Konsolidacja sprawozdań finansowych - Excel a oprogramowanie - różnice
Czy możesz przygotować skonsolidowane sprawozdanie finansowe za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel? Owszem!
Ale czy proces ten jest sprawniejszy, gdy skorzystasz z oprogramowania do konsolidacji sprawozdań finansowych? Zdecydowanie!
Chociaż inwestycja w oprogramowanie nie zawsze wydaje się konieczna, może znacząco uporządkować i przyspieszyć wiele aspektów raportowania grupowego.
Co zyskujesz dzięki wykorzystaniu oprogramowania do konsolidacji sprawozdań finansowych? Cztery główne usprawnienia w porównaniu z procesem realizowanym wyłącznie za pomocą Microsoft Excel to:
- Automatyzacja przygotowania sprawozdań jednostkowych na podstawie danych księgowych.
- Poprawa kontroli nad jakością raportów spółek zależnych.
- Uproszczenie proces uzgodnień transakcji intercompany.
- Uporządkowanie korekt konsolidacyjnych.
W efekcie oprogramowanie do konsolidacji oferuje znacznie więcej niż najbardziej zaawansowany arkusz kalkulacyjny Excel. Jak to działa?
1. Automatyzacja pakietów jednostkowych
Dzięki właściwemu wdrożeniu oprogramowania do konsolidacji, prace spółek stają się prostsze, a jednostka dominująca zyskuje pewność poprawności danych. Typowe wdrożenie FlexiReporting umożliwia automatyczne generowanie podstawowych sprawozdań finansowych – Rachunku Wyników i Bilansu – przez mapowanie pozycji zakładowego planu kont spółek zależnych do struktur raportowania grupowego. Bezpośrednia integracja z systemem księgowym lub technicznie prostsze rozwiązania, takie jak import zestawienia sald i obrotów księgi głównej (jako raportu CSV/XLS/TXT), gwarantują powtarzalność i usuwają konieczność ręcznego wypełniania formularzy.
Choć konieczne jest uwzględnienie wszelkich niuansów sprawozdawczości finansowej i standardów rachunkowości, system do konsolidacji pozwala zautomatyzować cały proces. Dla spółki oznacza to oszczędność czasu na kluczowych etapach przygotowania pakietu.
Jednostka dominująca zyskuje dostęp do danych wyższej jakości oraz możliwość szczegółowego wglądu w pozycje, co jest przydatne w dalszych etapach uzgodnień i wyłączeń konsolidacyjnych.
2. Raporty walidacyjne
Dobrze zaprojektowany zestaw reguł walidacyjnych zapewnia natychmiastową kontrolę spójności całego sprawozdania finansowego. Aby wyeliminować rozbieżności między notami a sprawozdaniem, warto stworzyć kompleksowy system alertów wychwytujących różnice w wartościach podawanych w różnych sekcjach pakietu konsolidacyjnego.
W jakim aspekcie system do konsolidacji przewyższa arkusz kalkulacyjny?
Przede wszystkim uniemożliwia modyfikowanie wartości, które pozostawać powinny niezmienione. Na przykład „bilansy otwarcia” są automatycznie importowane do not na podstawie danych z poprzedniego roku.
Odpowiednio skonfigurowany system eliminuje konieczność ich ręcznego wprowadzania i zapewnia, że ich modyfikacja jest transparentna i dokładna. Co więcej, systemy do konsolidacji często zawierają funkcję „raportu walidacyjnego”, który agreguje kluczowe sprawdzenia dla wszystkich spółek w procesie konsolidacji.
3. Uzgodnienie i wyłączenia transakcji wewnątrzgrupowych
Zasilony odpowiednimi danymi, system do konsolidacji automatycznie generuje raporty uzgodnień intercompany według ustalonych reguł.
Może to obejmować krzyżowe sprawdzenie sald należności i zobowiązań czy porównanie przychodów i kosztów wewnątrzgrupowych. Księgowi w spółkach zależnych mają dostęp do tych raportów, widząc transakcje intercompany oraz ewentualne rozbieżności.
Dodatkowo system może porównywać transakcje ICO w ich walutach, automatycznie neutralizując różnice związane z kursami walutowymi.
W FlexiReporting można także integrować proces na poziomie indywidualnych dokumentów. Automatyczny import danych pozwala na sparowanie faktur zarejestrowanych przez dwie strony, identyfikując niezgodności czy braki bez dodatkowej analizy, czy komunikacji.
Zautomatyzowane uzgodnienia w systemie nie tylko upraszczają pracę tych odpowiedzialnych za konsolidację, ale także umożliwiają regularne miesięczne kontrole, gwarantując dokładność danych do raportowania menadżerskiego i ograniczając liczbę dokumentów do weryfikacji podczas sporządzania sprawozdań kwartalnych czy rocznych.
4. Korekty konsolidacyjne
Arkusze kalkulacyjne, mimo swojej elastyczności, często nie gwarantują czytelności i porządku, zwłaszcza gdy chodzi o ewidencję korekt konsolidacyjnych. Wprowadzane dane czy formuły w Excelu zazwyczaj są jasne tylko dla osoby, która je tworzyła.
Natomiast systemy konsolidacyjne działają bardziej jak „księgowość konsolidacyjna”. Umożliwiają one wprowadzenie korekt w sposób strukturalny, przypominający tradycyjne księgowanie.
Systemy te wymuszają czytelność i uporządkowanie: każda korekta jest dokładnie opisana, ma unikalny numer i jest zbilansowana. Funkcje takie jak automatyczne przenoszenie korekt z lat ubiegłych czy kontrola kursów walutowych zapewniają przejrzystość i kontrolę, której nie można uzyskać przy użyciu samego Excela.
Program do konsolidacji sprawozdań finansowych - podsumowanie
Podsumowując, korzyści płynące z ulepszenia procesu sprawozdawczego za pomocą dedykowanego narzędzia IT są ogromne. Menadżerowie finansowi doceniają redukcję ryzyka, lepszą kontrolę, mniejsze zależności od jednostkowych pracowników czy też łatwiejszą współpracę z audytorami.
Wiele dużych polskich firm dostrzegło te korzyści już kilkanaście lat temu, inwestując w specjalistyczne systemy konsolidacyjne. Dziś rynek oferuje także rozwiązania dla firm mniejszych, które jeszcze nie są na liście „Top 100”, ale które także mogą czerpać korzyści z takich inwestycji.
Dlatego inwestycja w narzędzia takie jak FlexiReporting może przynieść korzyści każdej firmie, która wciąż opiera się głównie na arkuszach kalkulacyjnych.
