Po co w firmie jest controlling?

Czasami proste pytania ukrywają skomplikowane odpowiedzi, zwłaszcza gdy dotyczą one roli controllingu w firmie. Zamiast zagłębiać się w akademickie definicje, postanowiliśmy przeprowadzić eksperyment i zapytać ekspertów: 'Po co w firmie jest controlling?'.

Odpowiedzi, które otrzymaliśmy, rzucają nowe światło na to zagadnienie, przedstawiając różnorodne perspektywy i pokazując, jak kluczowy może być controlling dla zarządzania, planowania i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych.

Jaką rolę pełni w firmie controlling

Czasem z pozoru proste pytania okazują się najtrudniejsze. I tak jest w tym przypadku, zwłaszcza gdy chciałoby się zawrzeć odpowiedź w jednym góra dwóch zgrabnych akapitach. Zamiast przytaczania akademickich definicji i opracowań pokusiliśmy się o eksperyment i zapytaliśmy naszych ekspertów „po co w firmie jest controlling”.

Wyszło świetnie, bo w odpowiedzi dostaliśmy wiele różnych punktów widzenia, które zebrane razem tworzą niezwykle ciekawą perspektywę i wprowadzenia dla osób szukających odpowiedzi na pytanie, po co w firmie jest controlling?

Równocześnie polecamy nieco bardziej operacyjne podsumowanie procesów i zadań controllingu ujęte w artykule „Czym zajmuje się controlling?”. Tak postawione pytanie stanowi rozszerzenie i naturalną kontynuację dla dyskusji o tym, po co w firmie jest controlling.

Poniżej przedstawiamy wypowiedzi naszych ekspertów. Konkretne, krótkie wypowiedzi prezentujące cele kontrolingu zgodnie z wizją autora lub autorki. Przeczytaj co menedżerowie i konsultanci FlexiSolutions myślą na temat roli controllingu w firmie.

Controlling w firmie integruje sygnały i informacje z różnych źródeł w obraz zrozumiały dla menedżerów i właścicieli

Po co w firmie jest controlling? Spróbujmy odpowiedzieć na pytanie wyobrażając sobie firmę, w której controllingu nie ma. Jak może wyglądać zarządzanie w firmie bez controllingu?

Jakie raporty otrzyma Zarząd i właściciele? Pewnie będą to zestawienia księgowe (Rachunek Zysków i Strat, Bilans, Cash Flow) przygotowane automatycznie z systemu, czyli najczęściej na wzorcu wynikającym z ustawy. Czy będzie w nich widać rentowność i efektywność biznesową – raczej nie, bo perspektywa sprawozdawczości finansowej nie dotyka segmentów biznesowych, klientów, produktów czy projektów?

Organizacja nieposiadająca controllingu będzie również w stanie dostarczać raporty operacyjne – zestawienie sprzedaży, rejestr zleceń produkcyjnych, raporty jakości. Taka organizacja będzie zapewne również w stanie planować swoje operacje. Odpowiednie działy tworzyć będą plany sprzedażowe czy produkcyjne, tak by biznes mógł funkcjonować.

Jednak we wszystkich przypadkach będą to raczej „wyspy danych”. Fragmenty informacji pokazujące jakąś część działalności firmy. Cały czas brakować będzie spójnego obrazu zarządczego.

Przyjmując tę perspektywę można porównać controlling do funkcji integrującej sygnały spływające z różnych kanałów organizacji. Ludzka percepcja rzeczywistości opiera się na tym co jednocześnie widzimy, słyszymy, czujemy – wystarczy odciąć jeden ze zmysłów i tracimy orientację i pewność działania. Identycznie controlling – nawet gdy nie tworzy nowej informacji – to łączy różne źródła w jeden spójny obraz. Taki, którego potrzebuje Zarząd i Właściciele, by podejmować decyzje, zarówno strategiczne, taktyczne jak i operacyjne.

Controlling w firmie jest tak samo niezbędny tak jak deska rozdzielcza w Twoim samodzie

Po co w firmie jest controlling?

Gdy zastanawiam się, po co w firmie jest controlling na myśl przychodzi mi samochód, a dokładniej deska rozdzielcza samochodu.

Wyobrażam sobie, że jadę samochodem, w którym deska rozdzielcza nie działa, nie wyświetla żadnych informacji. Obroty wyczuję po dźwięku wycia silnika. Prędkość oszacuję wzrokowo patrząc na to co dzieje się za szybą (aby nie było drogówki, bo nie wiem, czy nie jadę zbyt szybko). Ile paliwa mi zostało – może już powinienem zatankować, a może jeszcze nie? Oby nic się nie popsuło, bo pewnie dowiem się, dopiero jak samochód zacznie „dymić spod maski”.

