Przykładowe zastosowania systemu do budżetowania
Dobry program do budżetowania pozwala na stworzenie modelu planistycznego dokładnie dopasowanego do procesów i struktury organizacyjnej danej firmy. Co to oznacza w praktyce? Na podstawie dziesiątek wdrożeń systemu FlexiReporting wiemy doskonale, że procesy realizowane w programach do budżetowania mogą się znacząco różnić w zależności od branży, wielkości czy struktury zarządzania przedsiębiorstwem. Niemniej jednak wiele firm szukając programu do budżetowania koncentruje się na wybranych elementach lub aspektach procesu. Poniżej przedstawimy wybrane zastosowania narzędzi do budżetowania odnoszące się do konkretnych obszarów biznesowych. Więcej o samych możliwościach i zastosowaniu programu do budżetowania znajduje się w artykule Program do budżetowania – funkcje i korzyści z wdrożenia.
- System do budżetowania sprzedaży
System pomaga stworzyć ilościowy budżet sprzedaży. Pozwala planować sprzedaż produktów w przekroju klientów, kanałów dystrybucji czy rynków geograficznych. Umożliwia powiązanie ilościowego i wartościowego planu sprzedaży; pozwala na wprowadzanie cen, warunków handlowych czy promocji do modelu budżetowego.
Dostęp do programu wykorzystywanego do budżetowania sprzedaży otrzymują najczęściej handlowcy lub dyrektorzy regionów sprzedaży. System do budżetowania sprzedaży powinien być aktualnie aktualizowany danymi o realizacji, dlatego w większości przypadków integracja z system ERM lub modułem sprzedażowym realizowana jest za pośrednictwem interfejsów uruchamianych codziennie w ramach tzw. nocnego przetwarzania danych.
- System do budżetowania produkcji
Pozwala on przełożyć ilościowy plan sprzedażny na plan produkcji. Umożliwia zaplanowanie kosztów standardowych na podstawie technologii produkcji oraz stawek kosztowych poszczególnych składników. Wspiera przygotowanie budżetu kosztów wydziałowych oraz kalkulację stawek robocizny bezpośredniej i narzutów.
Systemy do budżetowania produkcji wymagają odpowiedniej integracji z systemem ERP. W wielu firmach traktowane są wręcz jako nakładka czy rozszerzenie dla ERP. Dzieje się tak dlatego, że automatyzacja budżetowania kosztów produkcji wymaga dostępu do aktualnych wersji technologii czy kosztów materiałów. Z drugiej strony wyliczone w systemie do budżetowania produkcji stawki kosztów standardowych mogą stanowić wsad do wyceny zapasów i produkcji w toku.
- System do budżetowania kosztów
Przygotowanie budżetu kosztów to jeden z bardziej powtarzalnych elementów procesu budżetowego. Oczywiście program do budżetowania kosztów musi zapewniać wsparcie dla różnych technik planowania. Możliwość planowania za pomocą kwot, wskaźników lub parametrów operacyjnych to typowe wymagania formułowane w odniesieniu do systemu do budżetowania kosztów.
Dodatkowo program wspierający przygotowanie budżetu kosztów musi zapewniać personalizację dostępów dla użytkowników. Jest to konieczne, gdy chcemy by każdy z kierowników posiadał dostęp ograniczony wyłącznie do danych jednostek, za które odpowiada.
- System do budżetowania zatrudnienia i kosztów osobowych
Budżetowanie zatrudnienia i wynagrodzeń to proces, który często realizowany jest na styku controllingu oraz HR. System do budżetowania zatrudnienia i kosztów osobowych wymaga integracji z systemem kadrowo-płacowym. Odpowiednio wdrożone rozwiązanie wspiera planowanie awansów, wakatów, podwyżek, premii czy świadczeń pracowniczych. Sprawne wdrożenie możliwe jest zazwyczaj dzięki predefiniowanym mechanizmom planowania poszczególnych obszarów budżetu HR oraz metodyce realizacji wdrożeń pozwalającej maksymalnie efektywnie wykorzystać dostępne dane kadrowo-płacowe do automatyzacji przygotowania inicjalnej wersji budżetu.
- System do budżetowania nakładów inwestycyjnych
Wiele firm oprócz budżetowania przychodów i kosztów tworzy także budżet nakładów inwestycyjnych (Capex, capital expediture). Oczywiście ten proces również może być wsparty w programie do budżetowania. W zależności od wybranej szczegółowości budżetowanie nakładów inwestycyjnych może odbywać się na poziomie obszarów funkcjonalnych (IT, flota, administracja, utrzymanie), projektów czy poszczególnych zadań inwestycyjnych. System do budżetowania nakładów inwestycyjnych pozwala bardzo często na zarządzanie portfelowe projektami Capex, włącznie z formalnym procesem przeglądów i akceptacji poszczególnych projektów.
