FlexiSolutions

Jak przeprowadzić proces uzgodnienia sald bilansowych?

Nowoczesne zespoły księgowe wdrażają proces accounts reconciliation jako uzupełnienie do standardowych czynności kontrolnych wykonywanych w ramach zamknięcia miesiąca.
proces uzgodnienia sald bilansowych - kontrola zarządcza

Proces uzgodnienia sald bilansowych - korzyści

Systematyczna, sformalizowana weryfikacja poprawności sald na kontach bilansowych:

  • Ogranicza ryzyko raportowania nieprawidłowych wyników finansowych.
  • Buduje kulturę staranności i odpowiedzialności w zespole księgowym.
  • Pomaga w doskonaleniu procedur i procesów księgowych w firmie.
  • Ułatwia współpracę z audytorem w trakcie badania sprawozdania finansowego.

5 cech efektywnego procesu accounts reconciliation

Jakie kluczowe warunki należy spełnić wdrażając efektywny proces uzgodnienia sald bilansowych?

Uzgodnienie wszystkich kont księgowych

Optymalizując wynik finansowy firmy, musisz uwzględnić wszystkie konta księgowe w procesie weryfikacji. Wykonanie tego tylko dla części sald nie zniweluje ryzyka błędu. Wdrażając odpowiednie procedury wewnętrzne, zapewniasz, że nowo utworzone konta księgowe automatycznie wchodzą do procesu rekoncyliacji.

Automatyzacja tu nie wystarcza – potrzebujesz zdefiniowanej roli w organizacji, która zajmuje się ustalaniem reguł i procedur dla uzgodnienia sald nowych kont księgowych.

 

Ten proces nie tylko minimalizuje ryzyko błędów, ale również ułatwia zarządzanie finansami na najwyższym poziomie. Dlatego CFO, główni księgowi i specjaliści ds. rachunkowości powinni przywiązywać dużą wagę do kompleksowej weryfikacji i rekoncyliacji kont księgowych.

Merytoryczny, ekspercki charakter testów kontrolnych

Aby efektywnie zarządzać finansami i minimalizować ryzyko błędów, procedura weryfikacji musi być szczegółowo opisana. Określ, z kim skontaktować się dla potwierdzenia wartości, jakie testy kontrolne przeprowadzić i z jakimi raportami uzgodnić salda bilansowe. Dodatkowo gromadź i dołączaj niezbędne dane do dokumentacji uzgodnienia.

Aby efektywnie zarządzać finansami i minimalizować ryzyko błędów, procedura weryfikacji musi być szczegółowo opisana. Określ, z kim skontaktować się dla potwierdzenia wartości, jakie testy kontrolne przeprowadzić i z jakimi raportami uzgodnić salda bilansowe. Dodatkowo gromadź i dołączaj niezbędne dane do dokumentacji uzgodnienia.

Osoby odpowiedzialne za uzgodnienie powinny rozumieć specyfikę danego konta księgowego, aby móc samodzielnie dostosować testy kontrolne, jeśli zidentyfikują taką potrzebę. Zapewnienie właściwego przepływu informacji jest kluczowe, szczególnie w kontekście aktualizacji sald bilansowych i komunikacji o „late bookings” modyfikujących salda na kontach przeciwstawnych.

Procedury uzgodnienia nie są tylko mechanizmem kontroli; to raczej krzyżowa walidacja, czy salda na kontach księgowych odpowiadają stanowi rzeczywistemu. W przypadku nietypowych sald księgowych, takich jak znaczne odchylenia od normy czy nienaturalne strony sald, wymagana jest szczególna uwaga i dodatkowe sprawdzenia.

Przestrzeganie terminów uzgodnienia

Do zarządzania procesem uzgodnienia sald bilansowych niezbędny jest dobrze zaplanowany kalendarz. Określ nieprzekraczalne terminy dla wykonania i weryfikacji (zatwierdzenia) uzgodnień. Konto o wysokim ryzyku błędu („high risk”) traktuj priorytetowo, aby jak najszybciej zidentyfikować i rozwiązać potencjalne problemy.

Kiedy zauważysz niezgodności, przeprowadź ich natychmiastową weryfikację. Po zatwierdzeniu wprowadź odpowiednie księgowania do księgi głównej, najlepiej zanim dojdzie do ostatecznego zamknięcia ksiąg.

 

Takie podejście nie tylko minimalizuje ryzyko błędów, ale także poprawia efektywność i przejrzystość procesów finansowych.