Moim zdaniem controlling w firmie jest taką tablicą informacyjną. Jednostką, która odpowiada za dostarczenie „przetworzonych”, zorganizowanych informacji. Każdy sam może sobie odpowiedzieć na pytanie, jakim samochodem wolałby jechać (po taniości bez tablicy, czy jednak z „kontrolingiem”).

I jak dzisiaj patrzę, w jaki sposób projektowane są najnowsze samochody, to uważam, że ta tablica rozdzielcza często jest kluczowym i najbardziej atrakcyjnym elementem pojazdu. Nowoczesne deski rozdzielcze to piękne „tablety” wyświetlające pełną gamę dowolnych informacji. Wyświetlają nie tylko informacje diagnostyczne, ale również proponują optymalną drogę (taki odpowiednik wersji planu/prognozy/budżetu) To taki controlling - obficie zinformatyzowany. W sumie słowo „deska rozdzielcza” można śmiało zastąpić słowem „deska kontrolna” (kontrolingowa). A jazda samochodem bez deski rozdzielczej = ”bez kontrolingu”, dla mnie to jednak zbyt ryzykowne.

Controlling w firmie pomaga planować cele i monitorować ich realizację

Nazwa controling sugeruje, że jest to narzędzie do kontrolowania. Okazuje się jednak, że to istotne uproszczenie, bo controlling polega na bardzo szczegółowej analizie danych i wyciąganiu na tej podstawie wniosków w każdej fazie zarządzania przedsiębiorstwem.

Zatem jest to narzędzie pomagające kontrolować co dzieje się obecnie w firmie, ale przede wszystkim służące do planowania przyszłości i monitorowania czy rozwój idzie w wyznaczonym kierunku. Osoby zarządzające firmą potrzebują narzędzi pomagających celnie inicjować, planować, podejmować decyzje, wyznaczać kierunki rozwoju, dobierać narzędzia czy kontrolować realizację założonych celów. Controlling wspomaga zetem strategiczne i operacyjne zarządzanie firmą w całej jej strukturze – nie tylko w finansach

Dane controllingowe wspierają decydentów już od momentu inicjacji aż do zakończenia projektów czy procesów. Decyzje mogą być podejmowane racjonalnie i w oparciu o rzetelne dane. Dzięki temu Zarządy dostają bezpieczeństwo i pewność, że planowane projekty i inwestycje mają biznesowe uzasadnienie.

Controlling w firmie pomaga podejmować dobre decyzje finansowe

W każdej firmie właściciele podejmują różnego rodzaju decyzje, od krótkoterminowych po długoterminowe. Każda taka decyzja ma swoje konsekwencje finansowe i wpływa na płynność finansową, rentowność i opłacalność działalności. Aby zapewnić kontrolę nad finansami wdrażany jest w firmach kontroling.

Na kontroling składa się szereg zadań, z których kluczowe to wsparcie zarządzających w planowaniu wpływów i wydatków, źródeł finansowania dla inwestycji, wielkości wyniku do osiągnięcia w danym okresie. Ponadto Zespół Kontrolingu na bieżąco weryfikuje stan finansów w firmie m.in. zestawiając ze sobą plany z realizacją, znajdując przyczyny rozbieżności i reagując na nie czy badając kondycję finansową firmy poprzez analizę wskaźników finansowych.

Głównym celem kontrolingu jest zatem bieżące wspieranie właścicieli firmy w podejmowaniu jak najlepszych decyzji finansowych z uwzględnieniem obranych przez nich celów operacyjnych i strategicznych oraz bieżące informowanie ich o stanie finansów w firmie.

Controlling w firmie pełni rolę strażnika efektywności i stabilności

Controling w firmie jest kluczowym elementem zarządzania, działającym na zasadzie "lepiej zapobiegać niż leczyć". Jego głównym zadaniem jest monitorowanie działalności przedsiębiorstwa w celu wychwytywania wszelkich anomalii na wczesnym etapie, zanim te przybiorą rozmiary mogące zagrozić stabilności i efektywności firmy. To działalność prewencyjna, mająca na celu ochronę przedsiębiorstwa przed potencjalnymi kryzysami.

Dział controlingu ma unikalną pozycję w strukturze firmy, jako że posiada holistyczną wiedzę na temat całego procesu tworzenia wartości dodanej. Inne działy skoncentrowane są zwykle na swoich specyficznych obszarach działania. Dzięki temu kontrolerzy są w stanie lepiej ocenić ogólną sytuację przedsiębiorstwa, identyfikować potencjalne problemy i zapobiegać im.

