Dedykowany system jest skuteczniejszy niż własne rozwiązania Zarządzanie projektem z wykorzystaniem dopasowanego systemu

Dlaczego dedykowany system gwarantuje większą skuteczność w zarządzaniu projektami, niż wykorzystanie do tego celu prostych narzędzi, opartych o MS Excel i inne programy z pakietu MS Office?

Wiele firm do zarządzania projektami wykorzystuje mniej lub bardziej dopracowane rozwiązania własne, oparte o programy dostępne w pakiecie MS Office. To, co w praktyce można spotkać w firmach to, przy wykorzystaniu MS Excel, budowa harmonogramów projektów (tzw. wykresów Gantta), budżetów projektów, planów ryzyk, Kart Projektów czy też Kart Zamknięcia Projektów. Wykorzystując wykonane narzędzia, można stworzyć kompletne plany projektów, które firma chce realizować.

Na podstawie wcześniej stworzonych narzędzi, możemy monitorować i zarządzać fazą realizacji projektu. Oznacza to, że dla każdego zadania harmonogramu, możemy określić jego stopień zaawansowania, ewidencjonować faktycznie poniesione wydatki, kontrolując w ten sposób przyjęty budżet, monitorować wszystkie bieżące zagadnienia projektowe, które wymagają podjęcia określonych działań, itp. Na bazie tak ewidencjonowanych zdarzeń projektowych oraz wcześniej sporządzonego planu, tworzone są określone raporty – na ich podstawie menedżerowie pozyskują wiedzę o aktualnym stanie projektów i podejmują potrzebne decyzje. Po zakończeniu projektu, wypełniamy stworzoną w Ms Excel/ Ms Word Kartę Zamknięcia Projektu. Dodatkowo, aby zapewnić współdzielenie dokumentów i usprawnić pracę zespołową, można wykorzystać narzędzia dostępne w MS Sharepoint.

Jeśli w firmie istnieje biuro zarządzania projektami oraz odbywają się regularne przeglądy projektowe, to osoba z biura projektów przed przeglądem projektowym współpracuje najczęściej z menedżerami projektów, aby stworzyć prezentację w Power Point, w której w zdefiniowanym formacie podsumowane są statusy prac nad każdym z projektów.

Przedstawiona wyżej, dość często występująca w praktyce sytuacja sprawia wrażenie, jakby to było zupełnie efektywne środowisko – w rozumieniu narzędzi IT – do zarządzania projektami w firmie. Z jakiegoś jednak powodu, na rynku istnieje szereg dobrych, specjalnie zaprojektowanych narzędzi IT do zarządzania projektami i wiele firm po takie rozwiązania sięga, decydując się na wydatek.

Korzyści, jakie widzą takie firmy, rezygnując z budowy własnych, relatywnie prostych rozwiązań na rzecz korzystania z dedykowanych narzędzi IT do zarządzania projektami, są następujące:

  • Komunikacja w zespole projektowym
  • Stabilność rozwiązań i bezpieczeństwo
  • Zarządzanie zmianami w planie projektu
  • Automatyzacja zarządzania cyklem życia projektu
  • Jednoczesna praca wielu członków zespołu projektowego
  • Systematyczne przeglądy projektowe
  • Integracja wszystkich aspektów zarządzania projektem
  • Indywidualne dashboardy i aktualna wiedza o projekcie wszystkich interesariuszy
 
Dedykowany system IT do zarządzania projektami
$50 / month
  • Komunikacja w zespole projektowym

    Wbudowane mechanizmy powiadomień mailowych, wbudowane mechanizmy dla wewnętrznych dyskusji i komentarzy w zespole projektowym.
     
    Łatwe śledzenie dyskusji wokół określonych tematów. Produkty prac projektowych przypięte do zadań, kamieni milowych – uporządkowane i łatwo dostępne dla wszystkich z odpowiednimi uprawnieniami.
     
    Harmonogram Gantta wykorzystuje zdefiniowany zbiór ikon do komunikowania przekroczeń harmonogramu, budżetu, występujących ryzyk czy też tych kluczowych obszarów, na które zespół roboczy chce zwrócić uwagę Menedżera Projektu lub Sponsora.

