FlexiSolutions

CASE STUDY

Raportowanie zarządcze projektów budowlanych – case study

FlexiReporting idealnie wpisał się w potrzebę raportowania zarządczego projektów budowlanych. Przykład prezentuje wdrożenia kontrolingu projektów w firmie dostarczającej specjalistyczne instalacje gaśnicze dla obiektów przemysłowych, komercyjnych i użytkowych. System skutecznie zastąpił wcześniejsze rozwiązanie stworzone wykorzystujące platformę Reporting Services. Obecnie FlexiReporting stanowi podstawowe narzędzie controllingu finansowego projektów budowlanych.
Raportowanie zarządcze

Efekty wdrożenia

instac

Sage Symfonia

Automatyczny import zapisów księgowych i rozrachunków
z systemu finansowo-księgowego

Projekty budowlane

Controlling finansowy w firmie realizującej kontrakty budowlane

Karty projektów

Pełne odwzorowanie obowiązujących układów raportowych

Automatyzacja

Codzienna aktualizacja raportów wynikowych

Kontekst projektu

Instac to nowoczesna firma specjalizująca się w stałych i półstałych urządzeniach gaśniczych oraz w prefabrykacji rurociągów. Realizuje długoterminowe kontrakty budowlane, wykonuje zlecenia prefabrykacyjne na rzecz klientów zewnętrznych oraz świadczy usługi w zakresie serwisu. Instac jest liderem swego segmentu, dostarcza specjalistyczne rozwiązania dla największych obiektów komercyjnych i przemysłowych w Polsce oraz dynamicznie zaznacza swą obecność na rynkach zagranicznych.

Firma stworzyła samodzielnie narzędzia raportowania zarządczego oparte o Microsoft SQL Server Reporting Services. Wraz z rozwojem biznesu ich użyteczność zaczęła być niewystarczająca i zbyt mało elastyczna, by efektywnie dostarczać informację dla Zarządu i menedżerów projektów. Stąd decyzja o potrzebie wdrożenia systemu kontrolingowego, który w integracji z Symfonia ERP zautomatyzowałby comiesięczne raportowanie wyników, kosztów i kart projektów.

Controlling finansowy w firmie projektowej

FlexiReporting został wdrożony jako centralny ogólnofirmowy system raportowania zarządczego i budżetowania. Rozwiązanie zapewnia kluczowym menedżerom raporty, których nie można uzyskać bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego.
Oprogramowanie zostało w pełni zintegrowane z systemem Symfonia ERP. Mechanizmy zasilania  uruchamiane są codziennie w godzinach nocnych. System przetwarza i importuje dane zestawienia sald i obrotów księgi głównej, zapisy księgowe oraz rozliczenia rozrachunków.
System udostępnia użytkownikom następujące zbiory raportów:

  1. Sprawozdania finansowe: Rachunek Zysków i Strat (na poziomie całej firmy oraz poszczególnych linii biznesowych) oraz Bilans,
  2. Raportowanie kosztów ogólnych: koszty linii biznesowych oraz ogólne koszty administracyjne w podziale na grupy rodzajowe, oraz działy,
  3. Raportowanie rentowności kontraktów oraz zleceń produkcyjnych (szczegółowy rachunek wyników kontraktu lub zlecenia),
  4. Raportowanie przychodów i kosztów związanych z realizacją usług serwisowych.

W systemie zaimplementowane zostały reguły informacyjne zapewniające eliminację transakcji intracompany. Dla przykładu rozwiązanie umożliwia raportowanie wyników linii biznesowych (przychody i koszty wewnętrzne) oraz gwarantuje uzgodnienie wyników na poziomie całej firmy do sprawozdawczości statutowej.

Oczywiście FlexiReporting umożliwia raportowanie wyników w układzie miesięcznym oraz narastająco.

W każdym z obszarów raportowania możliwe jest porównanie bieżących wyników z budżetem.

Raportowanie zarządcze projektów budowlanych

Najczęściej otwieranym raportem systemu jest „karta kontraktu”. Raport funkcjonuje w firmie w niezmienionej formie od wielu lat i zawiera między innymi następujące informacje:

  1. Metryczka projektu klient, termin realizacji, kierownik projektu i robót, krótka specyfikacja techniczna.
  2. Budżet kontraktu – przychody oraz szczegółowa struktura kosztów.
  3. Aktualny wynik na projekcie zrealizowane przychody oraz zarejestrowane koszty wraz z informacją o wykonaniu budżetu na poziomie każdej linii planistycznej, oraz zarządczą kalkulację narzutów na koszty ogólne działu, koszty sprzedaży oraz koszty ogólnofirmowe. Raport zawiera informacje w ujęciu bieżącego miesiąca (przychody i koszty okresu), całego roku oraz całej historii projektu (włącznie z przychodami i kosztami lat ubiegłych).
  4. Rozliczenie należności handlowych prezentujące odnotowane wpłaty, potrącenia kaucji, kompensaty oraz zrealizowane różnice kursowe.