Wreszcie, controlling jest miejscem, gdzie budowane są nie tylko kompetencje, ale przede wszystkim poświęcany jest czas na dogłębne analizy sytuacji, procesów i wyników firmy. Dzięki temu decyzje zarządcze mogą być podejmowane na podstawie solidnych danych i przemyślanych wniosków, co w dłuższej perspektywie przekłada się na lepsze wyniki finansowe i strategiczne firmy.

Podsumowując, controling w firmie pełni rolę strażnika efektywności i stabilności działania przedsiębiorstwa. Jest to dział, który nie tylko diagnozuje i zapobiega problemom, ale również aktywnie wspiera procesy decyzyjne, oferując swoją unikalną wiedzę i kompetencje. Jego obecność jest nieoceniona dla każdej dobrze zarządzanej firmy.

Controlling w firmie jako sumienie biznesu

Controlling można porównać do sumienia biznesu. W pierwszej kolejności weryfikuje każdy poniesiony wydatek i często prosi o jego uzasadnienie.

Controlling zapewnia spokojny sen Zarządowi, który po pierwsze wie, że finanse spółki są zaopiekowane, a po drugie egzekwuje od Controllingu, przełożenia trudnych zagadnień/transakcji, na proste tabelki excelowe z widocznym wpływem na sytuację finansową firmy.

Tak ułożony strumień informacji pozwala na podejmowanie kluczowych z punktu widzenia biznesu decyzji w krótkim czasie. Controlling to rzetelna informacja na czas.

Controlling w firmie - informacje i wnioski niezbędne do efektywnego działania

Informacja- podstawa efektywnego działania. W obecnym, zinformatyzowanym świecie dostęp do danych jest na wyciągnięcie ręki. Wyzwaniem jest odpowiedź na pytanie jak przekształcić ogromne ich ilości w rzetelną przydatną informację?

W obszarze finansów firmy z pomocą przychodzi kontroling. Zespół specjalistów, który przy wsparciu mniej lub bardziej zaawansowanych systemów, odpowiada za opracowanie strategii działania, monitoring jej realizacji, a także elastyczne wykorzystanie posiadanych zasobów dostosowane do zmieniającej się sytuacji.

Niemniej ważną funkcją kontrolingu jest dbanie o sprawny przepływ sformułowanych wniosków oraz umiejętne przekazanie ich osobom zarządzającym poszczególnymi komórkami lub całym przedsiębiorstwem.

Controlling w firmie pomaga opanować złożoność, by menedżerowi mogli podejmować trafne decyzje

System controllingu pozwala zapanować nad złożonością procesów zachodzących w przedsiębiorstwie oraz ilością przetwarzanych przez nie informacji.

Pełne wykorzystanie możliwości rozwoju pojawiających się przed organizacją nie jest możliwe bez podejmowania trafnych decyzji. Pozwalają na to dane dostarczane przez controlling. Stąd odgrywa on ogromną rolę zarówno w działalności operacyjnej, jak i strategicznej.

Controlling umożliwia lepsze zarządzanie wieloma rodzajami ryzyka towarzyszącymi działalności przedsiębiorstwa. Jest to system oparty na wiedzy, wymagający pod kątem merytorycznym, wspierający rozwój profesjonalizmu kadry.

Definicja controllingu

Controlling – system sterowania przedsiębiorstwem zorientowanym na wynik, łączący w sobie jednocześnie zadania planowania – poprzez ustalenie celów przedsiębiorstwa, kontroli – porównaniem stanu faktycznego z zamierzeniami i kierowania – przeprowadzanie działań korygujących^[1].

Celem działania controllingu jest przygotowanie dla kadry kierowniczej informacji, metod i instrumentów umożliwiających podejmowanie skutecznych decyzji planistycznych i realizacyjnych na różnych poziomach zarządzania, a także koordynację oraz kontrolę przebiegu wszystkich procesów przedsiębiorstwa.

Controlling działa na pograniczu funkcji zarządczych i kontrolnych. Zadaniem menedżera jest prowadzenie działalności gospodarczej i ponoszenie odpowiedzialności za wyniki przedsiębiorstwa. Kontroler zaś koncentruje się na pomiarze i ocenie skutków działalności gospodarczej, będąc jednocześnie odpowiedzialnym za przejrzystość pomiarów. Część wspólną tych zadań tworzy controlling, który obejmuje ustalanie celów, planowanie, sterowanie w zakresie finansów i skuteczności ekonomicznej oraz kontrolę. Istotnym zadaniem controllingu jest scalenie zazwyczaj oderwanych od siebie czynności kontrolnych w jedną spójną całość.

Dowiedz się więcej jak nasze rozwiązania pomogą usprawnić controlling w Twojej firmie