  • Stabilność rozwiązań i bezpieczeństwo

    Rozwiązania oferujące rozbudowane mechanizmy bezpieczeństwa i zarządzanie dostępem.
     
    Dostęp można definiować dla poszczególnych modułów i funkcjonalności systemu.
     
    Rozwiązania oferują systematyczny backup danych.Oprogramowanie jest ciągle rozwijane, a za jego rozwojem stoi doświadczony zespół ekspertów i programistów.

  • Zarządzanie zmianami w planie projektu

    Narzędzia posiadają wewnętrzne dokumenty – Wniosek o Zmianę (tzw. Change Request), dokument po jego wypełnieniu musi przejść zdefiniowaną ścieżkę akceptacji. Jest archiwizowany i łatwo dostępny.
     
    Wbudowane raporty pozwalają w prosty sposób prześledzić wszystkie zmiany od samego początku projektu i intuicyjnie zrozumieć ich wpływ na projekt (w wymiarach harmonogramu, budżetu oraz zakresu projektu).

  • Automatyzacja zarządzania cyklem życia projektu

    Dedykowane narzędzia pozwalają na zdefiniowanie dowolnych ścieżek akceptacji na każdym etapie cyklu życia projektu.

  • Jednoczesna praca wielu członków zespołu projektowego

    Narzędzia te pozwalają na równoczesną prace członków zespołu projektowego nad harmonogramem, budżetem, ryzykami, itp.
     
    Wszyscy zawsze mają dostęp do najbardziej aktualnych informacji.

  • Systematyczne przeglądy projektowe

    Systemy posiadają wbudowane funkcje dla realizacji systematycznych przeglądów projektowych.
     
    W systemie można stworzyć listę projektów na dany przegląd, Menedżerowie Projektów dostaną automatyczne powiadomienia, w systemie zasymulowane są „prezentacje .ppt”, po przeglądzie w systemie zapisane zostaną wszystkie podjęte decyzje, przeglądy są archiwizowane – duża oszczędność czasu i ułatwienie dla Project Management Office.

  • Integracja wszystkich aspektów zarządzania projektem

    Wszystkie aspekty zarządzania projektem są ze sobą zintegrowane.

  • Indywidualne dashboardy i aktualna wiedza o projekcie wszystkich interesariuszy

    Indywidualne dashboardy użytkownika informują go i przypominają o przydzielonych mu zadaniach, wymaganych przez niego akceptacjach, zbliżających się terminach, zmianach w wątkach dyskusyjnych, które mogą go interesować, etc.

Własne rozwiązania w oparciu o pakiet MS Office
$20 / month
  • Komunikacja w zespole projektowym

    Rozproszona komunikacja, oparta głównie o maile, załączniki w mailach, współdzielone pliki. Dotarcie do konkretnej informacji jest utrudnione, gdyż wymaga dotarcia do określonego maila, odszukania załącznika.

  • Stabilność rozwiązań i bezpieczeństwo

    Excel, Word czy też Power Point nie pozwalają na stworzenie do nich indywidualnych praw dostępu.Rozbudowane narzędzia excelowe najczęściej nie są udokumentowane i często są efektem pracy pojedynczych osób – ich ewentualne odejście z firmy powoduje, że dalszy rozwój narzędzia zanika, a bieżące problemy są trudne do rozwiązania.

  • Zarządzanie zmianami w planie projektu

    Chcąc zmienić plan projektu stworzony w Excelu, najczęściej zapisujemy kolejny plik z poprawionym planem. Trudno jest śledzić historię i przyczyny zmian. To samo dotyczy zmian w planie budżetu czy też w zakresie projektu.

  • Automatyzacja zarządzania cyklem życia projektu

    Akceptacje, pozwalające na przejście projektu np. z fazy planowania do fazy realizacji, odbywają się głównie w mailach. To samo dotyczy decyzji wstrzymania projektu, zatwierdzania kamieni milowych, itp.

