FlexiSolutions

CASE STUDY

Najem powierzchni usługowej i handlowej – case study

Jedna z wiodących spółek handlowych działających w centrach handlowych skorzystała z FlexiReporting, innowacyjnego narzędzia IT w dziedzinie raportowania MSSF16. Celem było zautomatyzowanie i uporządkowanie raportowania umów najmu powierzchni zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości.
mssf 16 najem

Efekty wdrożenia

Konsolidacja

Wdrożenie systemu na poziomie Grupy Kapitałowej

GPW

Skonsolidowane sprawozdania finansowe podlegające badaniu przez biegłego rewidenta

Aneksy umów

Duża liczba zmian harmonogramów płatności (indeksacja czynszów, obniżki czasowe, zmiany zakresu leasingu)

PLN, EUR, GPB, USD

Umowy w różnych walutach

Wyzwania i kontekst projektu

W ramach swojej strategii rozwoju spółka w 2021 roku podjęła decyzję o publicznej emisji akcji i wejściu na GPW. To narzuciło na nią obowiązek zgodności sprawozdań finansowych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSSF).

Jednym z najbardziej skomplikowanych zadań było zastosowanie MSSF 16 do umów najmu lokali, w których firma prowadzi swoją działalność.

 

Zgodnie z wymogami MSSF 16wszystkie umowy najmu powinny być prezentowane jako prawo do użytkowania składnika aktywów, stanowiącego przedmiot leasingu i zobowiązanie z tytułu leasingu. W związku z tym, w sprawozdaniach finansowych przygotowywanych zgodnie z MSR/MSSF, koszty związane z wynajmem (które wcześniej były ujmowane jako usługi obce) zostają zastąpione przez aktywa i zobowiązania wynikające z zastosowania MSSF 16, wraz z towarzyszącymi im kosztami odsetek i amortyzacji środków trwałych.

Pierwszym rozwiązaniem było zlecanie kalkulacji MSSF 16 zewnętrznej firmie audytorskiej. Dość szybko jednak okazało się, że wybrany model współpracy nie jest w pełni efektywny.

 

Podstawowym ograniczeniem był brak transparentności wyliczeń oraz zbyt silne uzależnienie od zewnętrznego dostawcy usług profesjonalnych. Problemy z dostępnością zewnętrznych specjalistów oraz wykorzystanie złożonego modelu Excel pozostającego poza kontrolą spółki stanowiło duże ryzyko dla stabilności i powtarzalności raportowania giełdowego.

Przebieg projektu

Wdrożenie FlexiReporting jako narzędzia do MSSF 16 było względnie prostym projektem. Wykorzystanie gotowego rozwiązania z predefiniowanym zestawem raportów pozwoliło na uruchomienie systemu już po 4 tygodniach.

Istotnym etapem było przeniesienie danych z arkuszy Excel do centralnego repozytorium systemowego. W ramach tego zadania konsultanci FlexiSolutions przygotowali mechanizmy migracyjne, tak by możliwe było automatyczne zaimportowanie parametrów i harmonogramów wszystkich umów. Najwięcej czasu zajęła weryfikacja poprawności importu danych oraz uzgodnienie wyników historycznych.

Podsumowanie korzyści

Dzięki wdrożeniu FlexiReporting firma zyskała:

  • Firma uzyskała spójny system automatyzujący wycenę umów najmu. Rozwiązanie to umożliwia centralne zarządzanie na poziomie całej Grupy Kapitałowej, obejmując również spółki zagraniczne.

 

  • Narzędzie FlexiReporting znacząco ułatwiło aktualizację sprawozdań finansowych, zwłaszcza gdy chodzi o dynamiczne zmiany w umowach najmu. System sprawnie reaguje na różnorodne sytuacje, takie jak indeksacja czy negocjacje obniżek czynszu, dostosowując wyceny i harmonogramy płatności. W latach 2020-2021 firma była szczególnie aktywna w negocjacjach z właścicielami nieruchomości. Wynikało to z mniejszego ruchu klientów spowodowanego obostrzeniami związanymi z COVID-19. W efekcie doszło do kolejnych zmian w wysokości czynszów, zarówno tych stałych, jak i tymczasowych.

 

  • FlexiReporting MSSF 16 znacząco uprościł proces wyceny i raportowania dla umów najmu zawartych na czas nieokreślony. Zgodnie ze standardem, spółka musi przyjąć określone założenia dotyczące czasu trwania każdej umowy. W kontekście zarządzania ponad 400 umowami naturalne jest występowanie różnych scenariuszy. Mogą to być na przykład zamknięcia wybranych lokali czy aktualizacje szacunków, gdy umowa najmu jest kontynuowana.

