FlexiSolutions

CASE STUDY

Kompleksowe wsparcie controllingu w firmie kosmetycznej

W pierwszym etapie wdrożenia FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie do raportowania wyników w układzie zarządczym. Sukces projektu zaowocował rozbudową rozwiązania o kolejne moduły. Obecnie FlexiReporting pokrywa wszystkie procesy i obszary controllingu. Rozwiązanie wspiera raportowanie, budżetowanie i prognozowanie, a z systemu korzysta pion finansów oraz analitycy i menedżerowie sprzedaży, marketingu i produkcji.
controlling w branży kosmetycznej

Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym. Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania
z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.

Michał Gumiński, CFO, Torf Corporation
tof

CDN Optima

Import danych z modułów GL
oraz BI systemu ERP

FMCG

Kompletny model controllingu producenta kosmetyków

Agile

Złożone rozwiązanie jako efekt serii zwinnych projektów

HR

Planowanie zatrudnienia
i wynagrodzeń

Kontekst projektu

Torf Corporation jest polskim producentem kosmetyków wytwarzającym ponad 2,5 mln produktów miesięcznie. Portfolio firmy obejmuje szeroką gamę produktów dostępnych w drogeriach i sieciach handlowych.

Tołpa jest znaną polską marką pielęgnacji twarzy dla kobiet i mężczyzn. Torf Corporation to także producent nr 1 past do zębów pod markami własnymi w Europie Środkowo-Wschodniej.

Stabilny wzrost sprzedaży oraz presja na poprawę rentowności operacyjnej powodowały wzrost zapotrzebowania na dobrą informację menedżerską. W 2017 roku Fundusz należący do Resource Partners kupił 70% udziałów Torf Corporation. To dodatkowo zwiększyło presję transparentnego i terminowego raportowania wyników. Dostrzegając rosnące oczekiwania wszystkich interesariuszy, Dyrektor Finansowy postanowił unowocześnić pracę podległego mu zespołu. Celem zmian było dostosowanie procesów, narzędzi controllingu i księgowości do skali biznesu oraz aspiracji i oczekiwań interesariuszy.

Następstwem tej decyzji był konsekwentnie realizowany program zmian. Objął on reorganizację struktury zespołu i podziału obowiązków, optymalizację sposobu korzystania z systemu ERP oraz wdrożenie narzędzi usprawniających pracę controllingu i księgowości.

Raportowanie zarządcze i analizy rentowności

Pierwszym punktem na mapie drogowej firmy było udoskonalenie procesu raportowania zarządczego. Dobre zrozumienie rentowności klientów i produktów pomogło firmie utrzymać ścieżkę rentownego wzrostu. Uzyskanie raportów rentowności nie było możliwe bezpośrednio z modułu BI systemu ERP.
W świetle tego wyzwania idealnie sprawdziły się elastyczne możliwości integracji FlexiReporting, które pozwoliły na połączenie danych z rejestrów sprzedaży, ewidencji księgowej, raportów produkcyjnych oraz kartotek systemu ERP w spójnym modelu controllingowym.

W rezultacie FlexiReporting dostarczył menedżerom i właścicielom niezbędnych informacji na temat rentowności sprzedaży. Przetwarzanie danych odbywa się na najniższym poziomie szczegółowości (produkt i klient). Dzięki temu możliwa jest elastyczna konsolidacja wyników do poziomu marki, linii produktowej czy kanału dystrybucji. Obecnie Zarząd i menedżerowie sprzedaży mają pełną transparentność wpływu poszczególnych składowych na ostateczną wartość EBITDA.

Dodatkowo, wdrożenie systemu raportowania zarządczego zainicjowało zmiany w procesie zamknięcia miesiąca. FlexiReporting zoptymalizował sposób naliczania i księgowania rezerw na rabaty retrospektywne i koszty promocji. Rozwiązanie pozwala w pełni ujmować w wynikach odroczone koszty bezpośrednio powiązane ze sprzedażą bieżącego okresu.

Optymalizacja narzędzi analizy kosztów produkcji

Pierwszy etap wdrożenia  zapewnił analitykę raportowania Kosztu Własnego Sprzedaży w podziale na stawkę planowaną (koszt standardowy) oraz odchylenie kosztu rzeczywistego. Dzięki temu dyskusja dotycząca odchyleń prowadzona równolegle z menedżerami sprzedaży i produkcji może koncentrować się wyłącznie na kwestiach, za które każdy z nich jest odpowiedzialny.
Widząc zapotrzebowanie na pogłębioną analitykę ze strony Działu Planowania Produkcji CFO zdecydował o rozbudowaniu systemu o możliwość szczegółowego raportowania kosztów produkcji. Model analizy kosztów bezpośrednich zapewnia obecnie pełną transparentność kosztów i odchyleń produkcyjnych. Kalkulacje  i raporty przetwarzają receptury, koszty planowane i raporty zleceń produkcyjnych. Menedżerowie z łatwością mogą określić przyczyny ewentualnych odchyleń oraz podejmować niezbędne działania korygujące.