  • Jednoczesna praca wielu członków zespołu projektowego

    Większość narzędzi zbudowanych na bazie oprogramowania MS Office, nie pozwala na jednoczesną pracę w tych narzędziach przez wszystkich członków zespołu projektowego.

  • Systematyczne przeglądy projektowe

    Przeglądy projektowe najczęściej wymagają przygotowania prezentacji .ppt, rozesłania jej do osób uczestniczących w przeglądach, a następnie wspólnego przeglądu.

  • Integracja wszystkich aspektów zarządzania projektem

    Narzędzia stworzone w Excelu, .ppt, Wordzie czy też innych programach, dostępnych w MS Office, nie są ze sobą powiązane i istnieją niezależnie.

  • Indywidualne dashboardy i aktualna wiedza o projekcie wszystkich interesariuszy

    Własne dashboardy projektowe, zawierające moje zadania do realizacji, wymagane przeze mnie akceptacje, moje obowiązki (bieżące i opóźnione) – takie funkcjonalności są trudno osiągalne.

1. Skuteczność rozwiązań do zarządzania projektami

Firmy, które tworzą dedykowane narzędzia IT do zarządzania projektami, angażują do ich rozwoju nie tylko specjalistów z zakresu zarządzania projektami, ale także znaczące środki finansowe. Kilkunastoosobowe zespoły ekspertów, analityków, architektów systemowych i programistów, zastanawiają się, jak stworzyć skuteczne i pragmatyczne narzędzia, służące do zarządzania projektami. Takie rozwiązania testują klienci, a firma na bazie analiz i doświadczeń, wypuszcza na rynek kolejne, bardziej dopracowane wersje systemu. Czy tworząc samodzielnie narzędzia, oparte o narzędzia pakietu MS Office, jesteśmy w stanie stworzyć równie dobre rozwiązania? To mało prawdopodobne.

2. Ponoszone koszty projektu

Określenie tego, czy coś jest drogie czy nie, jest relatywne i często wynika z indywidualnego postrzegania rzeczywistości. Próbując jednak nieco uogólnić, dedykowane narzędzia do zarządzania projektami nie są rozwiązaniami drogimi. Zbudowanie dobrych narzędzi w MS Office jest trudne i długotrwałe, angażuje również zasoby, które kosztują. Zestawiając jedno z drugim i patrząc na to, co oferuje dedykowany system, to kalkulacja nakładów oraz zysków, najczęściej wypada na korzyść systemu dedykowanego.

3. Ryzyko projektowe

W firmach, które samodzielnie tworzą narzędzia do zarządzania projektami, najczęściej nie istnieje wyznaczony do tego celu zespół. Takie narzędzia powstają w wyniku chęci stworzenia „czegoś profesjonalnego” przez pasjonata zarządzania projektami, który jednocześnie posiada podstawowe umiejętności programistyczne. Taka osoba rozwija system tak, jak potrafi, popularyzuje efekt swojej pracy w organizacji. Jeżeli jednak z jakichkolwiek przyczyn odchodzi z firmy, wówczas stworzone przez nią narzędzia zostają praktycznie bez opieki. Ciężko znaleźć nową osobę, która będzie dalej rozwijać funkcjonujące w organizacji narzędzia. Każdy błąd systemu, niemożność zrobienia czegokolwiek, demotywuje zespoły projektowe, które stopniowo rezygnują z pracy z takim narzędziem.

Dedykowany system IT do zarządzania projektami

Podsumowując, trudno jest znaleźć pragmatyczne argumenty, przemawiające za rozwijaniem wewnętrznymi zasobami własnych narzędzi do zarządzania projektami.

Jeśli zatem firma przykłada dużą wagę do skuteczności w zarządzaniu projektami, to wszystkie kryteria – zarówno aspekt kosztów, ponoszonego ryzyka, jak i zbioru funkcjonalności – przemawiają na korzyść zakupu dedykowanego, profesjonalnego systemu, z rynku.

Zestaw narzędzi do zarządzania projektami w systemie FlexiProject