Rozliczenie kosztów wspólnych na produkcję i administrację
Dyskusja dotycząca sposobu rozdzielania kosztów na wydziały powinna być poprzedzona analizą ich wielkości i istotności. Zużycie energii elektrycznej czy wody jest często znaczącym składnikiem kosztów wytworzenia. Dlatego w większości firm koszty mediów podlegają rozliczeniu na produkcję i administrację.
Sposób zagospodarowania powierzchni, czas pracy czy wykorzystywane urządzenia różnią się zdecydowanie pomiędzy wydziałami produkcyjnymi i administracyjnymi. W większości przypadków to produkcja odpowiada za większość zużycia energii czy wody. Niezależnie od tego optymalnym rozwiązaniem wydaje się rozliczenie mediów pomiędzy zakład a biuro na podstawie rzeczywistego zużycia. Wprowadzenie dodatkowego licznika energii czy wodomierza do monitorowania zużycia mediów przez część biurową nie powinno być problemem. Dzięki temu zyskamy odpowiedni klucz podziału dla rozliczenia kosztów na koszty produkcji i ogólnego zarządu.
Rozliczenie kosztów na wydziały produkcyjne i pomocnicze
Potencjalnie ważniejsze jest odpowiednie rozliczenie kosztów pomiędzy poszczególne wydziały (linie, gniazda) produkcyjne. Informacja ta istotnie wpływa na kalkulację rzeczywistych kosztów wytworzenia produktów. Optymalnym rozwiązaniem jest pełne opomiarowanie poszczególnych wydziałów produkcyjnych. Indywidualne wodomierze i liczniki na każdym wydziale lub linii pozwolą właściwe zaalokować koszty. Gdy jest to niemożliwe można wykorzystać alternatywne, uproszczone rozwiązania. Opcją zastępczą może być użycie statycznych kluczy podziałowych wyliczanych w oparciu o charakterystykę urządzeń lub procesów. Takim podzielnikiem może być dla przykładu moc znamionowa czy nominalne zużycie wody lub energii w cyklu produkcyjnym.
Z punktu widzenia wydziałów administracyjnych zastosowanie uproszczonych rozdzielników dla kosztów zużycia mediów jest jak najbardziej uzasadnione. Naturalnym kluczem dla energii cieplnej jest powierzchnia zajmowana przez poszczególne wydziały. Natomiast liczba pracowników jest lepszym kluczem do podziału kosztów zużycia wody. W przypadku energii elektrycznej oba klucze cechuje pewien poziom niedoskonałości. Odbiornikami energii są zarówno stanowiska pracy (komputery, monitory) związane ściśle z liczbą osób jak i oświetlenie pomieszczeń, dla którego naturalnym nośnikiem jest powierzchnia użytkowa. W tym przypadku należy wybrać jedno z rozwiązań, zaś różnice pominąć ze względu na niewielką materialność.
Wydziały pomocnicze (takie jak stołówka czy utrzymanie ruchu) możemy rozliczać w sposób podobny jak produkcja bądź biuro w zależności od charakterystyki ich działalności. Dla przykładu można przyjąć, że stołówka bardziej przypomina wydział produkcyjny (z własnymi urządzeniami i procesami „produkcyjnymi”), podczas gdy mechanicy w dziale utrzymania ruchu konsumują media w sposób zbliżony do pracowników biurowych.
System do controllingu produkcji
Odpowiednia dekretacja kosztów mediów powinna odbywać się na poziomie księgi głównej. Księgowe rozliczenie kosztów w procesie zamknięcia miesiąca jest jednym z etapów wyceny kosztu własnego wytworzonych produktów.
Nie każdy system finansowo-księgowy lub ERP potrafi dostarczyć odpowiedniej analityki dla raportowania kosztów produkcji. W takim przypadku do budowy narzędzi controllingu produkcji można wykorzystać oprogramowanie klasy EPM (Enterprise Performance Management). System controllingowy pomoże unowocześnić procesy raportowania zarządczego oraz budżetowania i prognozowania. Polecamy lekturę case studies, przygotowanych na podstawie wdrożeń FlexiReporting, jako źródła praktycznych inspiracji dla optymalizacji kontrolingu i raportowania w firmach produkcyjnych.