Budżetowanie i prognozowanie

Wspólną inicjatywą CFO i Dyrektora Sprzedaży było wprowadzenie modyfikacji w procesie budżetowania sprzedaży. Celem była poprawa trafności budżetów i prognoz zarówno w perspektywie wskaźników operacyjnych (ilościowy plan sprzedaży dla Działu Produkcji) jak i finansowych (oczekiwany poziom zysków i możliwość wyznaczenia celów premiowych dla poszczególnych menedżerów). Potrzebne było stworzenie modelu zapewniającego zaangażowanie menedżerów operacyjnych, tak by zaplanować popyt Klienta na poszczególne produkty. Równocześnie system musiał zapewnić możliwość centralnego planowania parametrów operacyjnych (cenniki, warunki handlowe, strategie promocji, koszty wytworzenia).

Model budżetowania i prognozowania zaimplementowany we FlexiReporting został w pełni dopasowany do procesów biznesowych i struktury organizacyjnej Torf Corporation. Każdy z uczestników procesu otrzymał dostęp do formularzy planistycznych odpowiadających jego roli w procesie planowania. Struktura i reguły obliczeniowe modelu pozwalają na automatyczne przygotowanie wyników finansowych w przekrojach zgodnych z układem raportowania zarządczego. W ten sposób monitorowanie realizacji budżetu zostało w pełni zautomatyzowane. Co więcej, ⁣rewizje budżetu i prognozy śródroczne mogą być z powodzeniem realizowane w nieuciążliwy dla organizacji sposób.
unikalnych produktów
0 +
klientów lub rynków w modelu controllingu
0 +
krótsze zamknięcie miesiąca
~ 0 dni
pracowników budżetowanych w systemie
0 +

Kompletny proces raportowania wyników w systemie controllingu

Architektura i funkcjonalności systemu zostały optymalnie dopasowane do potrzeb menedżerów i analityków.
Przejmij kontrolę nad przetwarzaniem danych i raportowaniem wyników by automatyzować procesy controllingu bez udziału działu IT.
mssf 16 najem

MSSF16 najem powierzchni usługowej i handlowej

Jedna z wiodących spółek handlowych działających w centrach handlowych skorzystała z FlexiReporting, innowacyjnego narzędzia IT w dziedzinie raportowania MSSF16. Celem było zautomatyzowanie i uporządkowanie raportowania zgodnego z międzynarodowymi standardami MSSF16.

Czytaj więcej >
automatyzacja raportowania

Automatyzacja raportowania do Głównego Urzędu Statystycznego

Polski oddział międzynarodowej sieci handlowej poszukiwał narzędzia, które usprawniłoby pracę zespołu sprawozdawczości. Okresowe raportowanie do Głównego Urzędu Statystycznego dla ponad 80 spółek wchodzących w skład polskiej części koncernu istotnie angażowało zasoby firmy. FlexiReporting zautomatyzował cały proces raportowania od importu danych z systemu SAP R/3 po wysyłkę gotowych raportów do serwisu internetowego GUS.

Czytaj więcej >
konsolidacja i kontroling

Konsolidacja i kontroling w sieci sklepów wolnocłowych

Zintegrowane wdrożenie FlexiReporting jako systemu konsolidacji statutowej oraz controllingu finansowego. Grupa Kapitałowa prowadząca sprzedaż i gastronomię w punktach podróży (lotniska, stacje kolejowe, promy pasażerskie) rozpoczęła korzystanie z FlexiReporting od modułu konsolidacji finansowej. W kolejnych etapach projektu wdrożenie objęło wszystkie procesy kontrolingu – raportowanie zarządcze, budżetowanie i monitorowanie realizacji. System integruje i konsoliduje dane kilkunastu spółek skutecznie radząc sobie z różnymi systemami księgowymi i planami kont oraz dużą liczbą transakcji wewnętrznych.

Czytaj więcej >
fmcg

Raportowanie i budżetowanie w branży spożywczej

FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie cyfrowej transformacji działu controllingu wiodącego producenta z branży spożywczej. Kompletne środowisko raportowania zarządczego, budżetowania, prognozowania zintegrowało procesy controllingu finansowego, biznesowego oraz sprawozdawczości Corporate Finance. System zapewnia pełną analitykę raportowania nad podstawie danych z systemu SAP/R3.

Czytaj więcej >
controlling w branży kosmetycznej

Kompleksowe wsparcie controllingu w firmie kosmetycznej

W pierwszym etapie wdrożenia FlexiReporting został wykorzystany jako narzędzie do raportowania wyników w układzie zarządczym. Sukces projektu zaowocował rozbudową rozwiązania o kolejne moduły. Obecnie FlexiReporting pokrywa wszystkie procesy i obszary controllingu. Rozwiązanie wspiera raportowanie, budżetowanie i prognozowanie, a z systemu korzysta pion finansów oraz analitycy i menedżerowie sprzedaży, marketingu i produkcji.

Czytaj więcej >

Poznaj system do controllingu i sprawozdawczości idealnie dopasowany do Twoich potrzeb