Sprawny system controllingu - czyli jaki?
Właściwy system do controllingu to taki, który pozwala kontrolerom i analitykom budować pozycję partnera biznesowego dla zarządu i menedżerów operacyjnych. Żeby móc osiągnąć taki stan, system powinien posiadać konkretne cechy:
- Przejrzystość. Najważniejszej jest to by system i jego działanie było zrozumiałe dla użytkowników. System controllingu nie może być czarną skrzynką. Standardem jest, że automatyzacje w raportowaniu i budżetowaniu wymagają stosowania złożonych reguł i algorytmów przetwarzania danych. Ich konfiguracja musi być zrozumiała i transparentna dla kontrolera. Przejrzystość systemu i jego ustawień gwarantuje komfort w pracy z biznesem.
Elastyczność. Równie ważna jest elastyczność rozwiązania pozwalająca na szybkie dopasowanie procesów do zmian wymaganych przez biznes. System controllingu nie działa jak oprogramowanie ERP. Tu oprócz stałości i powtarzalności procesów konieczne jest sprawne reagowania na potrzeby zarządu. Regularne wyzwania przed jakimi staje zespół controllingu, jak np. nowa wersja budżetu, zmiana struktury organizacyjnej, nowy układ raportów, wymagają od kontrolerów szybkiej reakcji. Jest to bardzo ważny aspekt w codziennej pracy użytkowników systemu. Świadczy o tym zainteresowanie jakimi cieszą się dodatkowe, bezpłatne, szkolenia z administracji systemem FlexiReporting organizowane dla klientów.
Kontrola poprawności. Kontroler musi być pewny liczb, które raportuje na podstawie danych z systemu. Ponieważ „wejścia” do systemu pozostają poza kontrolą kontrolera, system controllingu musi posiadać wbudowane mechanizmy sprawdzające. Mechanizmy te mają na celu informować, kiedy pojawią się jakieś anomalie czy niespójności. Czas na sprawdzanie czy system dobrze raportuje możemy przeznaczać w trakcie wdrożenia i testów. Podczas użytkowania oprogramowania zespół controllingu powinien mieć pełne zaufanie, że oprogramowanie ostrzeże nas przed brakiem danych lub błędami w źródłach.
Wybór systemu controllingowego
Podczas wyboru systemu controllingowego polecamy kierować się w szczególności jego: funkcjonalnością, ceną, architekturą i współpracą z partnerem wdrożeniowym.
Poprzez funkcjonalność systemu rozumiemy sprawdzenie tego czy system jest w stanie obsłużyć procesy i reguły, których potrzebujemy. Jeżeli chcemy mieć w systemie controllingu budżety i prognozy, to musimy wybrać system, który wspiera budżetowanie i prognozowanie. Jeżeli mamy potrzebę konsolidacji grupy kapitałowej, to powinniśmy wdrożyć system, który na to pozwala, itd.
Aspekt kosztowy podajemy na drugim miejscu, bowiem wiadomo, że każdy projekt powinien mieć uzasadnienie biznesowe. Oczywiście wybierając system controllingowy nie powinniśmy kierować się wyłącznie ofertą finansową. W pierwszej kolejności musi być to rozwiązanie, które spełni oczekiwania zarówno działu kontrolingu, jak i zarządu. Koszt projektu musi jednak korespondować z potencjałem korzyści. Normalnym jest, że rozwiązania projektowane na potrzeby dużych korporacji mogą się znaleźć poza zasięgiem cenowym mniejszych i średnich firm.
Pisząc o architekturze rozwiązania postawilibyśmy dwa pytania. Czy system controllingowy będzie dobrze współpracował z obecnymi rozwiązania IT, w szczególności z systemem finansowo-księgowym lub ERP? Tzn. czy ma on możliwość integracji z obecnie wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie systemami, które służyłyby jako źródła danych. Moduły kontrolingowe oferowane przez dostawcę systemu ERP mają pewną przewagę na w zakresie integracji z tym rozwiązaniem, jednak mogą też posiadać ograniczenia w przetwarzaniu danych z innych źródeł. Drugie pytanie dotyczyłoby integracji z Microsoft Excel. Po wdrożeniu systemu controllingowego, zespół zapewne dalej będzie korzystał z arkusza kalkulacyjnego. Możliwe, że w mniejszej skali i w inny sposób, ale Excel dalej będzie obecny na ekranach użytkowników, dlatego też system dla controllingu musi współpracować z Excelem.
Wybierając system musimy zebrać jak najwięcej informacji również na temat partnera wdrożeniowego. Konfiguracja i uruchomienie systemu controllingowego to często projekt trwający kilka lub kilkanaście tygodni. Finalny rezultat jest efektem pracy konsultantów ds. wdrożenia mocno współpracujących z dedykowanymi osobami z controllingu i IT firmy. Kształt i użyteczność ostatecznego rozwiązania silnie zależy od kompetencji i doświadczenia konsultantów. Często wiemy z autopsji, że doskonałe oprogramowanie może nie spełniać oczekiwań biznesowych nie przez brak funkcjonalności, lecz przez niewłaściwe wdrożenie. Często przez współpracę z konsultantami, którzy nie rozumieją naszych potrzeb i nie potrafią ich przełożyć na konfigurację systemu, można zakupić oprogramowanie, którego potencjał nie zostanie wykorzystany i nie zaspokoi też potrzeb organizacji. Mając tego świadomość warto czasami zrezygnować z projektu lub wybrać inne rozwiązanie.
System controllingowy FlexiReporting
Nasze oprogramowanie controllingowe pozwala w krótszym czasie i dokładniej generować raporty, budować plany i analizować wyniki nie odchodząc od znanego wszystkim interfejsu Excela. Zespół wdrożeniowy FlexiReporting zbudowany z ekspertów z doświadczeniami w controllingu i sprawozdawczości finansowej oraz profesjonalnych konsultantów IT dostarcza realną wartość dodaną dla Zarządu, oraz Właścicieli.