Budżety kontraktów są wprowadzane w systemie z zachowaniem podziału na przychody i koszty wynikające z umowy oraz wynikające z zakresu uzgodnień w trakcie realizacji kontraktu z Klientem. Dane Actual pobierane są bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego. FlexiReporting zapewnia możliwość rozwinięcia dowolnej pozycji raportu do poziomu zapisów księgowych. W ten sposób menedżerowie projektów mogą szybko uzyskać odpowiedzi na niestandardowe, szczegółowe pytania, bez konieczności angażowania pracowników działu finansów.

Zarząd, kluczowi menedżerowie Działu Realizacji oraz kierownicy projektów i robót zyskali dostęp on-line do aktualnych, czytelnych raportów. Zestawienia dostępne we FlexiReporting prezentują bieżący stan projektu z perspektywy finansowej. W systemie przygotowane zostały szablony raportów właściwe dla różnych typów projektów. Każdy ze wzorców uwzględnia specyfikę kosztów właściwą dla danego typu kontraktu.

Monitorowanie kontraktów budowlanych i zleceń produkcyjnych

FlexiReporting umożliwia zbiorcze raportowanie całego portfela realizowanych kontraktów i zleceń produkcyjnych. Do obsługi systemu wystarcza jeden pracownik działu finansowego. Administrator biznesowy zarządza słownikami kontraktów i zleceń. Centralne nadawanie odpowiednich atrybutów i statusów umożliwia łatwe „ukrycie” na raporcie projektów już zamkniętych.

Raporty portfelowe umożliwiają zbiorcze raportowanie wyników na kontraktach lub zleceniach produkcyjnych. Jest to świetne narzędzie do szybkiej identyfikacji projektów, na których występują istotne odchylenia względem budżetu. Dodatkowo system zapewnia precyzyjną informację na temat należności przeterminowanych oraz potrąceń z tytułu kaucji na każdym z projektów. 

projektów w systemie
0 +
zleceń produkcyjnych
0 +
użytkowników systemu
0 +
do obsługi raportowania zarządczego
~ 0 FTE
automatyzacja raportowania

Automatyzacja raportowania do GUS – case study

Polski oddział międzynarodowej sieci handlowej poszukiwał narzędzia, które usprawniłoby pracę zespołu sprawozdawczości. Okresowe raportowanie do Głównego Urzędu Statystycznego dla ponad 80 spółek wchodzących w skład polskiej części koncernu istotnie angażowało zasoby firmy. FlexiReporting zautomatyzował cały proces raportowania od importu danych z systemu SAP R/3 po wysyłkę gotowych raportów do serwisu internetowego GUS.

Czytaj więcej >
konsolidacja i kontroling

Konsolidacja i kontroling w sieci sklepów wolnocłowych – case study

Zintegrowane wdrożenie FlexiReporting jako systemu konsolidacji statutowej oraz controllingu finansowego. Grupa Kapitałowa prowadząca sprzedaż i gastronomię w punktach podróży (lotniska, stacje kolejowe, promy pasażerskie) rozpoczęła korzystanie z FlexiReporting od modułu konsolidacji finansowej. W kolejnych etapach projektu wdrożenie objęło wszystkie procesy kontrolingu – raportowanie zarządcze, budżetowanie i monitorowanie realizacji. System integruje i konsoliduje dane kilkunastu spółek skutecznie radząc sobie z różnymi systemami księgowymi i planami kont oraz dużą liczbą transakcji wewnętrznych.

Czytaj więcej >
fmcg

Raportowanie i budżetowanie w branży spożywczej – case study

FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie cyfrowej transformacji działu controllingu wiodącego producenta z branży spożywczej. Kompletne środowisko raportowania zarządczego, budżetowania, prognozowania zintegrowało procesy controllingu finansowego, biznesowego oraz sprawozdawczości Corporate Finance. System zapewnia pełną analitykę raportowania nad podstawie danych z systemu SAP/R3.

Czytaj więcej >
controlling w branży kosmetycznej

Kompleksowe wsparcie controllingu w firmie kosmetycznej – case study

W pierwszym etapie wdrożenia FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie do raportowania wyników w układzie zarządczym. Sukces projektu zaowocował rozbudową rozwiązania o kolejne moduły. Obecnie FlexiReporting pokrywa wszystkie procesy i obszary controllingu. Rozwiązanie wspiera raportowanie, budżetowanie i prognozowanie, a z systemu korzysta pion finansów oraz analitycy i menedżerowie sprzedaży, marketingu i produkcji.

Czytaj więcej >

Poznaj system do controllingu i sprawozdawczości idealnie dopasowany do Twoich potrzeb