Efekty wdrożenia
- Kompletna wycena aktywów i zobowiązań MSSF 16 na potrzeby sprawozdawczości giełdowej w Grupie Kapitałowej
- Centralny rejestr agregujący ponad 400 umów najmu powierzchni oraz zapewniający spójne raportowania dla wszystkich kontraktów podlegających standardowi MSSF 16
- Usystematyzowany proces eliminujący ryzyka błędów związanych z przetwarzaniem danych MSSF 16 za pomocą arkuszy Excel
Konsolidacja
Wdrożenie systemu na poziomie Grupy Kapitałowej
GPW
Skonsolidowane sprawozdania finansowe podlegające badaniu przez biegłego rewidenta
Aneksy umów
Duża liczba zmian harmonogramów płatności (indeksacja czynszów, obniżki czasowe, zmiany zakresu leasingu)
PLN, EUR, GPB, USD
Umowy w różnych walutach
Wyzwania i kontekst projektu
W ramach swojej strategii rozwoju spółka w 2021 roku podjęła decyzję o publicznej emisji akcji i wejściu na GPW. To narzuciło na nią obowiązek zgodności sprawozdań finansowych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSSF).
Jednym z najbardziej skomplikowanych zadań było zastosowanie MSSF 16 do umów najmu lokali, w których firma prowadzi swoją działalność.
Zgodnie z wymogami MSSF 16wszystkie umowy najmu powinny być prezentowane jako prawo do użytkowania składnika aktywów, stanowiącego przedmiot leasingu i zobowiązanie z tytułu leasingu. W związku z tym, w sprawozdaniach finansowych przygotowywanych zgodnie z MSR/MSSF, koszty związane z wynajmem (które wcześniej były ujmowane jako usługi obce) zostają zastąpione przez aktywa i zobowiązania wynikające z zastosowania MSSF 16, wraz z towarzyszącymi im kosztami odsetek i amortyzacji środków trwałych.
Pierwszym rozwiązaniem było zlecanie kalkulacji MSSF 16 zewnętrznej firmie audytorskiej. Dość szybko jednak okazało się, że wybrany model współpracy nie jest w pełni efektywny.
Podstawowym ograniczeniem był brak transparentności wyliczeń oraz zbyt silne uzależnienie od zewnętrznego dostawcy usług profesjonalnych. Problemy z dostępnością zewnętrznych specjalistów oraz wykorzystanie złożonego modelu Excel pozostającego poza kontrolą spółki stanowiło duże ryzyko dla stabilności i powtarzalności raportowania giełdowego.
Przebieg projektu
Wdrożenie FlexiReporting jako narzędzia do MSSF 16 było względnie prostym projektem. Wykorzystanie gotowego rozwiązania z predefiniowanym zestawem raportów pozwoliło na uruchomienie systemu już po 4 tygodniach.
Istotnym etapem było przeniesienie danych z arkuszy Excel do centralnego repozytorium systemowego. W ramach tego zadania konsultanci FlexiSolutions przygotowali mechanizmy migracyjne, tak by możliwe było automatyczne zaimportowanie parametrów i harmonogramów wszystkich umów. Najwięcej czasu zajęła weryfikacja poprawności importu danych oraz uzgodnienie wyników historycznych.
Podsumowanie korzyści
Dzięki wdrożeniu FlexiReporting firma zyskała:
- Firma uzyskała spójny system automatyzujący wycenę umów najmu. Rozwiązanie to umożliwia centralne zarządzanie na poziomie całej Grupy Kapitałowej, obejmując również spółki zagraniczne.
- Narzędzie FlexiReporting znacząco ułatwiło aktualizację sprawozdań finansowych, zwłaszcza gdy chodzi o dynamiczne zmiany w umowach najmu. System sprawnie reaguje na różnorodne sytuacje, takie jak indeksacja czy negocjacje obniżek czynszu, dostosowując wyceny i harmonogramy płatności. W latach 2020-2021 firma była szczególnie aktywna w negocjacjach z właścicielami nieruchomości. Wynikało to z mniejszego ruchu klientów spowodowanego obostrzeniami związanymi z COVID-19. W efekcie doszło do kolejnych zmian w wysokości czynszów, zarówno tych stałych, jak i tymczasowych.
- FlexiReporting MSSF 16 znacząco uprościł proces wyceny i raportowania dla umów najmu zawartych na czas nieokreślony. Zgodnie ze standardem, spółka musi przyjąć określone założenia dotyczące czasu trwania każdej umowy. W kontekście zarządzania ponad 400 umowami naturalne jest występowanie różnych scenariuszy. Mogą to być na przykład zamknięcia wybranych lokali czy aktualizacje szacunków, gdy umowa najmu jest kontynuowana.
- Oprogramowanie, zgodnie z regułami i wytycznymi standardu MSSF 16 dokonuje wszystkich niezbędnych przekształceń zgodnie z zasadami prezentowanej zmiany zakresu leasingu.
- Wdrożone oprogramowanie przetwarza wszystkie umowy leasingu i najmu zawarte przez spółki. Narzędzie MSSF 16 jest specjalnie zaprojektowane do obsługi umów z płatnościami w walutach obcych. W takich sytuacjach, poza podstawowymi obliczeniami takimi jak wartość bieżąca zobowiązania czy koszty odsetkowe, system również automatycznie wylicza różnice kursowe. Te różnice są następnie odnoszone do wartości zobowiązania i wpływają na wynik finansowy firmy w formie zysków lub strat.
Dzięki wdrożeniu FlexiReporting spółka może teraz comiesięcznie księgować wyceny zgodne z MSSF 16 bez potrzeby korzystania z usług firmy zewnętrznej. Teraz te zadania są realizowane przez własny zespół odpowiedzialny za sprawozdawczość.
Zwiększenie częstotliwości wycen i ich bezpośrednie ujmowanie w księgach rachunkowych nie tylko zwiększa kontrolę nad poprawnością raportowania według MSSF 16, ale również gwarantuje spójność wszystkich rodzajów sprawozdawczości, które korzystają z danych finansowo-księgowych spółki. To obejmuje zarówno raportowanie zarządcze, jak i sprawozdawczość giełdową.
