Efekty wdrożenia
- Podstawowe narzędzie raportowania wyników dla Zarządu i Rady Nadzorczej zapewniające konsolidację danych z obszaru finansów, sprzedaży, produkcji, logistyki i kosztów.
- Kompletny model wielowymiarowego raportowania, budżetowania i prognozowania sprzedaży w przekroju produktów oraz kanałów dystrybucji i klientów.
- Pełna integracja planowania i raportowania finansowego (Rachunek Wyników, Cash Flow, Bilans) z modelami i procesami controllingu operacyjnego.
CDN Optima
Import obrotówek i zapisów księgowych
Logistyka
Planowanie i monitorowanie rentowności centrów i procesów logistycznych
Direct CF
Prognoza Cash Flow metodą bezpośrednią
Quick Win
Wdrożenie systemu w 6 tygodni
Kontekst projektu
Grupa XBS Logistics zapewnia kompleksową obsługę procesów zakupu, przechowywania oraz dostawy dla swoich Klientów. Firma obsługuje ponad 10 centrów logistycznych zoptymalizowanych pod kątem określonych kategorii produktowych.
W zintegrowanym modelu biznesowym grupy funkcjonują 3 spółki, których działalność obejmuje realizację procesów logistycznych, obsługę systemów usług Loyality & Motivation oraz działalność handlową na rzecz Klientów.
Z perspektywy Zarządu i CFO kluczowym wyzwaniem było zapewnienie informacji prospektywnej na temat planowanych przepływów pieniężnych. Brak tych danych utrudniał planowanie rozwoju biznesu oraz nowych inwestycji. Wcześniej firma napotkała na trudności w samodzielnym wdrożeniu narzędzi prognozowania, których przyczyną były ograniczone możliwości arkuszy kalkulacyjnych.
Dodatkowo coraz większym ograniczeniem dla operacyjnego zarządzania firmą stawała się rosnąca pracochłonność comiesięcznego procesu raportowania. Przetwarzanie danych księgowych w MS Excel, przygotowanie raportów i wysyłka do menedżerów jednostek biznesowych stanowiły zbyt duże obciążenie dla dwuosobowego zespołu analiz i controllingu.
Najważniejsze informacje
W pierwszym etapie projektu powstał zautomatyzowany model raportowania zarządczego dopasowany do potrzeb controllingu logistyki. System przetwarza zapisy księgowe pozwalając na raportowanie P&L w układzie centrów logistycznych, procesów i klientów.
Taka architektura pozwoliła na włączenie opcji drill down do dokumentów źródłowych. Dzięki niej menedżerowie mogą samodzielnie sprawdzić szczegóły składające się na raportowane wartości wynikowe.
W drugim etapie wdrożenia stworzony został zoptymalizowany model prognozowania (rolling forecast). Koncepcja planowania efektywnie implementuje mechanizmy budżetowania Middle-Out. System pozwala na szczegółowe planowanie wartości sprzedaży per Klient i jednocześnie w pełni automatyzuje pozostałe kalkulacje budżetowe.
Reguły zbudowane we FlexiReporting wykorzystują dane historyczne do alokacji sprzedaży na procesy logistyczne. Dalej, na podstawie określonych parametrów rentowności, wyliczane są koszty zmienne poszczególnych procesów, co pozwala na błyskawiczne przejście od syntetycznego budżetu sprzedaży do planowanej wartości marży brutto.
Dodatkowo model planistyczny pozwala na planowanie kosztów stałych oraz posiada kalkulacje i korekty ujmujące rozliczenia wewnętrzne pomiędzy jednostkami biznesowymi.
Ostatnim krokiem było stworzenie modelu prognozowania Cash Flow. Odpowiednia parametryzacja warunków płatności dla poszczególnych klientów oraz pozycji kosztowych pozwala na automatyczną kalkulację przepływów operacyjnych na podstawie budżetów i prognoz biznesowych. Model implementuje między innymi indywidualne terminy płatności oraz możliwość wykorzystania factoringu należności.
