Jakie korzyści płyną z uzgodniania sald?
Systematyczna, sformalizowana weryfikacja poprawności sald na kontach bilansowych:
- Ogranicza ryzyko raportowania nieprawidłowych wyników finansowych.
- Buduje kulturę staranności i odpowiedzialności w zespole księgowym.
- Pomaga w doskonaleniu procedur i procesów księgowych w firmie.
- Ułatwia współpracę z audytorem w trakcie badania sprawozdania finansowego.
5 cech efektywnego procesu accounts reconciliation
Jakie kluczowe warunki należy spełnić wdrażając efektywny proces uzgodnienia sald bilansowych?
Uzgodnienie wszystkich kont księgowych
Uzgodnienie powinno obejmować wszystkie konta księgowe – wykonanie weryfikacji wyłącznie dla części sald nie eliminuje ryzyka błędu w dokumentacji wyniku finansowego firmy. Odpowiednie procedury wewnętrzne powinny zapewniać, iż nowo tworzone konta będą włączane do procesu rekoncyliacji. Nie jest to kwestia automatyzacji lecz stworzenia odpowiedniej roli w organizacji, w której odpowiedzialności znajdować się będzie między innymi definiowanie reguł i procedur uzgodnienia sald dla nowych kont księgowych.
Merytoryczny, ekspercki charakter testów kontrolnych
Procedura weryfikacji powinna zawierać dokładny opis poszczególnych kroków uzgodnienia (z kim należy się skontaktować w celu potwierdzenia wartości, jakie sprawdzenia wykonać, z jakimi raportami uzgodnić salda bilansowe, jakie dane zgromadzić i załączyć do dokumentacji uzgodnienia). Niezależnie od powyższego osoby wykonujące uzgodnienie powinny legitymować się co choć częściowym rozumieniem specyfiki danego konta księgowego, tak by móc samodzielnie rozszerzyć testy kontrolne jeżeli zauważą taką potrzebę. Konieczne jest zapewnienie właściwego przepływu informacji w procesie, tak by uzgodnieniu podlegały zawsze aktualne salda bilansowe (właściwa komunikacja „late bookings” modyfikujących salda na kontach przeciwstawnych). Procedury uzgodnienia należy traktować jako krzyżową walidację tego czy salda na kontach księgowych odpowiadają stanowi rzeczywistemu, a nie mechanicznej kontroli tego, czy saldo zostało poprawnie wyznaczone na podstawie bilansu otwarcia i obrotów na koncie. Szczególna uwaga (dodatkowe sprawdzenia bądź dokumenty do załączenia) wymagana jest w przypadku nietypowych sald księgowych (np. znaczne odchylenie od średniej wartości w ostatnim czasie lub nienaturalna strona salda – np. salda kredytowe na kontach należności).
Przestrzeganie terminów uzgodnienia
Dla procesu uzgodnienia sald bilansowych należy opracować kalendarz wyznaczający nieprzekraczalne terminy wykonania i weryfikacji (zatwierdzenia) uzgodnienia. Konta najbardziej narażone na ryzyko błędu („high risk”) powinny być uzgadniane w pierwszej kolejności, tak by jak najszybciej zidentyfikować potencjalne problemy. Zidentyfikowane niezgodności powinny być niezwłocznie weryfikowane, zaś zatwierdzone księgowania ujmowane w księdze głównej (najlepiej jeszcze przed ostatecznym zamknięciem ksiąg).
Zbieżność procedur uzgodnienia z polityką rachunkowości firmy
Procedury uzgodnienia powinny zapewniać sprawdzenia, czy salda bilansowe są zgodne z przyjętymi w polityce rachunkowości standardami wyceny bądź szacowania (np. koszt historyczny). Wymaganie może zostać odniesione zarówno do lokalnej polityki rachunkowości spółki jak i grupowej polityki rachunkowości (w przypadku podmiotów funkcjonujących w ramach grupy kapitałowej).
Wszędzie gdzie jest to możliwe należy stosować automatyczne reguły kontrolne (np. weryfikacja właściwej strony salda, upewnienie się, że konta techniczne zostały całkowicie rozliczone). Procedury uzgodnienia i testy kontrolne powinny odnosić się do progów materialności właściwych dla skali działalności danej spółki.
Standaryzacja procesu i jego doskonalenie
Niezależnie od specyfiki testów kontrolnych i dokumentacji wymaganej dla każdego konta księgowego, zalecane jest wykorzystanie standardowych formularzy uzgodnienia dla wszystkich kont. Unifikacja procesu pozwoli na gromadzenie spójnej i czytelnej dokumentacji uzgodnienia.
Terminowość uzgodnienia oraz liczba i istotność identyfikowanych problemów powinna być stale monitorowana przez osoby odpowiedzialne za nadzór i koordynację procesu, tak by zapewnić właściwe działania korygujące w przypadku pojawienia się negatywnych odchyleń od stanu pożądanego.
