Scenariusze księgowania IFRS 16
Jakie masz alternatywy gdy chcesz mieć zapewnioną prawidłową wycenę umów leasingu i najmu zgodnie z IFRS 16? Poniżej trzy najczęściej wybierane przez firmy scenariusze księgowania IFRS 16.
By mieć pewność tego, że leasing i najem został ujęty w sprawozdaniach finansowych w sposób wymagany przez IFRS 16 możesz:
- samodzielnie zbudować model z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego,
- powierzyć przygotowanie i rozliczenie kalkulacji zewnętrznej firmie doradczej,
- wdrożyć oprogramowanie automatyzujące wycenę i księgowanie IFRS 16.
Poniżej przedstawimy w szczegółach, jakie są korzyści i ograniczenia każdego z przedstawionych podejść.
Kalkulacja IFRS 16 za pomocą modelu Excel
To potencjalnie najprostsze, najłatwiejsze w zastosowaniu i najtańsze (można powiedzieć, że całkowicie bezpłatne) rozwiązanie. Raportowanie IFRS 16 w modelu „zrób to sam”!.
Czego potrzebujesz, by móc rozliczać leasing i najem zgodnie z IFRS 16 za pomocą modelu stworzonego w arkuszu kalkulacyjnym Excel? Zainstalowany na komputerze pakiet Microsoft Excel – to nie ma problemu, o ile nie pracujesz w 0.5% ogółu firm, gdzie polityka IT zakłada całkowitą eliminację rozwiązań Microsoft. Co najmniej dobra znajomość Excel – tu też w działach finansowych zazwyczaj jest standardem, choć trzeba zauważyć, że w controllingu te umiejętności są statystycznie nieco bardziej rozwinięte niż w działach księgowości i sprawozdawczości.
Tyle umiejętności technicznych. By dopełnić dzieła potrzebujesz jeszcze dogłębnie przestudiować IFRS 16 i przykłady jego zastosowania. By samemu zrobić model do wyceny IFRS 16 musisz dobrze rozumieć standard oraz umieć go zastosować w praktyce.
Czy (lub kiedy) zatem model IFRS 16 jest dobrym pomysłem? Takie rozwiązanie sprawdzi się dobrze, gdy czujesz się kompetentnie w raportowaniu zgodnie IAS/IFRS. Znasz i rozumiesz standardy sprawozdawczości w takim stopniu, by zbudować działający model obliczeniowy.
Gdzie są ograniczenia i potencjalne ryzyka dla wyceny IFRS za pomocą narzędzi Excel?
- Obsługa dużej liczby umów. Nowe umowy, kolejne wersje kalkulacji i zmiany parametrów sprawią, iż miesiąc po miesiącu pliki Excel będą się stawać coraz większe i coraz bardziej złożone. Dlatego długoterminowe utrzymanie modelu IFRS 16 w Excel dla 100 lub więcej umów wyłącznie w plikach Excel może być wyzwaniem.
- Ryzyko błędów w formułach i odświeżaniu łączy. To co jest świetne w Excelu jest też jego największa bolączką jeżeli spojrzymy na ryzyka związane z procesem IFRS 16. Błędy przy kopiowaniu formuł, niepoprawne odwołania do arkuszy zewnętrznych, nieodświeżone łącza – to typowe problemy związane z budową złożonych modeli do planowania, raportowania lub księgowania za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Czy tego chcesz czy nie, prędzej lub później w modelu IFRS 16 stworzonym w Excel pojawia się błędy, których efektem będą nieprawidłowe wartości w sprawozdaniach finansowych spółki!
- Mała transparentność kalkulacji IFRS 16. Jeżeli będziesz przechowywać w modelu dane dla 500 umów o przeciętnym czasie trwania 5 lat, to już po 36 miesiącach najpewniej przekroczysz prób 1 miliona wierszy kalkulacji. To bardzo dużo dla arkusza Excel. Takiej ilości danych nie sposób zorganizować w arkuszu kalkulacyjnym w transparentny i czytelny sposób. Każdorazowy audyt sprawozdań finansowych będzie wiązał się z wyzwaniem wykazania przed biegłym rewidentem poprawności kalkulacji IFRS 16 wykonywanych przez model.
- Problemy z użyciem modelu IFRS 16 w przypadku zastępstwa lub odejścia pracownika. Ryzyko wynikające wprost z wcześniejszego punktu. Wspólną cechą wszystkich złożonych modeli Excel jest to, że dobrze się z nimi czują wyłącznie ich autorzy. Nowa osoba, która będzie miała za zadanie przejęcie raportowania IFRS 16 może mieć spore trudności ze zrozumieniem działania narzędzia i poprawnym jego wykorzystaniem. A stąd już prosta droga do punktu 2 powyżej, czyli błędów w sprawozdaniu finansowym…
Wycena IFRS 16 przez zewnętrzną firmę doradczą
Outsourcing procesu IFRS 16 jest ciekawą alternatywą, gdy musisz przygotować sprawozdanie finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości i nie masz odpowiednich kompetencji w zespole.
W takiej sytuacji możesz powierzyć to zadanie specjalistom, którzy przygotują wycenę i księgowania IFRS 16 w Twoim imieniu. Zyskujesz czas i pewność, że obliczenia zostały wykonane poprawnie. Nie przejmujesz się budową narzędzi, projektowaniem modelu czy transferem kompetencji wewnątrz zespołu. Płacisz i wymagasz.
Gdzie mogą tkwić problemy lub ograniczenia?
