Efekty wdrożenia
- Kompletna wycena aktywów i zobowiązań MSSF 16 na potrzeby sprawozdawczości giełdowej w Grupie Kapitałowej
- Centralny rejestr agregujący ponad 400 umów najmu powierzchni oraz zapewniający spójne raportowania dla wszystkich kontraktów podlegających standardowi MSSF 16
- Usystematyzowany proces eliminujący ryzyka błędów związanych z przetwarzaniem danych MSSF 16 za pomocą arkuszy Excel
Konsolidacja
Wdrożenie systemu na poziomie Grupy Kapitałowej
GPW
Skonsolidowane sprawozdania finansowe podlegające badaniu przez biegłego rewidenta
Aneksy umów
Duża liczba zmian harmonogramów płatności (indeksacja czynszów, obniżki czasowe, zmiany zakresu leasingu)
PLN, EUR, GPB
Umowy w różnych walutach
Kontekst projektu
W ramach realizacji strategii rozwoju, w 2021 spółka zdecydowała się na publiczną emisję akcji. Stając się podmiotem notowanym na GPW przyjęła na siebie obowiązki związane z przygotowaniem jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości.
Jednym z głównych wyzwań związanych z przygotowaniem sprawozdań finansowych zgodnie z wymogami Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej było zastosowanie MSSF16 do umów najmu lokali, w których firma prowadzi punkty stacjonarne punkty.
Zgodnie z wymogami standardu wszystkie umowy najmu powinny być prezentowane jako prawo do użytkowania składnika aktywów, stanowiącego przedmiot leasingu i zobowiązanie z tytułu leasingu. W związku z tym, w sprawozdaniach finansowych przygotowywanych zgodnie z MSR/MSSF, koszty związane z wynajmem (które wcześniej były ujmowane jako usługi obce) zostają zastąpione przez aktywa i zobowiązania wynikające z zastosowania MSSF 16, wraz z towarzyszącymi im kosztami odsetek i amortyzacji środków trwałych.
Pierwszą próbą rozwiązania zastosowaną przez Dział Księgowy było powierzenie kalkulacji MSSF 16 zewnętrznej firmie audytorskiej. Dość szybko jednak okazało się, że wybrany model współpracy nie jest w pełni efektywny.
Podstawowym ograniczeniem był brak transparentności wyliczeń oraz zbyt silne uzależnienie od zewnętrznego dostawcy usług profesjonalnych. Problemy z dostępnością zewnętrznych specjalistów oraz wykorzystanie złożonego modelu Excel pozostającego poza kontrolą spółki stanowiło duże ryzyko dla stabilności i powtarzalności raportowania giełdowego.
Przebieg projektu
Wdrożenie FlexiReporting jako narzędzia do MSSF 16 było względnie prostym projektem. Wykorzystanie gotowego rozwiązania posiadającego wbudowany model kalkulacji i predefiniowany zestaw raportów sprawiło, że produkcyjne wykorzystanie nowego rozwiązania możliwe było już po 4 tygodniach od podpisania umowy.
Kluczowym zadaniem projektu było przeniesienie danych z plików Excel do repozytorium systemowego. W ramach tego zadania konsultanci FlexiSolutions przygotowali mechanizmy migracyjne, tak by możliwe było automatyczne zaimportowanie parametrów i harmonogramów wszystkich umów. Najwięcej czasu zajęła weryfikacja poprawności importu danych oraz uzgodnienie wyników historycznych.
Podsumowanie korzyści
Co zyskała firma dzięki wdrożeniu narzędzia FlexiReporting MSSF 16?
- Spójne rozwiązanie systemowe automatyzujące wycenę umów najmu powierzchni zgodnie z regulacjami MSSF 16 wykorzystywane przez wszystkie spółki grupy. Wdrożenie modułu MSSF 16 zrealizowane na poziomie Grupy Kapitałowej zapewniło możliwość centralnego zarządzania umowami MSSF 16 w jednostce dominującej oraz zagranicznych spółkach zależnych.
- Możliwość łatwego ujmowania zmian w umowach w sprawozdaniach finansowych. W przypadku stosowania MSSF16 do umów najmu dużym wyzwaniem jest aktualizacja wyceny zobowiązania i środka trwałego w przypadku zmiany umowy. Każda indeksacja lub podwyżka opłat czynszowych przekłada się na zmianę harmonogramu płatności, która w konsekwencji skutkuje przeszacowaniem wartości bieżącej zobowiązania. Dodatkowo, w latach 2020-2021 firma dość aktywnie negocjowała z właścicielami nieruchomości obniżki związane z mniejszym ruchem klientów związanym z obostrzeniami COVID-19, czego efektem były kolejne zmiany (obniżki) czynszów – zarówno stałe jak i tymczasowe.
- FlexiReporting MSSF 16 uprościł również wycenę i raportowanie umów najmu zawartych na czas nieokreślony. W tym przypadku standard wymaga, by na potrzeby wyceny spółka przyjęła założenie co do czasu trwania umowy. W skali ponad 400 umów naturalnym zjawiskiem są zarówno zamknięcia wybranych lokali (wypowiedzenie umowy, zakończenie najmu) jak i konieczność aktualizacji szacunków w przypadku, gdy umowa najmu nadal będzie kontynuowany. Moduł MSSF16 FlexiReporting wykonuje wszystkie odpowiednie przekształcenia zgodnie z regułami prezentacji zwiększenia lub zmniejszenia zakresu leasingu przewidzianymi w standardzie.
- Wdrożone oprogramowanie przetwarza wszystkie umowy leasingu i najmu zawarte przez spółki. W szczególności narzędzie MSSF 16 obsługuje umowy, w których płatności realizowane są w walutach obcych. W tych przypadkach poza standardowymi kalkulacjami wartości bieżącej zobowiązania, kosztów odsetkowych czy umorzenia system automatyzuje dodatkowo wyliczenia różnic kursowych z przeliczenia, które odnoszone są na wartość zobowiązania w korespondencji z wynikiem finansowym (zyski lub straty z tytułu różnic kursowych).
- Dzięki wdrożeniu narzędzia FlexiReporting spółka zyskała możliwość comiesięcznego księgowania wyceny MSSF 16. Zadania, które do tej pory wymagały zaangażowania firmy zewnętrznej, w tej chwili wykonywane są bezpośrednio przez zespół sprawozdawczości. Zwiększenie częstotliwości wycen i ujmowanie ich bezpośrednio w księgach rachunkowych zapewnia lepszą kontrolę nad poprawnością raportowania MSSF 16 oraz pozwala zapewnić spójność wszystkich strumieni raportowania korzystających z danych finansowo-księgowych spółki (raportowanie zarządcze, sprawozdawczość giełdowa).