Zbieżność procedur uzgodnienia z polityką rachunkowości firmy

Aby zapewnić zgodność i dokładność finansową, procedury uzgodnienia muszą zawierać sprawdzenia, czy salda bilansowe są zgodne z przyjętymi standardami wyceny lub szacowania, określonymi w lokalnej lub grupowej polityce rachunkowości. W przypadku spółek działających w ramach grupy kapitałowej, odniesienie do grupowej polityki rachunkowości jest szczególnie istotne.

Gdziekolwiek to możliwe, zaleca się implementację automatycznych reguł kontrolnych. Na przykład, można automatycznie weryfikować właściwą stronę salda czy upewnić się, że konta techniczne zostały w pełni rozliczone.

 

Dodatkowo wszystkie procedury i testy kontrolne powinny być skalowane w odniesieniu do progów materialności, które są właściwe dla skali działalności firmy.

Standaryzacja procesu i jego doskonalenie

Jednym z kluczowych elementów efektywnego procesu uzgodnienia jest unifikacja. Niezależnie od różnorodności testów kontrolnych i dokumentacji dla poszczególnych kont księgowych, zaleca się użycie standardowych formularzy uzgodnienia. Dzięki temu możliwe jest gromadzenie spójnej i czytelnej dokumentacji, co ułatwia zarządzanie i kontrolę.

Kolejnym ważnym aspektem jest ciągły monitoring terminowości uzgodnienia oraz liczby i istotności zidentyfikowanych problemów. Osoby odpowiedzialne za nadzór i koordynację procesu powinny być czujne i podejmować właściwe działania korygujące, gdy pojawiają się negatywne odchylenia od oczekiwanych wyników.

Podsumowanie roku
Pozostałe

Podsumowanie roku 2023 w FlexiSolutions

Początek nowego roku to doskonała okazja do tego, by podsumować to co wydarzyło się we FlexiSolutions w 2023 roku. Poniżej przedstawiamy krótki przegląd najważniejszych osiągnięć w kontekście różnych obszarów działalności spółki

Czytaj więcej >
trendy w controllingu
Controlling

Trendy w controllingu na rok 2024

Rok 2024 rzuca nowe wyzwania w dziedzinie controllingu, skupiając się na szybkości i transparentności. Te dwa aspekty są kluczowe dla controllerów finansowych, którzy są partnerami biznesowymi dla Zarządu i kadry menedżerskiej.
W naszym artykule przyglądamy się wpływowi tych trendów na codzienną pracę i strategiom, które można zastosować, aby sprostać tym wyzwaniom.

Czytaj więcej >
PowerBi narzędzie
Business Intelligence

PowerBI jako narzędzie działu controllingu

Power BI to odpowiedź na potrzeby nowoczesnych firm poszukujących efektywnych rozwiązań w analizie danych i raportowaniu.
Zaczniemy od porównania z Excel i FP&A, przez omówienie wyzwań wdrożeniowych, aż do case study z analityki biznesowej. Zapraszamy do udziału w bezpłatnym webinarze.

Czytaj więcej >
system controllingowy / PowerBI w controllingu
Business Intelligence

Power BI w controllingu – czego potrzebujesz do skutecznego raportowania

Jak technologia wspomaga raportowanie i wizualizację danych? Zapraszamy do lektury artykułu, w którym omawiamy działanie Power BI. Prezentujemy zarówno zalety, jak i wady, a także koszty związane z wdrożeniem.

Poruszamy również temat różnic i przewag między Power BI a Microsoft Excel oraz FP&A. Opisujemy także wyzwania i aspekty integracji danych w kontekście wdrożenia.

Czytaj więcej >
case studies / controlling w firmie / czym zajmuje sie controlling
Controlling

Po co w firmie jest controlling?

Czasami proste pytania ukrywają skomplikowane odpowiedzi, zwłaszcza gdy dotyczą one roli controllingu w firmie. Zamiast zagłębiać się w akademickie definicje, postanowiliśmy przeprowadzić eksperyment i zapytać ekspertów: 'Po co w firmie jest controlling?’.

Odpowiedzi, które otrzymaliśmy, rzucają nowe światło na to zagadnienie, przedstawiając różnorodne perspektywy i pokazując, jak kluczowy może być controlling dla zarządzania, planowania i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych.

Czytaj więcej >

Dowiedz się więcej jak nasze rozwiązania pomogą usprawnić controlling w Twojej firmie