FlexiSolutions

Planowanie i budżetowanie wynagrodzeń w przedsiębiorstwie

Przygotowanie budżetu kosztów pracy wymaga uwzględnienia wszystkich składników wpływających na łączne koszty pracodawcy związane z wynagrodzeniami.
Punktem wyjścia jest oczywiście plan zatrudnienia i budżet wynagrodzeń - każdemu pracownikowi należy się pensja zgodnie z umową. Jednak zwyczajowo pod pojęciem budżetu wynagrodzeń kryje się zdecydowanie więcej niż zasadnicze uposażenie pracownika.
PowerBI w controllingu / controlling finansowy / alokacja kosztów narzędzia / alokacja kosztów w controllingu / system do budżetowania i prognozowania / system epm

Całkowity koszt pracodawcy związany z wynagrodzeniami – jakie składniki ująć w budżecie?

Proces budżetowania lub prognozowania HR angażuje znaczną część organizacji. Uczestniczą w nim menedżerowie centrów odpowiedzialności, analitycy HR oraz przedstawiciele controllingu. Ostatecznym rezultatem budżetowania wynagrodzeń jest plan zatrudnienia oraz budżet wynagrodzeń. Plan zatrudnienia zawiera informację ilu i jakich pracowników firma zamierza zatrudniać w poszczególnych komórkach organizacyjnych w najbliższych miesiącach. Z kolei budżet wynagrodzeń to wyrażony kwotowo plan całkowitych kosztów przedsiębiorstwa związanych z pracownikami.
Projektując strukturę linii planistycznych w modelu budżetowania HR musimy uwzględnić i odwzorować wszystkie istotne składniki płacowe. Planowanie kosztów osobowych powinno obejmować całość wypłacanych wynagrodzeń oraz kosztów pozostających po stronie pracodawcy. Model planistyczny powinien uwzględniać zobowiązania wynikające z zapisów kodeksu pracy oraz regulaminów i porozumień wewnątrzzakładowych.

Tworząc model planowania wynagrodzeń ujmiemy w nim między innymi:

Wynagrodzenia należne pracownikom zgodnie z warunkami umowy lub medianą widełek dla danego stanowiska w przypadku wakatów i nowych etatów.

Zmienne elementy wynagrodzenia planowane na podstawie regulaminów wynagradzania oraz warunków i schematów premii motywacyjnych właściwych dla danego stanowiska.

Planowane w przypadku, gdy w firmie występują one w wymiarze uzasadniającym ich planowanie w budżecie wynagrodzeń lub regulamin wynagradzania przewiduje wypłatę ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych.

Elementy specyficzne dla branży, firmy lub poszczególnych stanowisk. W tej kategorii zawiera się między innymi dodatek za wysługę lat, dodatek za pranie lub ryczałt za korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych. 

Wszystkie inne składniki wynagrodzeń wynikające ze specyfiki przedsiębiorstwa i przyjętych wewnętrznie zasad wynagradzania i premiowania nie ujęte we wcześniejszych punktach.

Tak skonstruowany kompletny plan wynagrodzeń pozwala na planowanie całkowitego budżetu kosztów pracy. Elementy wynagrodzenia brutto pracownika stanowią podstawę dla wyliczenia obciążeń kosztów pracodawcy z tytułu składek ZUS czy uczestnictwa pracowników w PPK.

Tworzenie planu wynagrodzeń – jak system IT może usprawnić proces

Typowym narzędziem planowania wynagrodzeń jest arkusz Excel. Również w dużych firmach analitycy i specjaliści z działów kadr i płac budują modele budżetowe z wykorzystaniem formuł arkusza kalkulacyjnego. Różne wymiary planowania (pracownicy, jednostki organizacyjne, miesiące, składniki wynagrodzeń) sprawiają, że pliki są duże i trudne w utrzymaniu. W takiej architekturze największym problemem jest nie tyle przygotowanie pierwszej wersji planu, ile późniejsza aktualizacja budżetu wynagrodzeń

Wyzwaniem jest również utrzymanie spójności i poprawności danych i formuł przy zmieniających się założeniach co do obsadzania wakatów, uruchamiania nowych etatów, awansów czy przesunięć pracowników pomiędzy jednostkami. Tymczasem poprawność modelu jest niezbędna do prawidłowej kalkulacji powiązanych składników – premii, godzin nadliczbowych, dodatków, ZUS. Bardzo często praca z takim plikiem budżetowym postrzegana jest jako „chodzenie po linie”. Drobny błąd w kopiowaniu formuły lub usuwaniu wierszy może zepsuć cały model, lub doprowadzić do raportowania nieprawidłowych wartości w planie wynagrodzeń firmy.

Problemy te sprawiają, że coraz większą popularnością cieszą się specjalistyczne systemy do budżetowania HR. Wspierają one analityków i specjalistów, odpowiedzialnych za finalne złożenie budżetu wynagrodzeń, w komunikacji z menedżerami jednostek biznesowych oraz automatyzują kalkulacje dla wszystkich ujętych w modelu składników wynagrodzenia.

Systemy do budżetowania pozwalają w łatwy i intuicyjny sposób tworzyć alternatywne wersje planu kosztów HR. Wdrożenie systemu jest naturalnym etapem cyfrowej transformacji procesów wspierających w przedsiębiorstwach. Odpowiednie rozwiązanie, umiejętnie dopasowane do struktur i potrzeb danej firmy, umożliwia skuteczną realizację procesów budżetowania i prognozowania HR. System efektywnie wspiera procesy w zmieniającej się organizacji, bez konieczności tworzenia nowych stanowisk i etatów w dziale administracji kadrowo-płacowej.

Zobacz też:

Budżetowanie w firmie

Budżetowanie w firmie a analiza scenariuszy budżetowych

Budżetowanie jest nieodłącznym elementem efektywnego zarządzania finansami w każdej firmie. W artykule przyjrzymy się różnym metodom tworzenia budżetu – od prostych modeli w Excelu, przez funkcje systemów ERP, aż po zaawansowane narzędzia EPM. Omówimy także, jak rozwijać budżet wraz z rosnącymi potrzebami organizacji oraz jak efektywnie analizować scenariusze „co gdyby?”, aby podejmować lepsze decyzje finansowe.

Czytaj więcej >
FlexiSolutions słowniczek / budżet wynagrodzeń / Video Poradniki i prezentacje FlexiReporting / budżet firmy

Budżet firmy: 5 prawd okiem eksperta

Przed nami ostatni wakacyjny „długi weekend”. Po nim controlling w większości firm zacznie projekt o nazwie #Budżet 2025. Dlatego dziś chcę podzielić się z Wami przemyśleniami na temat budżetów. Abu pozostać w luźniejszym klimacie omówię je na przykładzie planu treningowego do maratonu. Dla wielu osób będzie to zupełnie nowa perspektywa, ale wykorzystanie przenośni jest świetnym sposobem ilustrowania i argumentacji swoich przemyśleń.

Czytaj więcej >

Kontroluj wyniki finansowe, automatyzuj procesy controllingowe.

Popraw terminowość, jakość i efektywność planowania i raportowania.