 8000 (słownie: osiem tysięcy umów).
Organizacja kilka lat temu zdecydowała się na wdrożenie wiodącego, globalnego systemu klasy EPM jako narzędzia wspierającego rozliczanie IFRS 16. Zespół nie był jednak zadowolony z działania systemu (długi czas przeliczeń i otwierania raportów), jakości serwisu (obsługa przez brytyjskiego partnera działającego w imieniu dostawcy) oraz kosztów korzystania z oprogramowania (licencje SaaS obejmujące cały – w większości niewykorzystywany – pakiet oprogramowania).
Cele projektu – przeniesienie danych do nowego oprogramowania
Celem projektu była migracja umów IFRS 16 do nowego narzędzia z zapewnieniem lepszej jakości wsparcia technicznego oraz obniżenie łącznego kosztu korzystania z systemu. Proces wyboru i analizy dostępnych rozwiązań trwał kilka miesięcy i efektywnie wymusił przedłużenie dotychczasowych licencji SaaS na kolejny roczny cykl rozliczeniowy.
Finalnie, jesienią 2023 roku, TopFarms podjął decyzję o migracji procesów związanych z IFRS 16 do systemu FlexiReporting. Oprogramowanie oferowane przez FlexiSolutions spełniało wszystkie kryteria i efektywnie było jedynym polskim systemem, który mógł być dostarczony firmie jako narzędzie do wykorzystania in-house.
Migracja danych: kluczowe wyzwania i osiągnięcia
Wymaganiem TopFarms było zapewnienie efektywności kalkulacji systemowych IFRS 16 w takiej skali umów. Moduł IFRS 16 systemu FlexiReporting był zaprojektowany w sposób zoptymalizowany pod kątem efektywnego przetwarzania danych w dużej skali umów. Dopracowany model danych świetnie poradził sobie z koniecznością comiesięcznej kalkulacji ponad 50 miar finansowych dla 8000 umów (gdzie dla każdej umowy na każdy dzień bilansowy przygotowywany jest kompletny harmonogram rozliczeń IFRS 16). Dzięki temu, pełne przeliczenie pojedynczego roku możliwe jest obecnie w ok. 6-7 minut!
Wdrożenie w TopFarms było doskonałym testem systemu FlexiReporting i okazją do dalszej optymalizacji. Dla przykładu, standardowe mechanizmy zarządzania zmianami świetnie sprawdzały się przy wdrożeniach w skali 100-500 umów. Jednak w zderzeniu z dużo większą liczbą kontraktów, ekrany edycji pojedynczej umowy okazały się niepraktyczne.
Z tego względu, w trakcie projektu rozbudowaliśmy funkcjonalności systemu o możliwość aktualizacji umów za pomocą specjalnie opracowanego procesu BulkLoad. Zaktualizowana wersja FlexiReporting umożliwia eksport wszystkich umów spółki/kraju do specjalnie zaprojektowanego pliku Excel. Użytkownik może edytować dane offline – zmieniać parametry i harmonogram płatności, dodawać nowe umowy czy wskazywać datę zamknięcia umowy. Następnie wystarczy załadować taki plik z powrotem do systemu i przeliczyć dane. Tak zaprojektowany proces świetnie sprawdził się przy imporcie danych wejściowych i późniejszej aktualizacji danymi za rok 2024.
Specyfika dotychczasowego rozwiązania sprawiała, iż każdy rok fiskalny funkcjonował jako niezależny zbiór danych (scenariusz kalkulacji). Przy tej skali umów, typowym wyzwaniem było opóźnione zgłaszanie nowych umów przez spółki. W efekcie systematycznie dochodziło do niezgodności sald otwarcia na przełomie roku, gdyż korekty wprowadzane były tylko do bieżącego cyklu sprawozdawczego. Zespół finansowy przygotowywał specjalne raporty wyjaśniające różnice na potrzeby audytu.
FlexiReporting umożliwił wprowadzanie umów z datą wsteczną z jednoczesnym poprawnym rozliczeniem całości zdarzeń w bieżącym okresie (inaczej umowa wyceniana jest inicjalnie na 30.11 poprzedniego roku, jednak rozpoznanie zobowiązania i aktywa następuje dopiero w bieżącym roku wraz z odpowiednim ujęciem odsetek i amortyzacji za wcześniejsze okresy). Efekt – zamknięte okresy pozostają bez zmiany, a nowa umowa jest poprawnie rozpoznawana w bieżącym roku!