 

  • Oprogramowanie, zgodnie z regułami i wytycznymi standardu MSSF 16 dokonuje wszystkich niezbędnych przekształceń zgodnie z zasadami prezentowanej zmiany zakresu leasingu.

 

  • Wdrożone oprogramowanie przetwarza wszystkie umowy leasingu i najmu zawarte przez spółki. Narzędzie MSSF 16 jest specjalnie zaprojektowane do obsługi umów z płatnościami w walutach obcych. W takich sytuacjach, poza podstawowymi obliczeniami takimi jak wartość bieżąca zobowiązania czy koszty odsetkowe, system również automatycznie wylicza różnice kursowe. Te różnice są następnie odnoszone do wartości zobowiązania i wpływają na wynik finansowy firmy w formie zysków lub strat.

Dzięki wdrożeniu FlexiReporting spółka może teraz comiesięcznie księgować wyceny zgodne z MSSF 16 bez potrzeby korzystania z usług firmy zewnętrznej. Teraz te zadania są realizowane przez własny zespół odpowiedzialny za sprawozdawczość.

 

Zwiększenie częstotliwości wycen i ich bezpośrednie ujmowanie w księgach rachunkowych nie tylko zwiększa kontrolę nad poprawnością raportowania według MSSF 16, ale również gwarantuje spójność wszystkich rodzajów sprawozdawczości, które korzystają z danych finansowo-księgowych spółki. To obejmuje zarówno raportowanie zarządcze, jak i sprawozdawczość giełdową.

złożonych plików Excel przeniesionych do systemu
> 0
umów najmu powierzchni usługowych
0 +
projekcja przyszłych kosztów MSSF 16
0 lat
różnych miar prezentowanych w sprawozdaniach finansowych i notach
0
automatyzacja raportowania

Automatyzacja raportowania do GUS – case study

Polski oddział międzynarodowej sieci handlowej poszukiwał narzędzia, które usprawniłoby pracę zespołu sprawozdawczości. Okresowe raportowanie do Głównego Urzędu Statystycznego dla ponad 80 spółek wchodzących w skład polskiej części koncernu istotnie angażowało zasoby firmy. FlexiReporting zautomatyzował cały proces raportowania od importu danych z systemu SAP R/3 po wysyłkę gotowych raportów do serwisu internetowego GUS.

Czytaj więcej >
mssf 16 najem

Najem powierzchni usługowej i handlowej – case study

Jedna z wiodących spółek handlowych działających w centrach handlowych skorzystała z FlexiReporting, innowacyjnego narzędzia IT w dziedzinie raportowania MSSF16. Celem było zautomatyzowanie i uporządkowanie raportowania umów najmu powierzchni zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości.

Czytaj więcej >
konsolidacja i kontroling

Konsolidacja i controlling sieci sklepów wolnocłowych – case study

Zintegrowane wdrożenie FlexiReporting jako systemu konsolidacji statutowej oraz controllingu sklepów wolnocłowych. Grupa Kapitałowa prowadząca sprzedaż i gastronomię w punktach podróży (lotniska, stacje kolejowe, promy pasażerskie) rozpoczęła korzystanie z FlexiReporting od modułu konsolidacji finansowej.
W kolejnych etapach projektu wdrożenie objęło wszystkie procesy kontrolingu – raportowanie zarządcze, budżetowanie i monitorowanie realizacji. System integruje i konsoliduje dane kilkunastu spółek skutecznie radząc sobie z różnymi systemami księgowymi i planami kont oraz dużą liczbą transakcji wewnętrznych.

Czytaj więcej >
fmcg

Raportowanie i budżetowanie w branży spożywczej – case study

FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie cyfrowej transformacji działu controllingu wiodącego producenta z branży spożywczej. Kompletne środowisko raportowania zarządczego, budżetowania, prognozowania zintegrowało procesy controllingu finansowego, biznesowego oraz sprawozdawczości Corporate Finance w branży FMCG. System zapewnia pełną analitykę raportowania na podstawie danych z systemu SAP/R3.

Czytaj więcej >
controlling w branży kosmetycznej

Kompleksowe wsparcie controllingu w branży kosmetycznej – case study

W pierwszym etapie wdrożenia FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie do raportowania wyników w układzie zarządczym. Sukces projektu zaowocował rozbudową rozwiązania o kolejne moduły. Obecnie FlexiReporting pokrywa wszystkie procesy i obszary controllingu. Rozwiązanie wspiera raportowanie, budżetowanie i prognozowanie, a z systemu korzysta pion finansów oraz analitycy i menedżerowie sprzedaży, marketingu i produkcji.

Czytaj więcej >

Poznaj system do controllingu i sprawozdawczości idealnie dopasowany do Twoich potrzeb