Prezentacja przychodów z projektów
Odpowiedzią ekspertów raportowania finansowego i controllingu są zarządcze modele prezentowania przychodów z kontraktów długoterminowych. Zagadnienie to jest ujęte między innymi w Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej. Obecnie zagadnienia te reguluje MSSF 15 „Przychody z umów z klientami”, który w 2018 roku zastąpił wcześniejsze rozwiązania, między innymi MSR 11 „Umowy o usługę budowlaną”.
W praktyce firmy wypracowują narzędzia raportowania zarządczego dla controllingu projektowego, w których przychody projektowe prezentowane są niezależnie od przychodów fakturowanych, tak by pokazać efektywną wartość „wypracowaną” w projekcie. Najczęściej odbywa się to na podstawie szacowanego stopnia zaawansowania prac. Słowo szacowanego ma w tym miejscu kluczowe znaczenie, bowiem w bardzo często trudno o obiektywną miarę tego jaka część projektu została już zrealizowana. W takim modelu formuła kalkulacji „przychodu wytworzonego” na projekcie to najczęściej iloczyn łącznego, planowanego przychodu z kontraktu oraz wspomnianego stopnia zaawansowana prac.
Wskaźniki postępu projektów dla controllingu
Miara postępu projektu definiowana jest na różne sposoby w poszczególnych firmach. Controlling projektów w wielu przypadkach przyjmuje formułę kosztową – przychody rozpoznawane są proporcjonalnie do kosztów ponoszonych na projekcie. W tym wypadku stopień zaawansowania wyliczany jest jako proporcja (iloraz) dotychczasowych kosztów projektu oraz całkowitego planowanego kosztu realizacji. Alternatywnie wskaźnik ten może być wyliczany na podstawie danych z ewidencji czasu pracy (godziny robocze przeznaczone na projekt) lub operacyjnych, szczegółowych informacji o zrealizowanych pracach (np. fizyczne obmiary). Kalkulacja wykonywana na poziomie całego projektu będzie mniej dokładna niż niezależne estymacje dla poszczególnych etapów lub zadań rozliczeniowych. Zastosowanie takiego podejścia wymaga jednak przypisania planowanych przychodów oraz bardziej szczegółowego budżetowania i monitorowania kosztów (lub innego wskaźnika zaawansowania prac).
Podczas szacowania przychodów z projektu za pomocą formuły bazującej na kosztach lub godzinach roboczych istotna jest systematyczna aktualizacja budżetu projektu. W przypadku istotnych odchyleń od budżetu (zmiana zakresu, opóźnienia, nieefektywność) rozpoznawanie przychodów na podstawie realizacji pierwotnego budżetu kosztów skutkować będzie raportowaniem nieprawidłowych wartości. Kalkulacje zarządcze nie wpływają na finalną marżę kontaktu, jednak brak aktualizacji prognoz prowadzić może do błędnej oceny rentowności projektu w trakcie jego trwania.
Wyzwania controllingu projektowego
Niezależnie od powyższego, perspektywa przychodów fakturowanych oraz spływu należności również powinna być obecna na kokpicie kierownika odpowiedzialnego za finanse projektu.
Z punktu widzenia dyrektora finansowego fakturowanie przychodów i spływ należności zgodnie z harmonogramem projektu jest kluczowym elementem dla zarządzania płynnością na poziomie całej firmy. Ta potrzeba przekłada się wprost na wyzwanie dla controllingu projektowego – jak prezentować wyniki kontraktu kierownikom projektów, by były dla nich zrozumiałe? Projektami zarządzają najczęściej eksperci techniczni – inżynierowie. Dlatego na etapie projektowania i wdrażania narzędzi controllingu projektowego trzeba zadbać o to, by terminy finansowe takie jak „przychody przyszłych okresów” czy „rozliczenia międzyokresowe przychodów” zostały ujęte w raportach w sposób maksymalnie przystępny dla odbiorcy, którzy na co dzień podczas realizacji projektów nie posługują się wskazaną terminologią.
W ramach naszego portfolio mamy pomyślne wdrożenia FlexiReporting w charakterze dedykowanego rozwiązania dla controllingu projektów. Praktyka pokazuje, ze kontrolerzy korzystający ze specjalistycznego oprogramowania dostrzegają realny wzrost jakości procesów raportowania zarządczego, planowania i analiz. Zintegrowany system controllingu pozwala uczestnikom procesu efektywnie planować i monitorować przychody oraz koszty poszczególnych projektów.