Dodatkowo rozszerzyliśmy opcje dyskontowania przyszłych płatności i kalkulacji kosztów odsetkowych. W celu zapewnienia maksymalnej zgodności z dotychczasowymi regułami raportowania finansowego, rozszerzyliśmy możliwość wyboru modelu dyskontowania o „regułę bankową” (naliczanie odsetek z kapitalizacją dzienną przy założeniu, że rok trwa 360 dni). Kolejny model dyskontowania (jako jeden z trzech dostępnych w naszym systemie) pozwala elastycznie „dostroić” silnik obliczeniowy systemu do rozwiązań stosowanych przez Klienta. Dzięki temu ograniczamy różnice i upraszczamy proces audytu danych IFRS 16 po wdrożeniu nowego systemu.
Do FlexiReporting została przeniesiona cała historia rozliczeń z dotychczasowego rozwiązania. W ten sposób zapewniono zgodność danych za 2022 oraz 2023 rok z wartościami potwierdzonymi przez biegłego rewidenta. Dane za rok 2023 posłużyły jednocześnie jako zbiór testowy do uzgodnienia kalkulacji FlexiReporting z dotychczasowym narzędziem. Drobne rozbieżności wynikające z różnic w działaniu obu systemów zostały uzgodnione, wyjaśnione i zaakceptowane jako niematerialne.
Korzyści z migracji danych do systemu FlexiReporting
Wdrażając FlexiReporting Top Farms zrealizowała dwa główne cele projektu. Zakup licencji bezterminowej modułu IFRS16 systemu FlexiReporting umożliwił uruchomienie systemu w środowisku IT spółki. Licencja udzielona przez FlexiSolutions obejmowała wyłącznie funkcjonalności związane z raportowaniem IFRS16 co pozwoliło istotnie ograniczyć koszty zakupu i utrzymania licencji.
Obecne rozwiązanie jest wspierane przez zlokalizowany w Warszawie zespół konsultantów FlexiSolutions. Serwis jest dostępny zgodnie z ustalonym SLA oraz zapewnia odpowiednią pomoc w przypadku problemów z korzystaniem z oprogramowania czy potrzebą wprowadzenia rozszerzeń lub zmian w konfiguracji procesów i raportów.
Utrzymane zostały wszystkie funkcjonalności wcześniejszego rozwiązania EPM, włącznie z raportami generowanymi zgodnie z wymogami dotychczasowych procesów sprawozdawczych oraz mechanizmy usprawniające zarządzanie i aktualizację umów w dużej skali (Bulk Load ETL).
Firma zyskała również większą transparentność raportowania, w szczególności:
- Dodatkową analitykę dla wartości aktywów i zobowiązań,
- Spójną prezentację zwiększeń/zmniejszeń sald aktywów i zobowiązań na przestrzeni wszystkich okresów sprawozdawczych (co oznacza, że saldo otwarcia na 01.01.2024 jest takie samo jak saldo zamknięcia na 31.12.2023),
- Szczegółowe raporty audytowe pokazujące kalkulacje każdej umowy na każdy dzień bilansowy,
- Skrócenie całkowitego czasu procesu aktualizacji danych dla jednego roku kalendarzowego (obejmującego kopiowanie, przetwarzanie, konsolidowanie i przeliczanie modeli), z około 24 godzin do niespełna 30 minut,
- Skrócenie całkowitego czasu przeliczenia modeli dla jednego roku kalendarzowego do 6 minut.
Podsumowanie i przyszłe kroki
Wdrożenie nowego systemu w Top Farms było dużym przedsięwzięciem, które zakończyło się sukcesem. Firma nie tylko obniżyła koszty operacyjne, ale również znacząco zwiększyła efektywność swoich procesów raportowania. Liczymy, że w kolejnych latach zakres wykorzystania FlexiReporting zostanie rozszerzony o kolejne obszary i procesy biznesowe. W końcu polski system EPM wcale nie musi być gorszy niż rozwiązania oferowane przez globalnych dostawców.
Kompletny proces raportowania wyników w systemie controllingu
Przejmij kontrolę nad przetwarzaniem danych i raportowaniem wyników by automatyzować procesy controllingu bez udziału działu IT.
