Prognozowanie produkcji w systemie controllingu
Wyzwanie z którym zgłosił się do nas Klient dotyczyło budowy modelu wspierającego prognozowanie zapotrzebowania na pracowników produkcyjnych.
Firma jest częścią międzynarodowego koncernu motoryzacyjnego. Dostarcza komponenty wykorzystywane przez zakłady jednostki dominującej.
Produkcja realizowana jest co do zasady na bieżąco. Formuła „jednodniowego magazynu” oznacza, iż dostawy do zakładów jednostki dominującej realizowane są codziennie. Jest to niezbędne dla zapewnienia ciągłości produkcji w fabrykach koncernu.
Proces produkcji składa się z kilku realizowanych kolejno etapów. Spółka posiada kilka częściowo komplementarnych zakładów produkcyjnych. Każdy z nich realizuje wybrane zlecenia produkcyjne spływające od centrali koncernu.
Firma nie ma możliwości by w jednym miesiącu zredukować zatrudnienie o 100 osób i potem nagle w kolejnym miesiącu zatrudnić 100 wykwalifikowanych pracowników. Dlatego też, aby móc prowadzić spójną politykę kadrową, Zarząd potrzebuje wiarygodnych prognoz dotyczących zapotrzebowania na personel produkcyjny.
Dział logistyki zwrócił się do nas z pytaniem o możliwość wykorzystania FlexiReporting jako narzędzia prognozowania operacyjnego. Celem projektu było dostarczenie rozwiązania, które pozwoli optymalnie planować produkcję. System musiał równoważyć potrzebę zapewnienia dostępności pracowników stałych i tymczasowych oraz konieczność zapewnienia ciągłości dostaw przy zmieniających się wolumenach zamówień.
Tygodniowe prognozy operacyjne we FlexiReporting
W wyniku naszej pracy powstał w pełni funkcjonalny model prognozowania tygodniowego. Implementację rozwiązania wykonaliśmy z wykorzystaniem systemu FlexiReporting. W naszej ocenie wypracowane narzędzia, bez większych modyfikacji, mogą być z powodzeniem wdrożone w dowolnej organizacji. Jak może wyglądać taki proces w systemie?
W pierwszym kroku rozwiązanie umożliwia przygotowanie ilościowej prognozy sprzedaży w podziale na klientów (odbiorców, punkty dostaw) oraz produkty. Ilościowy plan sprzedaży powstaje jako połączenie zarejestrowanych zamówień (importowanych z systemu ERP) oraz wartości prognostycznych wprowadzanych za pomocą odpowiednich formatek. W ten sposób następuje płynne przejście z perspektywy krótkookresowej (zamówienia na najbliższe tygodnie złożone w systemie) do średnio- i długoterminowej (planowanie dostaw na podstawie trendów historycznych i wiedzy eksperckiej menedżerów).
System pozwala przełożyć ilościowy plan dostaw na obciążenie poszczególnych wydziałów. W tym celu stworzyliśmy formatki pozwalające na wprowadzenie parametrów „opisujących” proces wytwarzania każdego z produktów. Podstawowe parametry modelu to określenie wydziału realizującego dany etap przetwarzania, jednostkowego czasu operacji oraz narzutu na braki. W ten sposób powstało kompletne rozwiązanie dopasowane do rzeczywistych procesów operacyjnych firmy. Dla przykładu, ujęcie dodatkowego wolumenu produkcji na etapach wstępnych pozwala zapewnić pożądane ilości pełnowartościowych wyrobów na końcu łańcucha operacyjnego.
Symulacje i analizy w procesie prognozowania
Narzędzie pozwala na parametryzację różnych wariantów planistycznych. Uznaliśmy, że wysoka elastyczność może stanowić istotną wartość dodaną dla osób odpowiedzialnych za decyzje o ewentualnej relokacji części projektów pomiędzy fabrykami.
System zapewnia możliwość tworzenia alternatywnych scenariuszy dla prognozy sprzedaży. Dzięki temu firma zyskuje możliwość symulacji i analiz what-if. Opcje planowania wariantowego i elastycznego tworzenia różnych wersji prognozy stanowią istotną wartość dodaną dostarczaną przez system do budżetowania.
Oprogramowanie wykonuje kalkulacje i zapewnia możliwość raportowania danych o planowanym obciążeniu wydziałów. Rozwiązanie pozwala użytkownikom dowolnie zestawiać ze sobą scenariusze prognozy zamówień i warianty realizacji produkcji. Całość planowania i przetwarzania danych odbywa się na poziomie danych tygodniowych. Dla efektywnego przetwarzania danych oprogramowanie wykorzystuje zoptymalizowane struktury tabel w układzie 53 tygodni kalendarzowych ISO.
FlexiReporting w roli systemu do prognozowania produkcji
Wiele firm napotyka na podobne wyzwania w zakresie planowania i prognozowania operacyjnego. Umiejętne połączenie danych sprzedażowych i operacyjnych w spójnym, zautomatyzowanym modelu planistycznym może być kluczem do poprawy efektywności procesów biznesowych. Zazwyczaj narzędzia takie nie są dostępne bezpośrednio w systemie ERP. Co więcej, budowa odpowiednich narzędzi własnymi siłami często kończy się niepowodzeniem. Dlatego też skorzystanie z gotowego oprogramowania do budżetowania i prognozowania pozwala szybciej i efektywniej osiągnąć cele biznesowe projektu.
FlexiReporting świetnie sprawdza się przy tworzeniu narzędzi analityczno-raportowych dla działów operacyjnych. Od lat rozwijamy funkcjonalności oprogramowania z myślą o potrzebach i wyzwaniach procesów raportowania zarządczego, budżetowania czy konsolidacji. Rozwiązanie jest niezwykle elastyczne dzięki, czemu może zostać wykorzystane jako narzędzie prognozowania tygodniowego i monitorowania wskaźników efektywności w działach produkcji, logistyki czy sprzedaży.
