Całkowity koszt pracodawcy związany z wynagrodzeniami – jakie składniki ująć w budżecie?
Proces budżetowania lub prognozowania HR angażuje znaczną część organizacji. Uczestniczą w nim menedżerowie centrów odpowiedzialności, analitycy HR oraz przedstawiciele controllingu. Ostatecznym rezultatem budżetowania wynagrodzeń jest plan zatrudnienia oraz budżet wynagrodzeń. Plan zatrudnienia zawiera informację ilu i jakich pracowników firma zamierza zatrudniać w poszczególnych komórkach organizacyjnych w najbliższych miesiącach. Z kolei budżet wynagrodzeń to wyrażony kwotowo plan całkowitych kosztów przedsiębiorstwa związanych z pracownikami.
Projektując strukturę linii planistycznych w modelu budżetowania HR musimy uwzględnić i odwzorować wszystkie istotne składniki płacowe. Planowanie kosztów osobowych powinno obejmować całość wypłacanych wynagrodzeń oraz kosztów pozostających po stronie pracodawcy. Model planistyczny powinien uwzględniać zobowiązania wynikające z zapisów kodeksu pracy oraz regulaminów i porozumień wewnątrzzakładowych.
Tworząc model planowania wynagrodzeń ujmiemy w nim między innymi:
Wynagrodzenia należne pracownikom zgodnie z warunkami umowy lub medianą widełek dla danego stanowiska w przypadku wakatów i nowych etatów.
Zmienne elementy wynagrodzenia planowane na podstawie regulaminów wynagradzania oraz warunków i schematów premii motywacyjnych właściwych dla danego stanowiska.
Planowane w przypadku, gdy w firmie występują one w wymiarze uzasadniającym ich planowanie w budżecie wynagrodzeń lub regulamin wynagradzania przewiduje wypłatę ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych.
Elementy specyficzne dla branży, firmy lub poszczególnych stanowisk. W tej kategorii zawiera się między innymi dodatek za wysługę lat, dodatek za pranie lub ryczałt za korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych.
Wszystkie inne składniki wynagrodzeń wynikające ze specyfiki przedsiębiorstwa i przyjętych wewnętrznie zasad wynagradzania i premiowania nie ujęte we wcześniejszych punktach.
Tak skonstruowany kompletny plan wynagrodzeń pozwala na planowanie całkowitego budżetu kosztów pracy. Elementy wynagrodzenia brutto pracownika stanowią podstawę dla wyliczenia obciążeń kosztów pracodawcy z tytułu składek ZUS czy uczestnictwa pracowników w PPK.
Tworzenie planu wynagrodzeń – jak system IT może usprawnić proces
Typowym narzędziem planowania wynagrodzeń jest arkusz Excel. Również w dużych firmach analitycy i specjaliści z działów kadr i płac budują modele budżetowe z wykorzystaniem formuł arkusza kalkulacyjnego. Różne wymiary planowania (pracownicy, jednostki organizacyjne, miesiące, składniki wynagrodzeń) sprawiają, że pliki są duże i trudne w utrzymaniu. W takiej architekturze największym problemem jest nie tyle przygotowanie pierwszej wersji planu, co późniejsza aktualizacja budżetu wynagrodzeń.
Wyzwaniem jest również utrzymanie spójności i poprawności danych i formuł przy zmieniających się założeniach co do obsadzania wakatów, uruchamiania nowych etatów, awansów czy przesunięć pracowników pomiędzy jednostkami. Tymczasem poprawność modelu jest niezbędna do prawidłowej kalkulacji powiązanych składników – premii, godzin nadliczbowych, dodatków, ZUS. Bardzo często praca z takim plikiem budżetowym postrzegana jest jako „chodzenie po linie”. Drobny błąd w kopiowaniu formuły lub usuwaniu wierszy może zepsuć cały model lub doprowadzić do raportowania nieprawidłowych wartości w planie wynagrodzeń firmy…
Problemy te sprawiają, że coraz większą popularnością cieszą się specjalistyczne systemy do budżetowania HR. Wspierają one analityków i specjalistów, odpowiedzialnych za finalne złożenie budżetu wynagrodzeń, w komunikacji z menedżerami jednostek biznesowych oraz automatyzują kalkulacje dla wszystkich ujętych w modelu składników wynagrodzenia. Pozwalają w łatwy i intuicyjny sposób tworzyć alternatywne wersje planu kosztów HR. Wdrożenie systemu jest naturalnym etapem cyfrowej transformacji procesów wspierających w przedsiębiorstwach. Odpowiednie rozwiązanie, umiejętnie dopasowane do struktur i potrzeb danej firmy, umożliwia skuteczną realizację procesów budżetowania i prognozowania HR. System efektywnie wspiera procesy w zmieniającej się organizacji, bez konieczności tworzenia nowych stanowisk i etatów w dziale administracji kadrowo-płacowej.
