FlexiSolutions

Alokacja kosztów w systemie controllingu

Praktyczne doświadczenia z projektów wdrożeniowych u użytkowników systemu FlexiReporting pokazują, że alokacja kosztów stanowi ważny element w modelach controllingu dużych i średnich firm. Alokacja kosztów jest narzędziem pomagającym zrozumieć rentowność. Możliwość odpowiedzi na pytanie „gdzie lub na czym zarabiamy jako firma?” ma fundamentalne znaczenie dla poprawy efektywności i wyznaczaniu kierunków rozwoju biznesu. Kierownictwo firmy potrzebuje tych informacji, a finanse i controlling muszą znaleźć sposób, by je dostarczać. W praktyce nie da się wszystkich informacji rejestrować „u źródła” na poziomie klientów, produktów czy projektów, to jedynym sposobem jest zastosowanie modeli takich jak alokacja kosztów.
alokacja kosztów narzędzia / alokacja kosztów w controllingu

Wykorzystywanie reguł alokacji kosztów w opracowywanych danych planistycznych

Alokacja kosztów to nie tylko narzędzie zarządcze, ale też rodzaj wewnętrznej umowy, która pomaga nam zrozumieć, jak efektywnie zarządzać finansami w różnych jednostkach biznesowych.

Wykonanie alokacji w budżecie lub prognozie tworzy nam ramy do wyznaczenia oczekiwanych poziomów referencyjnych dla marży i zysków.

W formule jak wyżej analiza odchyleń na poziomie kosztów alokowanych rzadko kiedy jest celowa. Zazwyczaj menedżer danego centrum zysku nie ma wpływu ani na wartość bazową kosztów do alokacji, ani strukturę klucza podziałowego. Z alokacją kosztów w budżetach i prognozach związane jest dodatkowe wyzwanie – skąd wziąć wartości kluczy podziałowych? Gdy alokacja kosztów odbywa się kluczem sprzedażowym lub liczbą pracowników to parametry te są zazwyczaj ujęte w modelu planistycznym i bez problemu pozwalają na korzystanie z nich. W przypadku innych miar należy przyjąć jakieś wartości do budżetu, a więc nie pozostaje w tym wypadku nic innego niż ustalić planowaną wartość klucza.

 

W tym miejscu niewiele brakuje do „odwrócenia alokacji” w modelu budżetowania lub prognozowania. Przykładem takiego podejścia jest Activity Based Budgeting, które powstało na bazie Activity Based Costing. W tej formule, koszty alokowane traktujemy jako koszty zmienne, których wartość wyliczana jest na podstawie zaplanowanej wartości klucza alokacji oraz budżetowanej stawki jednostkowej.

alokacja kosztów

Alokacja w systemach finansowo-księgowych i ERP

Możliwości systemów finansowo-księgowych mają duże ograniczenia jeśli chodzi o przeprowadzenie skutecznej alokacji kosztów. Zazwyczaj po prostu nie mają takich funkcjonalności, ani nie przechowują danych, które można by wykorzystać jako klucze podziałowe. Znany jest nam przykład alokacji kosztów w zewnętrznym narzędziu i późniejszy import pełnego rozliczenia w formie dodatkowych poleceń księgowania. W tym scenariuszu system finansowo-księgowy potrzebował informacji o kosztach przypisanych do projektów po to, by wewnętrznymi prezentować koszty projektów komercyjnych, inwestycyjnych i kosztowych na odpowiednich kontach księgowych. W tym rozwiązaniu alokacja też była wykonywana poza systemem księgowym.

Inaczej jest w systemach ERP. Idea zintegrowanego systemu z pewnością stwarza ramy do połączenia informacji z różnych modułów w ramach procesu alokacji kosztów. Patrząc na praktykę polskich firm, wydaje się, że mechanizmy rozliczania kosztów w ERP potrafią bardzo dobrze funkcjonować w modułach produkcyjnych. Kalkulacja kosztów zleceń produkcyjnych oraz odchyleń często bazuje na regułach bazujących na alokacji bądź absorpcji kosztów. Jednak w zastosowaniach raportowania zarządczego rzadko spotykamy się z implementacją takich modeli w ramach wdrożenia ERP. Zazwyczaj tam, gdzie alokacja jest naprawdę ważna staje się ona niezwykle złożona.

Zbyt złożona, by zbudować ją w transparentny, zrozumiały dla kontrolerów sposób w systemie ERP. Zbyt złożona, by ująć ją w procesie zamknięcia ksiąg obrachunkowych. Zapewne z tego względu firmy albo rezygnują z alokacji kosztów, albo wdrażają ją w systemach controllingu lub budowanych samodzielnie narzędziach.

Zaawansowane narzędzie do alokacji kosztów

Poznaj system controllingu FlexiReporting, który umożliwia pełną automatyzację procesu rozliczania kosztów. Elastyczne rozwiązanie bez problemu zaimplementuje reguły alokacyjne zgodnie z potrzebami Twojej firmy.
trendy w controllingu
Controlling

Trendy w controllingu na rok 2024

Rok 2024 rzuca nowe wyzwania w dziedzinie controllingu, skupiając się na szybkości i transparentności. Te dwa aspekty są kluczowe dla controllerów finansowych, którzy są partnerami biznesowymi dla Zarządu i kadry menedżerskiej.
W naszym artykule przyglądamy się wpływowi tych trendów na codzienną pracę i strategiom, które można zastosować, aby sprostać tym wyzwaniom.

Czytaj więcej >
Podsumowanie roku
Pozostałe

Podsumowanie roku 2023 w FlexiSolutions

Początek nowego roku to doskonała okazja do tego, by podsumować to co wydarzyło się we FlexiSolutions w 2023 roku. Poniżej przedstawiamy krótki przegląd najważniejszych osiągnięć w kontekście różnych obszarów działalności spółki

Czytaj więcej >
case studies / controlling w firmie / czym zajmuje sie controlling
Controlling

Po co w firmie jest controlling?

Czasami proste pytania ukrywają skomplikowane odpowiedzi, zwłaszcza gdy dotyczą one roli controllingu w firmie. Zamiast zagłębiać się w akademickie definicje, postanowiliśmy przeprowadzić eksperyment i zapytać ekspertów: 'Po co w firmie jest controlling?’.

Odpowiedzi, które otrzymaliśmy, rzucają nowe światło na to zagadnienie, przedstawiając różnorodne perspektywy i pokazując, jak kluczowy może być controlling dla zarządzania, planowania i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych.

Czytaj więcej >
system controllingowy / PowerBI w controllingu
Business Intelligence

Power BI w controllingu – czego potrzebujesz do skutecznego raportowania

Jak technologia wspomaga raportowanie i wizualizację danych? Zapraszamy do lektury artykułu, w którym omawiamy działanie Power BI. Prezentujemy zarówno zalety, jak i wady, a także koszty związane z wdrożeniem.

Poruszamy również temat różnic i przewag między Power BI a Microsoft Excel oraz FP&A. Opisujemy także wyzwania i aspekty integracji danych w kontekście wdrożenia.

Czytaj więcej >

Dowiedz się więcej jak nasze rozwiązania pomogą usprawnić controlling w Twojej firmie