Dodatkowo wykorzystanie centralnego programu do budżetowania zapewnia integrację pomiędzy budżetem Capex oraz Opex. Dzięki niej, budżet kosztów zasilany jest kosztami amortyzacji, które powstaną w wyniku zakończenia planowanych inwestycji.
- System do budżetowania projektów
Programy do budżetowania projektów zazwyczaj nie zapewniają wsparcia dla procesu budżetowania prowadzonego w controllingu. Są to najczęściej aplikacje posiadające wbudowane formularze pozwalające na przygotowanie budżetu projektu. Dekompozycja kosztów poszczególnych zadań inwestycyjnych lub pozycji WBS (Work Breakdown Structure) odbywa się zazwyczaj w obrębie standardowej formatki. Z tego względu, systemy do budżetowania projektów raczej nie oferują możliwości opisanych we wcześniejszej części opracowania.
Program do budżetowania FlexiReporting
FlexiReporting to wiodący program do budżetowania stworzony przez FlexiSolutions. Projektując i rozwijając elastyczne rozwiązanie pragniemy dostarczać polskim firmom skuteczne narzędzie wspierające wszystkie obszary i zadania związane z przygotowaniem budżetów oraz prognoz. Z naszego systemu korzystają zarówno duże organizacje zatrudniające 1000+ pracowników, jak i mniejsze, dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwa, dla których efektywny controlling stał się jednym priorytetów.
Pełna integracja ze środowiskiem MS Excel
Unikalnym wyróżnikiem FlexiReporting na tle innych programów do budżetowania jest pełna integracja z arkuszem kalkulacyjnym Excel. Proces budżetowy przebiega w środowisku Excel – wszystkie formatki i raporty dostępne są dla użytkowników z poziomu dodatkowego menu nawigacyjnego „osadzonego” w menu Microsoft Excel. Dzięki temu system jest odbierany jako niezwykle intuicyjny i przyjazny dla użytkownika. Wdrożenie nowego rozwiązania wiąże się z niewielką ilością szkoleń, a osoby zaangażowane w praca nad przygotowaniem budżetu bardzo szybko odnajdują się w nowych narzędziach.
Należy jednak pamiętać, iż Microsoft Excel odpowiada wyłącznie za interfejs użytkownika końcowego. Całość procesów przetwarzania danych modelu budżetowym realizowana jest przez platformę Microsoft SQL Server. Wielowymiarowy model danych FlexiReporting został zoptymalizowany pod kątem wykorzystania w procesach budżetowania, prognozowania i raportowania zarządczego. Dzięki temu system zapewnia wysoką wydajność i niezawodność pracy, nieosiągalną dla autorskich narzędzi budowanych za pomocą MS Access czy VBA.
Zarządzaniem procesem bez udziału IT
FlexiReporting pozwala na zarządzaniem modelem budżetowania przez pracowników controllingu. W tym przypadku, program do budżetowania składa się z:
- aplikacji klienckiej, wykorzystywanej przez użytkowników do pracy z formatkami i raportami budżetowymi,
- aplikacji administracyjnej, pozwalającej na projektowanie i modyfikację modelu budżetowego przez zaawansowanych użytkowników.
Typowe modyfikacje modelu budżetowego, takie jak zmiany organizacyjne, dodawanie nowych produktów lub klientów, modyfikacja parametrów planistycznych czy reguł alokacji dostępne są dla administratorów biznesowych za pośrednictwem odpowiednich ekranów aplikacji. W ten sposób, system do budżetowania staje się praktycznym narzędziem w rękach controllingu, który większość potrzeb kadry zarządzającej jest w stanie zaimplementować w modelu samodzielnie – bez konieczności zaangażowania specjalistów IT lub konsultantów zewnętrznych.
Możliwość budowy dowolnego modelu budżetowania
Stworzyliśmy FlexiReporting z myślą o możliwości jego łatwego wdrożenia w dowolnej firmie. Oznacza to, iż funkcjonalności systemu pozwalają na elastyczne projektowanie formatek, raportów czy reguł budżetowania. W ten sposób dostarczamy program do budżetowania, który świetnie sprawdza się w firmach handlowych, produkcyjnych czy usługowych.
Istotną wartością dodaną FlexiReporting w kontekście wykorzystania jako programu do budżetowania jest otwarte środowisko integracji pozwalające na sprawne wykorzystanie danych z dowolnego systemu ERP, FK czy HR.