Pierwszym mogą być koszty takiej usługi. Będą one uzależnione od liczby umów, renomy firmy doradczej (firmy Big4 pracujące na autorskich narzędziach systemowych będą niewątpliwie droższe od mniejszych doradców obsługujących klientów za pomocą modeli Excel) oraz częstotliwości raportowania IFRS 16.
Koszt przygotowania wyceny IFRS 16 raz w roku na potrzeby przygotowania sprawozdania finansowego będzie niższy niż comiesięcznie rozliczanie IFRS 16 i przygotowanie PK dla ujęcia kalkulacji w ewidencji księgowej spółki.
Drugim ryzykiem jest utrata kontroli nad procesem IFRS 16. Pozycje istotnie modyfikujące salda aktywów i zobowiązań oraz wpływające na wysokość wyników finansowych są dostarczane przez firmę zewnętrzną i dział finansowo-księgowy nie potrafi kompetentnie wyjaśnić prezentowanych wartości. Co więcej, wystąpienie konfliktu interesów (np. wybór przez Radę Nadzorczą obecnego outsourcera IFRS 16 jako podmiot przeprowadzający badanie sprawozdania finansowego) może wymusić zmianę doradcy i konieczność ponownego zorganizowania procesu od podstaw (wewnętrznie lub z nowym partnerem biznesowym).
Wdrożenie narzędzia do wyceny IFRS 16
Ostatnia z opcji to wykorzystanie profesjonalnych narzędzi IT wspierający raportowanie zgodnie z IFRS 16. To podejście również ma bardzo wiele zalet:
- Po pierwsze kupując program do IFRS 16, kupujemy nie tylko narzędzie IT ale również know-how związany z raportowaniem leasingu i najmu zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Otrzymujemy gotowe, sprawdzone i audytowalne mechanizmy kalkulacji. System wykonuje wyceny, a my zyskujemy pewność, że robi to dobrze. Co ważne program do IFRS 16 nie tylko poprawnie obsłuży obecne umowy, które mamy obecnie w spółce, ale także będzie gotowy do raportowania przyszłych zmian w kontraktach czy nowych typów umów, z którymi do tej pory się nie zetknęliśmy.
- Po drugie takie narzędzie pozwala wprowadzić porządek w procesie. System do IFRS 16 zapewnia powtarzalność comiesięcznego księgowania leasingu i najmu i uniezależnia procesy sprawozdawcze od dostępności konkretnych pracowników. Procedury i instrukcje systemowe pozwalają szybko przejąć obowiązki przez osobę zastępującą dotychczasowego właściciela procesu.
- Po trzecie, narzędzia IFRS 16 są gotowe do efektywnej obsługi dużej liczby umów. Nie ważne czy w Twojej firmie jest 100, 200, 500 czy 2000 umów – system IT poradzi sobie z nimi bez większego problemu. Dla przykładu, przeliczenie 1000 umów dla pojedynczego miesiąca zajmuje modułowi IFRS 16 systemu FlexiReporting mniej niż 60 sekund!
- I wreszcie po czwarte, oprogramowanie do IFRS 16 dostarczy może dostarczyć Ci zdecydowanie więcej informacji niż narzędzia budowane samodzielnie lub raporty dostarczane przez zewnętrznych doradców. Pełna historia kalkulacji wcześniejszych okresów dostępna online, możliwość łatwego śledzenia zmian w umowie, raporty pokazujące dane do prognozy lub budżetu czy wreszcie rozbudowana analityka pozwalająca na przygotowanie dowolnych raportów i not objaśniających to stanowią unikalną wartość dodaną dostarczaną przez narzędzie do IFRS 16.
Wady lub ograniczenia? Tu w zasadzie istotny jest tylko jeden punkt – koszty zakupu i wdrożenia oprogramowania. Brak budżetu na nowe rozwiązanie IT może być istotnym czynnikiem blokującym optymalizację procesów IFRS 16 w firmie. Szczęśliwie koszt i czas wdrożenia oprogramowania do IFRS 16 jest wielokrotnie niższy niż w przypadku większości innych systemów IT. Złożoność projektu jest nieporównywalnie mniejsza niż wdrożenie systemu ERP czy finansowo-księgowego.
Dodatkowo, dostawcy oprogramowania coraz częściej umożliwiają zakup licencji w modelu subskrypcyjnym. W modelu Sofware-as-a-Service znika konieczność jednorazowej inwestycji w oprogramowanie, zaś miesięczne koszty korzystania z systemu są adekwatne do korzyści wynikających z optymalizacji księgowania IFRS 16.
Oprogramowanie wspierające raportowanie leasingu i najmu zgodnie z MSSF 16
Nie ma najmniejszej wątpliwości, że system raportowania finansowego dla umów leasingu i najmu pozytywnie wpłynie na pracę księgowych odpowiedzialnych za prowadzenie rejestru zobowiązań leasingowych zgodnie z MSSF 16. Wdrożenie rozwiązania FlexiReporting pozwoli znacznie usprawnić pracę, która najczęściej wykonywana jest w Excelu, realnie z niego nie rezygnując. Przyjazne i czytelne kartoteki umów, wbudowane kalkulacje, zautomatyzowane schematy dekretacji oraz transparentne raporty dla sprawnego i bezpiecznego spełnienia wymogów sprawozdawczych, skonfigurowane w rozwiązaniu FlexiReporting, gwarantują znacznie bardziej zoptymalizowaną i efektywniejszą pracę osobom odpowiedzialnym za raportowanie według MSSF 16.
